高校档案信息化的应用

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随着信息技术产业的发展,高科技应用产品参与各行业管理，高校档案管理工作也越来越多的运用现代信息技术手段进行科学化管理。牡丹江大学继续教育学院档案管理也随之进入了信息化管理时代。牡丹江大学继续教育学院是由原牡丹江市职工大学，牡丹江广播电视大学，牡丹江大学建工学院资源整合后合并而成。现设有中专，大专，专科起点升本科，远程开放教育等多种办学层次。由此，广泛应用现代信息技术,实现档案管理信息化、产业化、自动化，促进现今学校档案工作科学化的发展尤为重要。

一、高等学校档案管理信息化的价值

近年来，档案的生成方式在社会经济科技发展壮大的同时也产生了很大的变化。由原来的人工书写、实体存放等纸读形式逐渐的转成利用电子专用设备录入、储存的机读形式。信息化机读形式怎样在高等院校档案管理中更具有价值，更加系统化，更好的为师生提供完善的服务，是现代信息化档案管理时期带给去人们的重大机遇。相应的解决信息化档案管理系统研发、使用过程中所面临的问题，特别是网络安全、数据库建立、备份等问题，也将是现代信息化档案管理给予我们的巨大挑战。做好档案信息化系统研发前期工作，参考、借鉴、调查、研究相应管理系统、资料，开拓思想、创新优化。分析现今网络媒介当中的安全隐居问题，做好防范工作措施和后续处理工作办法将是档案信息化管理现阶段需要攻克的一项难关。

二、高等学校档案管普遍存在的问题

高校档案的管理、利用是以科学的信息化为载体，以分享、利用信息资源为目地，以提升教学质量为最终要求的管理。他不同于以往各类学校以保管档案为主要目标的档案管理。其是高校教学当中的重中之重。但是多年来它都以学院副设设施形式存在，作用常常被我们所忽视。目前很大一部分高等院校依然延续旧式的档案管理方法管理自己的档案，仅是起保管储存作用，档案信息的特定服务用途并未得到开发。目前牡丹江大学继续教育学院学历教育在校生近3000人，年培训13000多人次。着重强调完善教学档案管理信息化是毕行之路，涉猎多项专业，整合档案信息化管理的规划、利用尤为重要，要充分发挥收存档案信息作用及价值。

三、加速信息化管理进程，提高档案信息利用率

（一）档案信息化管理应用原则

制定和实施高校档案信息化管理规范性、安全性、效益性原则可以提升高校的教学质量和工作效率。依照相关职能部门制定的档案规范和法规，使用档案信息系统，实现数字化接收、传递、归档、查询、借阅、保管等一系列工作，规范档案管理避免重建、乱建、丢失等现象发生。现代网路络科技的发达，给人们带来方便的同时，也伴随着一定的安全隐患，不法分子常常利用网络漏洞盗取机密信息。加强对信息化档案管理系统中网络安全系统的研发至关重要。找寻有效的保护措施，成立专业信息技术部门，确保档案信息及信息系统的安全。档案信息化建设是一项需人、建物、耗财的系统化工程，但它的建立是势在必行的事情。其建立建成使用都要遵循管理工作的效益原则。结合学校自身条件、基础，发展方向，服务对象等因素，研究其利用率，制定自己的系统模式，化繁为简，关注点要、热点，优化信息化档案管理。

（二）研发建立档案管理信息化系统

高校的信息化档案管理就是在原由的传统式档案管理的基础上加入利用电子专用设备录入、储存、查询、借取等形式，结合网络技术传递方式向服务对象提供快捷一体化高质服务，提高广大师生对档案信息的利用效率，也相应的优化档案从业人员的工作环境。1.档案管理的技术流程。我们首先应当建立长效的档案管理信息系统，结合院校本身的实际情况，利用电子设备从电子档案的收集、整编、归档、验收、整理、入库到档案信息的、查询、借阅、销毁等处理流程进行全过程控制和管理。按照其处理流程，设计档案信息化系统软件功能模块。其流程中完善、规范档案管理工作相关制度应是第一优先完成事情，使今后档案从业人员有规可束，有章可行。为师生有效、合理、安全地使用各种学校电子档案奠定良好的基础。2.档案信息化管理建设。在高校档案管理的信息化进程中，要弘扬高校的传统文化精神，传承好的管理理念，在此基础上坚持改革创新。要做到运用电子技术，建设档案目录数据库，以便提高档案利用效率，提升服务质量。在此基础上推进电子档案多媒体化改革。整合多方面档案信息资源转型为数字化管理，建设成相关的全文信息型及多媒体信息型数据库，实现多形式信息化输出，提升工作效率和服务质量。要注意的是对于整编后归档的档案信息需要进行严格的验收程序方可入库，以确保档案信息完整、准确。3.提升档案信息化管理水平。档案从业人员是高校档案信息化改革的核心要素。其自身素质及职业素养，开拓及创新精神，所拥有的管理理念都影响着档案管理水平和质量。学院应当充分重视档案管理部门的创建，加大吸收专业档案从业人员充实队伍，定期组织档案工作人员参加进修，提供相应学习机会，培养高素质的档案管理工作者，以便于在之后的工作中进行标准化操作，保量优质提升档案管理水平。

在科技高速发展的今天，高校档案应用信息化管理也在适应现今社会发展中不断的提高提升自己。它的存在反映出一个学校的教学水平及理念。它的完善有助于提高学校教学质量。它的发展日益加快，也任重道远。

作者:王宪民 单位:牡丹江大学继续教育学院