公路建设档案信息化建设的思考

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公路建设事业在改革开放以来发生了很大的变化，公路等级不断提高，公路档案管理工作已成为公路建设不可缺少的重要组成部分。随着电子信息技术的飞速发展，档案信息化建设已经成为当前档案工作实践与理论研究共同关注的问题。档案信息化建设是档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设以及人才队伍建设等方面。加强档案信息化建设，充分利用现代化管理手段实现档案工作服务方式的转变，是落实科学发展观，实现档案管理创新的发展方向。要想富、先修路。近些年，借助国家、自治区、兵团一系列配套扶持资金的落实到位，新疆兵团一师阿拉尔市公路建设飞速发展，各条重点公路及通团、通营、通连公路四通八达，公路施工建设各种档案资料堆积如山，整理、查阅都非常地费时、费力，在这种情况下，加强公路档案信息化建设就显得尤为重要。本人就加强公路档案信息化建设工作谈几点认识，与同行们进行交流与探讨。

一、公路档案信息化建设的必要性、重要性

传统的工程档案管理效率低，档案检索、查找和利用十分不便，在编制竣工档案过程中需投入大量的人力、物力，编制周期长、出错率高，编制完成的工程档案基本上只有纸制文档，无法提供作为信息化基础的电子文档资料，很多的资料、档案都成了“死”资料、“死”档案，这就要求档案工作要尽快采用信息化技术，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，因此，本人作为工程档案人员下一步就要在工程档案的数据化处理、电子档案的收集、管理和利用方面积极探索新的应用模式，早日使工程档案实现文档一体化，充分体现出专业水准和与时俱进的创新精神，为查阅者提供方便、快捷的服务。随着现代科学技术的开展，档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。尤其是从公路工程科技档案方面来看，在实行电脑查阅、传输后不仅方便了借阅者，提高了工作效率，而且对缩短工程时期，减少工程不必要的重复工作有着重要的经济和社会意义。1.档案信息化建设可以增加信息存储量。随着现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。公路部门在这点上尤其突出，每个公路工程档案都是非常多，经常是一、两组档案柜放不下，实行信息化管理将大大提高公路工程档案的储存空间。2.档案信息化建设可以保证档案信息的及时性、准确性、适用性、完整性和经济性。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用工作量大，效率很低，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化，促进了诸多业务环节、各个职能部门之间的沟通与合作，减少了工作中的冗余环节和决策失误，在档案收集、处理、存储和输出等管理工作的准确性和速度上较传统的方式都有了很大的改善，管理人员的工作效率得到切实提高。3.档案信息化建设可以充分发挥计算机网络对信息资源综合和集成共享的优势。档案信息不再拘泥于服务的时间和地点，可以随时随地地为档案用户提供服务，档案信息的检索、流转、利用更加准确而高效，在档案信息服务的内容和方式上都提高到一个新的层次。4.档案信息化建设使档案检索、查询更为方便。档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁；在提供多种查询手段中，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息；在提供网上查询手段中，本单位的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

二、加强公路档案信息化建设的几点思考

1.加强领导、提高认识。加快档案信息化的建设,要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新,关键在于管档案的人,使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平,以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容,逐步构建起各地档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量。2.加大投入、增配软、硬件设施。要加快档案信息化的建设。首先要舍得投入财力,配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前各级档案部门的财力主要来源于各级政府,这就需要做大量的工作,引进资金加快更新改造的步伐。同时作为上级档案主管部门,也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法,在政策上给下级部门创造条件,使档案信息化建设加快发展。3.引进和培养现代化管理人才。提高人员素质,培养管理人才。积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件,但现代化设备要求管理人员必须有现代化素质。为此,一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修,提高档案管理人员的知识结构和整体水平。四要加强理论研讨,增进学术交流,提高编研水平。4.提高档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代,社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此,档案工作者必须具备较强的信息获取能力,不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者,而且要充分利用网络的便利和优势,熟悉网上的档案信息资源,引导利用者获得更多的档案信息。5.提高档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作者的一项基本职责,也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下信息量十分巨大,内容十分庞杂,档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力,对档案信息进行判断、鉴选、综合分析,从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分,为利用者提供优质的服务。

总之，档案信息化作为社会全面信息化的重要组成部分，是档案事业适应时展的必然选择，也是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，并在实践中不断发展和完善。公路档案信息化建设，在运作过程中更应该坚持量力而行，循序渐进、实用有效的原则，在运行模式上要探索一条符合我国国情和档案工作实际情况的新路子，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展。

作者:陈永群 单位:阿拉尔市公路管理处