企业档案信息化建设研究

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摘要：通过叙述档案管理信息系统的开发、研制和可持续发展，对企业电子文件的归档与管理，企业磁性载体档案的管理以及纸质档案的数字化等工作进行企业档案的信息化建设，积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，全面提升企业档案管理水平，以适应生产经营和改革发展的需要。

关键词：档案信息化；电子档案；磁性载体档案；数字化

档案信息化是促进企业管理水平提高的必然要求，是实现国有资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身发展规律，进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率和质量的必然选择。企业档案信息化建设要与企业信息化协调和同步发展，并要将档案信息化建设纳入到企业信息化建设的整体规划和方案中，立足全局与长远。近年来，企业档案信息化建设取得了长足进步，但仍存在一些不容忽视的问题：部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金不足，存量纸质档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要，档案信息化建设人才匮乏等。因此，必须充分认识档案信息化建设的重要性，把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓，采取有效措施，切实做好档案信息化建设工作。

1档案管理信息系统的开发及研制

企业档案管理信息系统在建设初期会遇到这样或那样的问题，如系统研发工作往往是由专业的信息工程技术人员来承担，而使用信息系统的人员却涉及到企业的各部门各工种。由于研发人员专业单一以及在研发过程中缺乏与用户的有效沟通，导致最终开发出来的成品利用率很低，或未能实现应有的服务功能，还有就是管理信息系统的维护问题等。要解决以上问题，还要面对企业各个部门庞大的信息量，因此系统研发者必需开发好对应的信息端口，实现信息的及时归档对接，并按照信息使用过程的功能需求分类。档案信息安全管理可分为基础软硬件环境的安全与系统应用环境的安全。前者是操作系统、数据库管理系统以及硬件安全设施，后者是用户权责、管理模式以及身份确认等。开发好的信息系统要有以下功能：可以同时支持多类型异地段的用户访问；从单一的局域网运转系统发展成为跨系统、跨平台的广域网管理系统；它的应用模式为灵活的档案数据库架构；具有信息等级用户访问限制模式功能，以及跨库搜寻模式功能等[1]。

2企业电子文件的归档与管理

企业电子文件是企业生产运营和管理的业务凭证，是企业重要的信息资产，也是国家的重要信息资源。电子文件具有高效、便捷的优势，同时具有易失真、易失实、易失效等特性。所以加强电子文件的归档和管理迫在眉睫。一是有利于企业管理水平提升。通过建立制度标准，对企业信息进行分类处理和规范管理，使信息的归集、管理和利用做到有章可循，将极大地促进企业精益化和标准化管理水平提升。二是有利于消除信息壁垒。建立企业电子文件管理平台，将极大地促进企业信息资源的整合利用，提升信息价值。三是有利于维护企业核心利益。通过电子文件管理工作，可对各业务信息系统承载的大量重要信息数据，按国家标准进行导出并封装，从而确保这些信息数据的完整、安全和长久可读。要做好电子文档的归档管理，首先要提高企业各部门之间的协同能力。往往一项工作可以引申出不同种类不同格式的电子文件，某一部门的电子文件很有可能在另一部门却无法使用，因此，所有电子文件必须按照统一的格式进行归档。其次要确保归档的电子文件具有法律效力。电子文件具有极强的可更改性，可通过电子签名和保密技术来保证内容的有效性和原始性。档案部门应当与信息管理部门相互结合，档案部门应该完善电子文件产生全过程的管理制度，信息部门对文件的产生和使用范围行驶监督、检查和指导的职能，保证电子文档具有法律效力。在新旧管理体系交织阶段，很多工作人员还无法完全接受办公自动化条件下的电子文件归档，完全使用电子文件还需要一个过程[2]。

3磁性载体档案管理

磁性载体档案是以磁性材料（如计算机磁带、软磁盘、录像带、录音带）为信息载体的档案，这类档案在贮存和保护方面要求是非常严格的。对磁性载体档案的贮存和管理要注意几点：库房温湿度、清洁度、风压、防火、防水、防磁、防紫外线、装具、运输和复制等。

4纸质档案的数字化工作管理

数字化工作是企业档案部门一项重中之重工作，许多企业已经把本企业的许多核心技术的纸质档案转化成电子档案，并逐步数字化管理。经过近几年来企业档案部门对数字化工作的摸索和研究，纸质档案数字化技术主要分为以下几种。1）手工录入技术。这种技术全凭人工键盘、鼠标输入。在输入的过程中会浪费大量的人力、时间和资金，并且这种技术只适合于全文本模式的档案（文书、会计档案），而企业馆藏大部分以科技档案、底图档案为主，所以这种技术根本不能适应企业数字化发展的要求。2）数字扫描技术。即通过扫描仪、数据化仪或者数码相机等工具将科技档案、底图档案数字化后以图形或者图像方式保存到数据库中。这种方式的优点是速度较快，保存了档案的原貌。但是这种技术会存在偶尔扫描效果不好、字迹模糊、图像质量不稳定、扫描仪自身难以纠正的硬件差错等问题，以及在扫描完毕后系统挂接过程中出现不可避免的人工误差等问题。3）手工录入与数字扫描相结合的技术，形成文本带图像式档案。这种方式综合了前两种技术的优点和缺点，通过手工输入可以修改扫描过程中出现的错误并对字迹模糊处加以备注说明。档案数字化，并不是所有档案都要数字化，应该根据企业的自身特点，对企业生产、经营起到至关重要的档案、自主产权档案、自行研发产品档案以及利用率高的档案要优先数字化。为了节省存储空间，一般以黑白扫描为主，但对黑白扫描分辨效果不明显的档案一定要进行彩色扫描。采集录入的数据要与原件一一对应。

总之，要做好档案管理工作，必须不断地进行管理提升和流程再造，才能实现企业档案数字化与信息化的良性互动，才能更好地适应企业生产经营和改革发展的需要。

作者:王佳津 单位:中国北车集团大同电力机车有限责任公司技术中心

参考文献：

[1]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考[J].档案学通讯,2011(1):92-94.

[2]路萍.企业档案信息化建设研究[D].武汉:湖北大学,2014.