中职学校会计档案信息化管理

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【摘要】中职学校会计档案是指各学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的、具有保存价值的文字、数据、图表等各种形式的会计资料，是重要的史料和证据，是对学校业务进行分析、计划、决策、监督的重要依据。随着中职学校的会计电算化的发展及会计信息化的逐步推进，只有通过运用现代信息技术对会计档案信息资源进行科学收集、整理、保管和利用，使会计档案信息化以方便查阅。为加快推进中职学校职业教育现代化的步伐，会计档案信息化管理将成为中职学校发展的必然要求。

【关键词】中职学校；会计档案；信息化管理

1中职学校会计档案信息化管理的必要性

中职学校会计档案是指各学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的、具有保存价值的文字、数据、图表等各种形式的会计资料，是重要的史料和证据，是对学校业务进行分析、计划、决策、监督的重要依据。信息化下的会计档案不仅包括传统的纸质档案，而且还包括用计算机磁盘、硬盘、光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统。做好会计档案管理工作，对准确掌握学校某时期的经济及财务活动有着重要的意义，是学校基础工作的重要组成部分，同时也是学校进行政策制定、财务规划、预测经费开支、实行有效管理和科学决策的重要信息来源和参考依据，对学校能否与时俱进、提升管理质量起着一定的影响。随着中职学校会计电算化的发展及会计信息化的逐步推进，信息化会计活动产生了信息化会计档案。现在中职学校会计档案具有信息量大、时效性强、实时更新、查阅频繁这一新的发展趋势。这对当前的会计档案管理方法是一种严峻的考验，随着国家经济工作的不断发展，各种评估需要提供的会计资料、指标数据之间的划分等越来越多，信息采集工作量日益增大。只有通过运用现代信息技术对会计档案信息资源进行科学收集、整理、保管和利用，使会计档案信息化以方便查阅，使中职学校的管理处于领先水平，才能加快推进中职学校职业教育现代化的步伐，走在职业教育的前列。

2中职学校会计档案信息化管理存在的问题

2.1档案数量多，查询不便，管理水平落后

（1）目前很多中职学校的会计档案管理仍主要停留于纸质档案管理，会计档案有的一个月后才装订成册。堆积如山的原始发票凭证，随时有弄混淆、丢失的风险。每月在打印凭证及装订上都要耗去大量的人力物力，查账时需要先在财务软件系统中按年份查找到所需的凭证号，再到档案室调取相关凭证资料并复印，极其不方便，大大影响工作效率。有的中职学校只重视会计业务，轻视会计档案管理，没有专职的会计档案管理人员，未进行过会计档案知识方面的培训。学校档案室里只存放有会计的纸质档案，信息化形成的电子会计资料档案未归档管理，只由会计人员自行保管。有的档案室管理只是物存放在档案室，查询调阅时没有严格的登记手续。档案室的硬件设施也未能跟上，相关防虫害、防潮、防火、防盗措施不全。（2）在中职学校逐渐实现校园信息化建设的情况下，学校的有关学生学籍管理、教育教学资源等信息已基本上实现网络化管理，学校有关人员都可依据各自的权限在办公网络上实时取得资料并实现共享。但会计档案信息却依然停滞不前，仅局限在财务科，其他科室人员需要会计资料必须通过财务科查询了解。财务人员有时要重复提供相关资料，至使腾不出时间和精力去做更多有价值的工作，从而制约了学校信息化建设的发展。（3）电子原始凭证数据采集和转换无法完成，现有的会计软件无法对银行电子回单、电子缴税单等各种电子原始凭证直接进行采集转换，割断了会计信息与原始业务数据之间的联系。

2.2会计档案信息数据安全存在问题

在传统的会计档案保管中，经济业务都记录在纸张上，所有的数据资料都是在会计凭证后附有原始发票及单据。装订成册后并加盖签章。纸质原件数据资料如果被修改就会留下痕迹。因此保留下来的会计档案数据非法修改得到制止。但会计信息化条件下，存储在计算机中的数据很容易被修改，甚至能不留下任何痕迹，对会计信息档案复制窃取也更加容易且不易发现。若计算机硬盘突然损坏数据未备份也将很难得以恢复。随着现代信息技术的发展应用，计算机病毒感染、黑客入侵、间谍软件等攻击也对会计信息化档案的安全造成威胁，数据的损失也将无法估量。

2.3会计档案管理人员素质有待提高

会计档案为会计工作的重要环节，对于具体管理人员的专业性、技术性都有着十分严格的要求。长期以来，各中职学校只重视会计业务方面的继续教育而忽视了与档案管理、信息化建设相关联的学习，使得会计人员专业水平素质参差不齐，特别是精通现代信息化技术、又懂得与会计档案信息化发展需求相结合利用使用的人才更是短缺。

3改进中职学校会计档案信息化管理的思考

《福建省中等职业教育信息化建设推进计划（2013-2017年）》的通知中提到，到2017年，全省中等职业学校基本建成资源数字化、学习网络化、办公自动化、管理智能化和智慧型数字校园，中等职业教育信息化资源共建共享机制和高效的业务管理机制基本形成，现代信息技术与中等职业教育教学和管理深度融合，中等职业教育领域信息化应用整体水平进入全国先进行列。随着“互联网+”、云计算、大数据等信息技术的发展，会计档案也不例外。这也意味着会计档案信息化管理是社会发展的需要，将成为中职学校发展的必然要求。

3.1改善会计档案管理设备设施，实现会计档案信息化

在国家政策的支持下，各中职学校都不同程度开展了信息化建设，如福建省侨兴轻工学校就已基本上实现了校园网络化的管理模式，学校通过OA办公系统实现了会计的日常管理工作，如年度各科室预算安排、临时用款计划编制审批、出差申请、费用支出报销、借款单、差旅费报销等流程。流程报销时都附有上传的原始发票单据扫描件实行网络现场办公。会计人员和各分管领导可实时对流程进行审核及查询。在此基础上，会计在录入记账凭证时，在摘要中写明该交易流水号，这样就初步实现了电脑查询原始凭证的功能。在“互联网+”时代，新信息技术出现日渐普及，随着越来越多电子原始凭证的出现，应尝试建立起原始凭证交换平台，通过配备相适应的现代化档案管理设备设施及对网络办公软件升级开发，促使网络办公系统与财务软件系统相链接，通过网管接口进行常规经济业务的处理，驱动会计记账自动读取资料，完成常规经济业务的输入。在财务软件系统中的记账凭证编制模块下嵌入原始凭证扫描上传功能，就可在财务软件中实现会计档案信息实时调阅的功能。同时在学校网络办公系统下建立起相适应的会计档案信息查询功能模块，对财务软件中的数据进行链接，构建起会计电子档案明细账，实现会计档案信息化管理。在网络办公系统中可设置权限方便各科室相关人员直接进行业务需要查询，做到个性调用，积极为教育教学、评估、审计等方面提供会计数据分析资料、规划决策，以提高会计档案的利用率，满足不同利用者的需求，实现一定权限下的资源共享，提高会计档案的资源利用率。

3.2加强保障会计档案信息化系统的安全性

实现会计档案信息化管理后，重点要解决会计档案安全保密措施。为防止数据被篡改及泄密，要建立完善的内部控制制度、电子档案信息安全保障体系，严格权限分级、加强操作系统权限授权管理、密码与口令卡控制、做好数据存储备份，对传输、存档的会计信息化档案进行一定的加密措施。作为存放和处理会计信息化数据的计算机及服务器要有专人管理，除维护外，禁止外人操作财务用电脑。建立起网络安全制度体系，注意数据库的加密技术、加强网络入侵防御系统、硬件设施的安全防范，防止非法入侵。会计档案管理人员及时对档案进行归档整理、储存备份。建立起会计电子资料备份管理制度，确保会计档案资料的安全、完整和财务软件系统的持续、稳定运行。在此基础上，也要做好纸质档案的存档工作。

3.3培养会计档案信息化管理人才

开展会计档案信息化管理，人才是关键。会计档案信息化管理对会计档案管理人员提出了更高的要求，需要一批懂会计、有档案管理学知识及计算机网络技术，又精通计算机操作技能的综合型人才。为了提升中职学校会计档案管理水平，可以通过各种途径加强对初、中、高级会计档案管理人员的培训，增加档案现代化、信息化等理论知识与技能，以提高其综合业务能力。同时要求会计档案管理人员在工作中要与时俱进，把所学的新知识应用于工作中，有创新精神地参与工作，不断提高会计档案信息化管理工作效率和工作质量。中职学校实施会计档案信息化管理后，可以大大提高会计档案的利用率，通过数据网络平台实现各个科室之间信息资源共享，提高会计档案管理质量，为学校管理者进行决策提供必要的参考。

作者:何玉杜 单位:福建省侨兴轻工学校

参考文献

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