高校图书馆档案信息化建设研究

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摘要：随着信息化技术的快速发展，信息化技术和先进的管理理念逐渐被企业接受并广泛使用。企业运作的核心是信息化系统。信息化系统的运用能力和企业的竞争力有着密切的联系。因此，企业应该重视信息化建设。高校图书馆是一个庞大的信息服务机构，企业可以充分利用高校图书馆的优势特点，为企业服务。这不仅帮助企业建立信息化系统，而且也是高校图书馆走出校园、服务社会的有效方式。

关键词：高校图书馆；企业档案信息化；建设服务

1我国企业档案信息化建设的现状

1.1缺乏充分的信息化意识，对企业档案信息化认识不够

21世纪的社会，充满了机遇和挑战。企业是否拥有信息化管理，决定了企业的发展状态。美国的企业家认为，在具体的社会活动中，拥有完善的知识和信息技术的人群，在商业竞技中才能取得最终的胜利。日本经济界曾经发出“信息是企业的生命”的呼声，由此可知，信息对于企业有着至关重要的影响。但是，我国的企业大部分缺乏充分的信息化意识，注重产品和开发和生产过程，而忽视了信息化的开发和利用过程，造成这种结果与我国信息化服务的发展进程有一定的联系。在金融危机爆发之后，很多中小型企业濒临倒闭，这也是缺乏信息化意识的重要原因。

1.2信息需求复杂，但是信息采集渠道较为单一

当今社会，企业对信息的需求量不断增加，信息的需求也比较复杂，不仅仅需要获取专利信息、对手信息、行业发展信息、市场营销信息、招商信息、人才市场信息以及地方政府等相关信息。据资料显示，一些跨国公司和大型的企业具有相对完善的信息系统，企业自身搭建的网络信息平台也能满足企业自身的需求，因此，企业对信息的获取和处理较为集中，工作效率也显著提高。但是，部分企业由于自身经济实力、经营规模等原因，往往无法获取有效的信息，较为单一的渠道和缺乏灵活性使得企业获取的信息缺乏全面性。部分企业获取信息主要采用网上搜索或者上门面谈的方式。上门面谈的方式虽然可能会浪费大量的人力、物力、财力，但获取的信息较为有效；网上搜索的方式，虽然便于操作，经济成本低，信息传输速度快，但是获取的信息缺乏准确性。这2种方式获得的信息无法满足企业的需求。

1.3过分注重硬件建设，对信息资源的开发利用进行忽视

企业建立信息化系统是一项庞大的系统工程。不仅仅包括电子信息技术的正确运用，更重要的是对信息资源的开发和利用。电子信息技术知识企业开展信息化的一个工具，而企业发展的核心则是对信息资源的开发和利用。但是，由于大部分企业对信息资源的开发利用缺乏整体性意识，严重阻碍了企业的发展。很多人认为建立计算机网络就实现了信息化，出现重硬件建设、忽视信息资源的开发和利用的现象。

1.4缺乏专业人才，对信息的处理、分析能力较差

随着科学技术的不断发展，行业之间的竞争越来越强。顾客的需求越来越多，个性化特点也更加突出。企业想要在不断发展的社会中立足，就必须根据环境的变化进行及时的调整。企业应该对市场的需求、对手的发展方向、潜在竞争对手、顾客的需求等方面的信息进行及时的获取和分析，才能更好顺应时代的发展和社会的变迁。虽然大部分企业在信息化系统的建设中投入了大量的资金，但是由于缺乏专业性的人才，对信息的处理、分析较差，不仅仅无法在庞杂的信息中找出有效的信息，而且还容易对传递回来的信息理解有误，严重影响了正常的决策。

2高校图书馆给企业档案信息化服务带来的积极作用

1.1借助高校图书馆信息资源优势.为企业提供信息化服务

信息化系统的建设是企业发展的必经之路，企业发展离不开信息。中西部地区经济发展较为缓慢，其中信息化水平低是制约其发展的重要因素。中西部地区为了缩小与沿海发达地区的经济差距，希望可以实现跨越式发展，其实质就是提高信息化水平。信息技术的广泛使用，帮助企业建立新的发展理念和管理理念，在一定程度上可以更新中西部地区的传统理念，从而缩小与发达城市之间的差距。因此，应该充分利用高校图书馆信息资源，给企业提供信息服务。目前，全国大约有2000所图书馆，工作人员接近6万人，图书馆藏书约有6亿册。高校图书馆具有专业性、实用性和系统性等特点，信息量大，种类多，质量极高等，大大满足企业对信息化的需求。高校图书管理员大约60%具有大专以上文凭，其中高级职称大约4000人，中级职称接近2万人，还有大量的硕士、博士等。高校是我国培养人才的摇篮也是新技术的诞生地，高校掌握着最先进的技术和最前沿的信息。图书馆作为高校资源宝库，不仅仅要为校内的师生服务，而且还需要面向全社会服务。

2.2借助新媒体技术，提高自身知名度，积极“创品牌、出效益”

目前，社会中一些新崛起的信息机构已经牢牢占据市场，主要是因为他们充分利用新媒体技术进行宣传和推广，让用户尽可能多地熟悉他们的服务，并且让用户更加便捷地享受服务。高校图书馆所具有的信息化服务功能并不被大众所熟知。因此，高校图书馆需要充分借助新媒体技术宣传和推广自己，提高自己的知名度和地位。在设备和专业人才方面，社会中的信息机构与高校图书馆的差距还是比较大的。因此，高校图书馆应该加强校企之间的信息交流，共同建立信息化系统，充分发挥整体优势，建立互通式的信息交流平台。如建立社会科学研究成果数据库、人才信息数据库、经济发展数据库等。这样一来，高校图书馆的知名度大大提升，高校所对应的企业产品也慢慢地形成一定的规模，建立自己的品牌，产生更大的经济效益。

2.3不断深化企业对信息资源开发的重要性

在企业来看，时间就是金钱，工作效率就是生命。高校图书馆拥有丰富的资源，应该帮助企业建立信息化系统。充分借助现代化技术，实现资源共享。有针对性地进行信息的搜集、处理和加工，这样才能给企业提供更加便利的信息服务，才能加快企业的决策速度，从而在激烈的竞争中脱颖而出。企业的发展离不开信息资源。因此，企业应该对现有的资源进行充分的开发和利用，才能保证企业快速的发展。高校图书馆需要帮助企业开发和利用三方面的信息资源：一是企业环境的信息资源，其中包括经济形势、经济走向、行业发展、政策法规以及技术发展情况；二是企业内部信息资源，其中包括企业的实际情况、财务情况、产品信息、人员能力、设备状况、市场销售情况、行业竞争力以及研究、开发能力等；三是企业市场的信息资源，其中包括市场的需求、客户的需求等。

2.4重视整体规划，分步实施，重视继续教育

企业应该重视整体规划，分步实施；重视利益，从最能获取利用的部分入手，这样可以提高企业的积极性，为今后信息化系统的建立奠定基础。其次，需要制定科学合理的发展规划，按照计划实施，避免出现信息孤岛的现象。另外，由于科学技术发展速度较快，企业应该及时的对信息化系统进行升级和完善。因此，企业不可能一劳永逸。所以，人才培养必须引起企业的高度重视。培养信息化人才的目的是为了跟上社会和时代的发展速度。企业应该根据不同的岗位制定不同的培训内容。培训一般包括几个方面：一是对企业领导阶级进行培训；二是对企业的相关技术人员进行培训；三是对企业的各项业务管理人员进行培训。

2.5帮助企业制定总体发展规划.避免信息盲目性

高校图书馆应该帮助企业制定总体发展规划，让企业理解科学、合理、理性的决策对企业发展的意义。高校图书馆应该加强企业资源管理计划，制造数字化单元技术的推广和应用；高校图书馆应该加强企业的技术服务建设，减少信息化建设中的盲目性。高校图书馆应该根据企业自身的实际情况，充分利用企业的资源，建立一套科学、合理的信息化工程管理模式。高校图书馆应该尊重企业的自主决策。

3结语

企业建立信息化系统是一项庞大的系统工程。不仅仅包括电子信息技术的正确运用，更重要的是对信息资源的开发和利用。企业运作的核心是信息化系统。信息化系统的运用能力和企业的竞争力有着密切的联系。高校是我国培养人才的摇篮，也是新技术的诞生地，高校掌握着最先进的技术和最前沿的信息。图书馆作为高校资源宝库，不仅仅要为校内的师生服务，而且还需要面向全社会服务。

作者:孙璐 单位:秦皇岛职业技术学院

参考文献:

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