高职院校档案信息化的问题及策略

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高校档案是记录学校日常事务及学校历史发展的重要方式之一，它不仅是学校真实的历史写照，更是衡量学校管理水平的重要因素。高等院校的档案管理作为我国高校教育事业的重要组成部分，在高校事业管理中的地位中不断的提升，同时为了更好地服务于学校事业的发展和建设，更需要加强高校档案的信息化管理。提高高职院校的档案信息化的管理水平对高校教育事业的发展有着重要的影响。

1现阶段我国高职院校档案信息化建设的现状及存在的问题

对于我国来说，现阶段高校教育事业的发展还不够完善，大多数的高职院校对档案的管理意识不强，档案管理的水平和条件较低，对档案信息化的建设方面也普遍存在着许多的现实问题有待解决。

1.1高职院校对档案的信息化建设不够重视

在高职院校的实际管理中，大多数的高校负责人对档案信息化的管理意识不强，他们往往招聘的档案管理人员都是非专业性质的员工，这些招聘到的档案管理人员很少的能掌握和了解档案管理的相关专业知识，这就导致了他们在对档案的管理中仍然重复采用传统模式下的管理方式的现象，这种只对档案进行静态的处理，而非对档案进行信息化的管理，造成了高职院校的档案信息化建设的落后。

1.2高职院校在档案信息化管理中所使用的管理设备准备不足

在高职院校的档案管理中，虽然会配制计算机、打印机等相关的电子设备，但对档案的信息化建设的要求来说确实与之不适应的，在实际应用中，这些落后的档案管理设备不能满足于档案信息化的管理和建设，而且，对于计算机的运用还停留在对档案的日常管理上，在使用计算机的信息化方法上还不够合理，这就导致了高职院校在对档案的信息化管理中缺少了硬件设备和专业技术的支持，不利于档案信息化的发展。

1.3高职院校档案信息化建设的管理制度不完善，缺少统一的标准和规范

首先，高职学院的档案管理工作并不像其他教学科目那样有足够的重视，对档案的管理来说，往往被学校看成是一个独立的管理部分，档案的信息化建设排斥在学校整体的管理建设之外，档案的管理制度不够整体和完善。其次，高职院校对档案的信息化建设中缺少统一的标准和规范，在管理和建设中有较大的随意性和综合性，很少的会去对档案管理进行统一规划和建设，造成了高职院校中的档案信息化管理和建设的混乱现象。

2高职院校档案信息化管理和建设的方法及对策

2.1加强学校的组织领导，注重档案的信息化建设

在高职院校的档案管理和建设中，学校的各级组织和负责人要加强对档案信息化的管理和重视，注重档案的管理对学生的学习作用。档案信息资源对于学校来说是不可或缺的可控资源，加强高职院校的组织领导，树立起重视档案的信息化建设的意识，这样，才能加大对学校档案信息化管理和和建设中人力和财力的投入，为档案的信息化建设提供良好的硬件条件和发展空间，才能让档案管理人员在自身的岗位中能积极的参与其中，做好档案的管理和建设工作。

2.2完善高职院校对档案管理建设的制度和机制

要做好档案信息化的管理和建设，就要建立统一的、科学的、规范的管理制度和工作机制，健全规章制度，明确责任制度，统一规范管理，只有这样，高职院校的档案管理和建设才能科学的运行和使用，保持档案管理信息化的安全性、规范性和完整性，使高校院校的档案管理系统有效的履行其管理职责。

2.3加强高校院校档案管理人员的建设，提高档案管理队伍的专业性和责任性

档案管理人员的素质水平直接影响到高校院校档案信息化的管理和建设，因此，高职院校要通过各种方法来加强高校档案管理人员的专业性，提高档案管理人员的管理素质。首先，学校要吸收专业的档案管理人员，建立一支高素质人才的档案管理队伍，及时调整和补充档案管理人员，确保档案管理工作的科学性和完整性。其次，高职院校要不断的增强档案管理人员的培训，创新档案的管理和建设的手段、方式，引进先进的管理方法，不断的更新和增强档案管理人员的专业知识，从分调动起档案管理人员的工作积极性，提高业务能力。

2.4加强高职院校档案信息化建设，创新管理方式

高职院校的档案管理和建设需要信息化管理的加入，推进高职院校档案管理工作中档案的数字化、网络化和自动化，是高校院校档案信息化的重要方式之一，因此，学校要加大对档案管理的资金投入，积极引进专业的、先进的设备和管理方式，建立专业的档案管理和建设队伍，充分利用现代计算机网络数字化技术，对档案中的信息进行整理、搜集和分析，从而提高高校院校中信息资源的充分利用，加强高校院校档案信息化的建设，创新管理方式，使得档案工作由传统的纸质化办公发展、实现无纸化的办公，真正做到现代化的办公，利于人们的使用和管理。

3总结

对高职院校档案进行信息化管理，是学校的一项基础性管理工作，利用先进性的信息化管理方式充分发挥出学校档案信息资源的作用，从长远的目光来看，是每个高职院校所必经的发展之路。因此，学校各部门之间要加强联系，统一规划，加大对信息化建设的重视和投入，从上而下的建设和管理好档案的信息化建设，为高职院校的整体综合管理和发展提供重要的支持。

作者:臧艳 单位:内蒙古电子信息职业技术学院