加强档案信息化管理的分析

导语：加强档案信息化管理的分析一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：档案信息化管理已经成为档案管理工作发展的必然趋势，信息化管理充分的利用了计算机网络技术，有效的提高了工作效率，能够更加充分的利用档案信息资源，发挥档案管理的潜在价值。档案信息化管理需要在工作理念以及模式方面有所改变，以适应档案信息化管理的需求。首先对档案信息化管理的优势进行了分析，然后进一步阐述了做好档案信息化管理的措施，对于提高档案信息化管理工作水平具有重要的意义。

关键词：档案信息化；优势；管理方法

档案信息化建设是科学技术发展到一定阶段的必然产物，也是档案管理工作的一项创新，对于提高档案管理工作效率具有重要的意义。信息化管理相对于传统的纸质档案具有很多优势，不仅在信息处理方面更加便捷，同时为档案信息资源的开发利用提供了有利的平台，能够更加充分的发挥出档案管理的内在价值，将档案管理工作的服务范围不断拓宽，做到了资源利用最大化，这是实行档案信息化管理的重要意义。

1档案信息化管理的优势

1.1加快检索速度、提高检索准确性

按照传统方式，检索档案需要相关工作人员在案卷及目录中进行手动查找，查找效率不高，也很容易出现差错。通过对档案管理实施信息化管理模式，不但可以极大地提升档案信息的查找效率。而且还能大大地降低出现差错的可能性。除此之外，借助档案信息化管理模式的自动化以及智能化功能，即使是较为复杂的模糊查询也可以顺利实现。

1.2提高档案信息利用率

随着科技的进步，环保理念的加强，无纸化办公受到关注，并得以在各个部门践行，办公自动化程度得以很大提高，这样就出现了办公数字化与纸质档案信息之间的矛盾问题。通过采取档案信息化管理模式，档案信息可以数字化形式呈现，从而直接应用与办公数字化系统之中，不但有效解决了办公数字化与传统纸质档案信息之间的不协调问题，同时还为使用者提供了极大的便利。

1.3方便信息远程传输

按照传统模式，使用档案信息主要有两种途径：一是实际到相关的档案管理部门进行查找；二是发传真或者邮寄，这为使用者带来极大的不便。而档案信息化管理模式的应用，借助信息网络，使用者通过自动检索即可实现与档案管理部门之间的档案信息传输，特别当二者相距较远时，这种便利性则更加突出，在很大程度上节省了人力、物力和财力。

1.4有利于实现资源共享

办公自动化可以与档案信息化管理实现有效衔接，这样可以实现档案信息的收集、整理、管理以及使用过程的一体化，同时可以同步完成档案信息文件的生成、管理和使用，发文、归档以及使用三者同步开展成为可能。

1.5提升档案管理工作效率

档案信息化管理模式下，从生成电子档案开始，之后的信息收集、检验、归档、入库以及使用的各个环节的相关工作都可以依托于自动化工作平台得以实现，这样就实现了档案信息管理相关工作从传统方式向自动化和智能化方式过渡，无论是档案管理还是档案使用，都出现了质的变化，体现了传统工作方式与先进科学技术的结合。

2推进档案信息化管理的策略

2.1转变管理理念

计算机和信息技术的快速发展，已经对档案管理工作产生划时代的巨大影响。随着办公自动化进程的加快，大量机读档案录音、录像、照片等新型电子文档的形成已纳人档案管理。要解决一个观念问题，就是要求我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上来，而是要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。尽快树立起现代化的观念是每一个档案工作者紧迫的必修课，是促进档案管理步人现代化的第一步。

2.2创新管理方法

随着时代的发展，社会环境不断的发生变化，由此对于各个单位的发展造成了一定的影响，而档案管理在单位发展过程中发挥了重要的作用，其是单位在长期工作的过程中所产生的具有重要价值的资料记载，对于单位的长期发展具有重要意义。所以在新的历史条件下，档案管理工作需要与时俱进，转变管理理念，创新管理方法，以市场经济发展形势为依托，实行档案信息化管理，能够有效的提高工作效率，更好的为单位的发展创造有利的条件。

2.3完善内部管理

为了推进档案信息化管理工作进程，需要制定完善的内部管理体系，明确档案信息化管理的运作流程，对于系统内部各个环节的运行需要制定详细的规范标准，为信息化管理工作的开展提供有利的依据。加强各个部门之间的协调管理，积极配合档案信息化管理工作的运行。明确岗位职责，制定完善的规章管理制度，并且将其彻底的贯彻落实，为档案信息化管理打下坚实的基础。

2.4要有先进的设备和技术

档案信息化管理工作的高效开展，还需要强大的设备与技术力量的支持。设备是开展档案信息化管理的硬件条件，也是最为基础的需求。所以单位应该给予足够的资金支持，配备先进而齐全的计算机网络设备，为信息化管理工作的开展提供基础保障。技术是档案信息化管理的重要因素，在实行信息化管理模式后，一切工作的开展都需要依靠计算机网络来完成，所以对工作人员有较高的要求。档案管理人员不仅要具有扎实的专业知识，同时对于计算机网络技术还要熟练操作。工作人员在具有一定的技术要求的基础上，还要具有良好的职业道德和认真的工作态度，由于档案管理是一项繁琐的工作，所以需要档案管理人员在开展工作的过程中要认真细致，确保档案信息的真实性和完整性。档案信息具有一定的保密性，所以要求档案管理人员严格遵守职业道德，严禁外泄档案信息。

2.5加强档案信息化管理的安全工作

在实施档案信息化管理工作中，由于网络本身具有开放性的特征，所以在进行档案信息处理时，需要做好安全保护工作，切实保障档案信息的安全性。安全保护工作的开展需要从工作人员以及技术两个方面来实施，工作人员是档案信息的直接接触者，所以要制定严密的规章制度，对档案管理人员进行进行制约，其实最根本的因素还应该从管理人员的职业道德方面去开展，严格遵守工作条例，确保档案信息的安全性。此外，还应该做好充分的安全技术防范措施，通过软件的设置来防止档案信息的失窃和恶意篡改，这些都需要强大的技术支持。对于不同等级的档案信息，要设置管理权限，从而提高档案信息的安全性。

档案信息化管理有效的提高了工作效率，通过信息化建设，为档案信息资源的开发利用提供了有利的条件。为了推进档案信息化管理进程，需要及时转变管理理念和管理方法，完善内部管理制度，加强先进设备和技术的引进，做好档案信息化管理的安全保护工作，为档案信息化管理工作的顺利实施创造有利的条件。

作者:杨艳梅 单位:黑龙江省松花江林管局林木种子站

参考文献

[1]张琼.档案信息化管理的创新[J].消费导刊,2012(12).

[2]盛年红.档案信息化管理的必要性[J].机电兵船档案,2012(05).

[3]朱少华.实施档案信息化管理需要把握“四个环节”[J].山东档案,2012(05).