高校档案信息化现状与对策

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高校总量52符合设立档案馆的学校及比例32（61.5%）已设立档案馆的学校及比例9（17.3%）档案网站建设数量及比例7（13.5%）表一：贵州省高校设馆及网站建设数量本文主要总结了国内高校档案信息化建设现状，并以档案馆网站建站数量、档案管理软件、信息化所需人才等为指标对贵州省高校档案信息化建设现状进行调查，分析贵州省高校档案信息化建设的现状及存在的问题，探讨加快贵州省高校档案信息化步伐的对策与措施。贵州省高校档案信息化现状对策随着社会信息化进程的不断推进，档案行业的信息化迅速发展，高等学校作为科技文化事业机构，档案管理及信息化进程受到广泛关注和重视。为了做好档案信息化工作，有必要对信息化的现状进行梳理和了解。本文总结了目前国内高校档案信息化的现状，并对贵州省高校信息化现状进行调研，总结其存在的问题，探讨加快贵州省高校档案信息化步伐的对策。

一、国内高校档案网站建设情况

自2002年印发《全国档案信息化建设实施纲要》以来，我国高校档案信息化建设取得良好成果，但由于我国高等学校办学层次、办学规模的不同，以及严重的地域差异，使得高校档案信息化建设存在巨大差异，呈现不同地区、不同办学规模和层次的不平衡。2008年，中山大学的学者对我国高校档案网站建设现状进行了调研，指出：“我国华北、东北、华东（南/北）等地高校档案网站平均建站比例为83.9%，华中、西北、西南、华南等地的高校档案网站平均建站比例为72.4%。”[1]352014年，北京大学档案馆的学者总结了我国高校档案网站建设中存在的问题：“一为网站制作粗糙，二为信息资源建设不足，三为服务功能薄弱，四为维护更新缓慢。”[2]24可见，高校档案的信息化建设虽取得良好成果，但还是存在很多问题。而高校档案网站建设情况只是档案信息化建设的表层指标之一，而更深层次的资源建设和标准建设方面，各自的差异更大。总体而言，高校档案信息化建设态势良好，但发展不平衡，西部地区普遍落后于东部地区，办学规模大、层次高的学校超前于办学层次低、办学规模略小的学校。

二、贵州高校档案信息化建设现状

贵州地处西南腹地，又是最落后的省份之一，高校数量不多，办学层次和规模都不如东部地区乃至西部其他地区。根据中山大学的调查，西南地区高校档案建站率为71.4%[1]34，但该结果是基于全国的调查数据，在选取对象时，优先选择重点大学，因此，在反映某一地区的具体情况时就会出现较大偏差。贵州仅有一所211工程重点建设大学，所以，该调查数据完全不能反映贵州省高校档案管理及信息化建设真实状况。因此，笔者于2015年5月，对贵州省18所本科院校。26所专科院校和8所独立学院的网站建设情况进行了调查分析，其调查对象参考中国高校之窗（www.gx211.com）提供的“贵州高等院校名单”及网站链接。通过访问高校网站、电话咨询该校人员、QQ交流以及填写调查问卷等方式，了解贵州省高校档案信息化建设的现状。1.总体态势良好，发展迅速。贵州高校档案信息化建设正高速发展，尤其在本科院校当中发展迅速，如贵州师范大学在2004年实现了用计算机进行文件级目录的检索与查询；2008年，实现了档案现代化管理与学校办公平台的无缝衔接，达到办公、归档“相统一、两步走”，实现档案的网络化管理及电子文件的逻辑归档、检索与利用；2009年，该校对民国时期档案以及运用频率高的档案进行了数字化处理；2015年又启动了死亡档案清理工作，并对该部分档案进行数字化。由此可见，虽然贵州高校档案信息化建设总体落后于东部，但发展态势良好。尤其是近几年贵州省打造大数据产业，借着这股东风，信息化的发展比较迅速，相信贵州省的档案事业也会插上大数据的翅膀，迅速腾飞。2.高校档案馆设立数量少。根据2008年所颁布的《高等学校档案管理办法》第六条之规定：建校历史在50年以上，或全日制在校生规模在1万人以上，或已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的学校应设立档案馆，没有设立档案馆的应设立综合档案室。但从调查的数据显示，贵州省52所高校当中，目前已建立独立档案馆的学校仅有9所，且8所都为办学层次稍高的本科院校，仅有一所专科学校设立了档案馆。而所调查的52所院校当中，满足建校时间在50年以上的有23兰台世界2016•01调研高校总量7有专人负责数字化高校数量及比例3（42.8%）参加数字化培训学校及比例5（71.4%）表三：已建设档案馆网站的高校信息化人才调研表表二：贵州已设档案馆高校档案管理软件使用情况调查高校总量9已购置管理软件高校及比例5（55.5%）未购置管理软件高校及比例4（44.5%）所，满足全日制在校生规模1万人以上的有19所，综合下来，如表一所示，贵州省高校当中符合设立档案馆的学校合计32所，仅有9所学校设立了档案馆，占调研高校总数的17.3%。这些学校的档案管理，有的是由党办负责，有的是由校办负责。如遵义职业技术学院、安顺职业技术学院就是由党政办公室负责；有近70年行业办学特色的贵州商学院，其档案由校长办公室负责；创建于1950年的贵州警官职业学院，其学生档案由学生处管理，人事档案由人事处管理，学院办公室管理综合档案[3]。因此，贵州省高校档案管理的体制还有待进一步健全，专业人员配置和资金投入也需要不断加强。3.档案网站建设比例低。高校档案信息化建设的基本内涵包括：“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。”[4]28因此本文从最表层的档案网站的数量、档案数据库数量及档案信息人才等方面来看贵州省高校档案信息化的现状。从中国高校之窗提供的数据来看，贵州省高校档案部门单独建站的情况不容乐观，全省52所高校当中，建有学校门户网站的有49家，而档案馆有自己单独网站的学校仅有7家，占贵州高校总量的13.5%（见表一），且全部为本科院校，这与2008年西南地区的建站比例71.4%相距甚远。如果将学校门户网站上开辟了档案工作栏目的学校也算在内，也不超过30家。因此，从此数据分析来看，从档案信息化的一个浅层次的标准，即档案网站建设来看，贵州省高校的档案信息化建设远远落后于全国高校的水平，从办学层次来讲，贵州省本科院校的信息化建设水平高于专科学校及独立学院的水平。4.档案管理软件应用不普及。笔者进一步对贵州省已设立了档案馆的9所学校进行了调研，从表二可以看出，贵州省高校档案管理软件的应用程度也低于其他地区高校，9所学校当中只有5所学校购置或开发了档案管理软件，4所未购置。而没有设立档案馆的学校，情况就更不乐观，还停留在手工检索的阶段。再从软件类型来看，也是五花八门，有的学校采用比较老的管理软件，如好易管理软件、GE档案管理系统，有的是随着学校OA系统的开发，同时开发了档案管理软件，有的运用了南大之星等系统。总之，贵州省高校中运用了档案管理软件的学校不多，类型五花八门，各自为政，相互不兼容，不能进行信息互通，对信息化建设和信息内容的共享设置了屏障。5.档案信息化所需的人才缺乏。从表三中可以看到，在档案信息化所需人才方面，贵州省高校也极度缺乏，在对已经建设了档案馆网站的7所学校的档案馆在职人员调查显示，有专门负责档案信息化人员或部门的学校只有3所，占调研高校总数的42.8%，每年档案馆派人参加信息化培训的学校有5所，占调研高校总数的71%。而调研的学校，还是办学层次较高的学校，从整个贵州省高校的数量和办学层次来讲，信息化人才的缺乏是显而易见的。各学校人员编制本身就不足，很多学校，尤其是专科院校中，大多数没有专门独立的档案馆，管理档案的人员多数为校办、党办，或者很多部门抽1人或2人出来管理，且管理的人也并不专门做档案工作，还承担着其他的行政工作。如贵州师范学院，管理档案的工作人员隶属于党政办公室，仅有1人，同时还肩负着管理公章、文件处理等其他工作。

三、贵州省高校档案管理及信息化建设对策

综合而言，贵州省高校档案管理及信息化建设存在的问题有以下几点，档案管理的机制不健全，高校档案网站数量少，数据库应用数量不多且不相统一，信息化建设人才极度缺乏等。结合目前的状况，笔者提出几点建议。1.提高档案管理意识，健全管理体制。没有档案就没有历史，档案在学校管理中发挥越来越重要的作用，学校须未雨绸缪，做好档案工作，为将来着想。首先“领导要重视，为高校档案信息化建设营造良好的发展环境”[5]95。其次，档案工作者要提高自身档案意识，深刻认识档案信息化建设对档案事业的巨大推动作用，增强加快高校档案信息化建设的紧迫感和责任感，认真做好档案管理工作和信息化建设工作。档案的作用在于存史、资政、育人，如果一个学校不能很好地保存档案、利用档案，就无从谈起学校的历史底蕴，无从营造浓郁的学习氛围，无从保证学校辉煌的发展前程。2.借着大数据的东风，让档案数字化工作更进一步。2015贵阳国际大数据产业博览会暨全球大数据时代贵阳峰会（数博会）于5月25日至29日举行，展示国际大数据发展最新成果、最新技术，探讨大数据未来发展趋势。高校是培养人才的摇篮，高校的档案事业也应赶上时代潮流，借着大数据的东风，加快档案网站的建设、档案数字化的推进。3.加强横向联系，共建、共享信息化网络。贵州省高校档案信息化之路任重而道远，要实现又快又好的发展，各档案馆或管理档案的部门或档案工作人员须走出档案馆，走出本校，加强横向联系，博采众长，共建共享档案资源，借着一年一度的省内高校档案工作协作会议，统一规划部署，共同商讨，出谋划策，相信贵州省的高校档案信息化会越做越好，甚至实现后发赶超。4.提高档案工作者整体素质，培养信息化人才。人才是高校档案信息化建设的关键，在提高档案工作者整体素质的前提下，还要着重培养一批档案信息化的人才。《全国档案信息化建设实施纲要》提出，档案信息化的关键是工作者素质的提高。为此，高校应该有计划、有目的地培养一批适应档案信息化建设需要的人才。通过在档案人员当中举办培训班、专题讲座、学术研究、实践操作、交流调研等形式，使档案工作人员都有信息化的意识，并能够进行信息化操作。在条件允许的情况下，专业培训一些专门从事信息化建设的信息化负责人，使其精通信息技术、现代管理、计算机网络等档案信息化的相关知识，培养一支过硬的专业队伍。

作者:罗应梅 唐圣琴 姚红 戴玲 黄凯 单位:贵州大学档案馆（校史馆）

参考文献

[1]钟其炎，范圆圆.我国高校档案网站现状的调查与分析[J].湖北档案，2009（2）.

[2]邹儒楠，刘晋伟，王书琴.我国高校档案网站研究现状及其展望[J].兰台世界，2014（3）.

[3]文中涉及的学生规模及建校时间，来源于该校官方网站或百度百科资料.

[4]陈美琼.信息社会中高校档案信息化的现状与对策[J].福建师范大学福清分校学报，2009（3）.

[5]马玉玲,张晓霞.谈谈对高校档案工作的创新[J].档案学通讯，2003（3）.