企业文化档案信息化论文

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如今信息化技术广泛应用，企业各项生产经营活动产生大量的电子化资料，作为记录企业历史，反映企业文化的企业档案主体形式已发生变化。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），要求“把档案信息化纳入本单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施”。因此，加强档案信息化建设是当前发展企业档案事业的重要手段，也是丰富企业文化、传承企业精神的客观要求。

一、企业档案信息化建设现状

（一）档案信息化建设不够充分

目前，企业早已普遍采用计算机等电子储存设备对文件资料进行保存，但这仅是档案信息化建设的初级阶段。缺少专业的电子档案管理系统、不能实现远程网络查看和借阅，以及文档一体化程度不高等因素，都会制约企业档案工作的高效管理和高水平发展，这将直接影响档案利用的效果。

（二）传统档案管理手段亟需变革

随着企业规模扩大，档案来源日益广泛，数量剧增，形式多样，如仍然“按照生成、积累、立卷、鉴定、归档、分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么结果很可能是很多工作还未来得及开展之前，电子文件就被更改甚至删除了，导致文件流失、失真等现象的发生。并且，还会造成重复劳动”。所以，面对电子文件便捷的形成和转移特性，传统档案管理手段日渐捉襟见肘，企业加快档案信息化建设势在必行。

二、档案信息化建设内容

档案信息化，是指应用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。以下将从四个方面介绍企业档案信息化建设的主要内容。

（一）基础设施建设

包括网络基础设施、系统硬件、软件、安全保障系统以及适合工作实际的终端、辅助设备。企业首先应搭建适合电子档案系统正常运行的环境。包括建立与企业规模、发展相适宜的中心机房，布局合适的安全保障体系，购置适合电子档案系统的服务器、存储设备、数据库管理系统，以及终端需要的计算机、扫描仪和数码相机等设备。

（二）数字信息资源建设

1、档案信息数字化是档案信息化的基础档案信息数字化包含两个方面：一是电子化办公直接生成的电子文件。二是指将以前“摸的着”的档案输进计算机，即“库存档案电子化”。2、主要内容和基本要求档案数字信息资源形式多样，包含文书、声像、科技、电子邮件、网页等，但不管任何形式的电子文件，其基本要求是齐全完整、标准规范。电子文件在保存时应采用唯一标识符、统一的命名规则，并设置、捕获元数据。3、具体建设内容文书档案电子文件应保存正本、定稿、公文处理单和彩色修改留痕稿,版面格式应符合《党政机关公文处理工作条例》要求，文件格式可采用OFD、PDF、PDF/A等格式归档。有条件的可对电子档案与元数据进行封装。声像档案应注意品质质量，照片类以TIFF、JPEG格式,像素不低于300万，录像类以MPEG2、MPEG4格式保存，比特率不低于8Mbps、录音类以WAV、MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。科技和专业类电子档案的图形类应以DWG格式归档，其它档案类型参照文书、声像类。

（三）应用软件建设

企业使用应用软件一般分为自行开发与购买，两者各有利弊。自身开发软件可能更适合企业需求，但对企业信息实力等各方面要求较高，普通企业无法实现。购买软件方便快捷，但一般需针对企业实际修改，进行二次开发，对档案和信息管理人员要求较高。无论采取何种方式，档案管理软件首先应能集成管理各门类数字档案资源，具备分类、编目、用户管理等基本功能。特别关注以下三点：一是系统的可操作性，避免繁琐；二是充分考虑档案室特点，区别于档案馆要求；三是考虑系统对数据真实性辨别，避免篡改。适用软件功能架构可参考基于OAIS(ISO14721-2012)模型设计，具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T29194-2012）。

（四）保障体系建设

1、经费保障企业档案信息化建设应从长远考虑，纳入企业信息化整体建设的规划，从而保证有适当的经费预算。2、制度保障包括各门类电子文件归档制度，人才配备、经费预算、系统运行管理制度,数字档案备份制度，机关档案管理部门、电子文件形成部门和信息化部门职责分工及奖惩制度。3、人才保障配备具有专业素养的专职人员，注重信息化培训，打通档案管理人员发展和进步渠道。4、安全保障参照信息系统安全等级保护有关要求，从系统安全、人员配备、信息技术等方面采取多种措施，建立档案信息安全保障体系框架和管理体制。

三、数字档案室是目前档案信息化解决方案

档案信息化建设是一个长期、系统性的过程，对于大部分企业来说，建立标准的数字档案馆相当困难。中办、国办《意见》中提出的“数字档案室”，是适合目前信息化条件下管理电子档案的形式。它的管理对象是以电子文件为主，重在规范，着眼于现实，可将其定位于信息化条件下档案室的先进形式。企业档案信息化建设应以此为重要节点，作为企业办公自动化与数字档案馆建设的“中继站”。四、企业档案信息化与企业文化企业档案客观记录下企业每个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。

（一）充分利用信息化特点促进企业文化

传统企业文化形式体现企业文化活力方面缺乏自身个性，员工主动参与企业文化机会有限。利用信息化手段可提供多方位企业文化展示，为员工建立多渠道企业文化感受。员工远程查阅档案，便捷高效，提高了工作效率，缓解了工作压力，有助于保持良好的工作状态，同时提升了企业办事效率；信息传播快速，焕发内部蓬勃朝气，有助于形成团结、有效的企业文化。另外，远程档案查询系统可供随时查阅信息，提高了管理透明度；利用档案影像资料制作内容翔实的企业宣传片，利用企业门户网站、档案管理平台企业管理实时状态，有助于展现企业软实力。因此，充分利用档案信息化管理的特色，将企业档案所承载的企业文化浸润到每位员工的日常工作，为企业文化提升提供前所未有的机会。

（二）档案信息化建设应随企业文化动态管理

档案信息化建设应紧密结合企业信息化与企业文化的发展，坚持技术与管理同步、理论和实际相结合。2009年公布的档案管理行业规则－《企业档案工作规范》（DA/T42—2009），将档案信息化建设作为企业档案工作发展的方向性要求。我们应充分认识到信息技术及其产生的档案是持续变化的，基于这一点，企业档案信息化建设应建立动态解决方案。同时，由于企业文化也是一个动态的发展事物，不同时期的企业文化，对企业档案管理方式产生作用。理顺企业档案信息化建设与企业文化发展的脉线，动态结合企业文化的走向，才能使企业档案信息化建设顺应企业整体发展的需要。信息技术的发展为企业档案管理带来便捷的管理方式，同时也带来新的挑战。在注重文化战略思想的时代，企业应加强档案信息化建设，紧密联系企业文化，充分发挥信息化条件下的企业档案对企业文化的有效促进作用，并以此全面推动企业档案事业发展。

作者:唐奕单位:中铁八局办公室