档案信息化建设存在的问题及对策

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摘要：现如今，随着我国科技信息的不断进步和发展，高校档案信息化已经成为国家建设的重要内容和必然要求。在当今新的形势下，信息化建设、实现档案规范化管理、档案信息数字化管理、档案信息服务网络化建设是高校档案管理工作的重要任务。文章就高校档案信息化建设中存在的问题进行分析，以期找出相应地解决策略。

关键词：高校；档案；信息化建设；问题教学

档案是教学管理部门对教学管理活动中积累而形成的文字、图像、相片和音响等资料。它是对教学内容、方法及途径真实记录下来的文件集合体。具有保存、查证、参考等信息资源，这些信息资源即能提高教师工作效率又对教学情况的研究提供重要条件和依据。现今，随着高等教育事业的发展和改革，在教学管理过程中会积累更多的教务档案材料。因信息化建设下，对传统的档案管理造成巨大冲击，还出现许多亟待解决的问题，文章就逐一分析。

一、高校信息化建设过程中存在的问题

（一）对档案信息化建设的重要性认识不足

现如今，不少高校对高校档案信息化的建设认识不够充分，而且对档案信息化建设及信息技术的应用缺乏系统的深入研究。认为档案管理仅仅是一个辅助性的部门，其基本任务主要是接收、保管档案，提供相应地保管措施。此外，忽视档案管理工作的潜在价值。关于高校档案管理工作的评价体系集中在档案的信息保存量上，不注重信息资源价值的开发，并且错误地认为档案信息化建设将相应地纸质档案通过各种手段转变为电子档案。因不够重视，造成高校档案部门管理模式和信息服务水平、信息化时代对于当下的管理要求并不适应。

（二）管理体制滞后

现如今，档案管理的工作不能够鲜活地适应现代经济模式的发展和要求，这其中最为重要的原因在于管理体制过于单一，并且不能够兼容。可以说，这不能够较好地利用档案，并且在一定程度上还有可能造成一些麻烦，增加档案管理人员的工作量。

（三）基础设施薄弱

高校档案信息管理基础设施薄弱，具体来说，包括信息网络系统、档案数字化设备较为落后，不能够满足档案管理的需求。对于高校而言，档案室会配有档案管理设备，包括：计算机、打印机等等，但是信息化时代下，这些设备较为简单，已经不能够满足当今档案管理的需求。此外，多是高校对档案的管理仍旧停留在计算机的日常管理上，使用单机版作为软件，而且网络环境下的数据得不到传递和共享、此外，高校档案的网站建设极为落后，甚至不少高校并没有建设网站，因此，网站的建设意义重大。

（四）档案管理人员业务素质有待提高

信息化时代下，高校档案信息化建设对档案管理人员的业务素质提出了较高要求。档案工作并不是简单地将档案进行接受、保管及提供上。新形势下，一个较为合格的档案管理人员需要熟练使用计算机、档案管理软件，还需要懂得档案管理规范、对档案信息价值有独到的见解等等。但是因长期以来，对档案管理重视不足和“看摊守点”的理念影响下，档案管理的人员队伍并不能够满足工作需求，具体来说，工作人员素质不高，年纪较大管理人员对设备操作较为生疏，工作积极性不高，对档案的管理工作造成一定影响，缺乏相应地培训，使得新技术、新设备不能够较好使用。

二、针对高校档案信息化建设存在问题提出的相应对策

（一）提高对档案管理的认识

针对高校档案管理而言，首先高校领导者应该提高对档案管理的认识，并且档案管理人员也应当重视提高自己对档案管理的认识。高校档案管理的每部分内容都需要领导者不同程度的参与。作为高校领导者应当明确提出档案质量、规格及限制需求，基于在不断提高领导者对档案认识的基础上，提高相应管理人员对档案管理工作的认识，进而能够在一定程度上促进档案管理工作的顺利开展。

（二）加快信息化规章制度的推行和制定

高校档案信息化建设中功能能否正常发挥离不开档案管理部门规章制度的建立。制定相对完善的档案信息化运行的措施和办法能够对档案信息化的建设的重点和任务进行明确，还可以对高校档案管理规范的建设进行管理、维护、运行，使得信息化建设有章可循、有规可守。对于档案信息化建设而言，一般具有：查阅制度、保密制度、网络安全管理制度及操作管理制度等等。可以说，各项制度的完善能够保障档案制度的权威性。

（三）加强基础设施建设，优化资源配置

校档案信息化建设需要有相应的档案处理设备作为硬件保障，鉴于此而言，高校应当结合实际情况提高购置设备的财政支持，这就要求高校应当提高对档案管理部门的财政支持。高校在购买档案管理新设备时，需要依据高校自身信息化水平购置合适的、性价比高的设备、此外，提高对原有设备的利用效率，节约相应地利用资源，将大部分被淘汰但仍旧可以运用的档案目录进行信息准入，这一做法在一定程度上不仅提高了旧机器的现有效率，还可以将有限地资金用在信息设备的购置上。

（四）加强人才队伍的建设

信息化档案管理中人才队伍建设是关键，因我国档案管理人才缺乏及管理人员业务素质低下的情况下，高校应当通过相应地外部招聘积极引进专业人才，推动高校档案信息化建设的中坚力量。此外，信息化建设中，需要重视对人员的培训和绩效考核上，依据考核结果进行相应地奖惩，激发员工工作积极性。此外，应该重视培训，让员工提高自己的业务水平，确保各个部门和档案管理部门能够形成一个较为统一的、有机的协调系统。

三、结语

信息化背景下，信息流动的特点向高校档案管理工作提出了新的要求，新形势下档案管理工作的重点是信息化的建设，档案案例规范化、数字化及网络化的建设，可以说，档案信息化的管理对提高档案管理水平具有较为重要的现实意义。鉴于此，高校档案信息化建设中需要统一规划、遵循相应地标准，并在各个部门的配合下做好信息服务网络化的工作。

作者:马凤波 单位:南阳医学高等专科学校

参考文献：

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[2]巩淑芳.河南省内高校档案信息化建设存在的问题和对策[J].档案管理，2013（1）.

[3]周敏.高等院校教学档案的信息化建设与实践[J].科教导刊（上旬刊），2011（7）.