法院档案信息化论文

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一、吴中法院档案信息化的具体实践

2012年4月28日，江苏省档案局印发了《江苏省档案信息化“十二五”发展规划》，要求各市档案局、省级机关各单位，结合本地区、本单位实际贯彻执行。如今，江苏省法院系统已全面迈入档案数字化进程中，苏州市吴中区人民法院亦紧跟步伐，持续走在全省前列。2008年，吴中法院获得了江苏省第一批档案五星级称号，并于2010年顺利通过复查。为更好发挥档案资源服务审判、服务社会的职能作用，吴中法院于2012年全面启动档案数字化工作。一方面对库藏的历史档案集中进行数字化加工，建立数据库以备连网。截至2014年底，该院共扫描各类档案186492卷、314546册，对库藏所有经济、执行、行政卷宗和自2001年始所有民事、刑事卷宗进行了数字化扫描，顺利完成当前档案信息化建设的目标。另一方面对在办案件实现“即收即扫”同步数字化，以备办案过程中的查询利用和共享。扫描公司特派专员进驻档案科，书记员整理材料完成后直接交付扫描专员进行信息化处理，以保证信息档案的即时性，借查阅卷宗均实现电子化。该院的具体做法是：一是党组重视。吴中法院党组高度重视档案数字化工作，多次召开会议，听取汇报，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、办公经费偏紧的情况下，抽调人员充实档案科力量，拨出专款，优先保障数字化扫描工作。二是有序推进。精心挑选实力较强、工作经验丰富、具有相应保密资质的公司负责具体扫描工作，并督促该公司严格按文件要求备案；及时安排工作场地，安装现场监控系统，制定详细工作方案，签订协议，细化任务,落实责任；工作过程中加强督促检查，发现问题及时沟通解决，确保扫描档案完整清晰，挂接及时有效，实体及电子档案安全。三是齐心协力。档案科在坚持做好日常查档、归档工作的同时，强化分工合作，密切配合扫描公司开展工作，每天从库房调档、归档数百卷，并加派专员每日值班。法院网络部门积极提供技术保障和支持，扩大数据库容量，以保障档案数据的挂接。正是在如此条件下，吴中法院的档案信息化建设才得以迅速发展。

二、法院档案信息化建设的优势及存在的问题

相较于以纸质为主要载体的档案保存和管理，法院档案信息化建设有三大优势。第一，提高查询便捷度。档案数字化，是实现档案信息化的前提条件和基础。数字化资源存储于硬盘、光盘等数字储存介质上，其优势在于不易遗失损毁，复制、转移及查询方便快捷，大大保障了档案的安全度和使用便捷度。第二，提高档案利用率。法院档案的管理归根结底是诉讼档案信息资源的开发利用，建立一体化的档案信息化管理体系，把档案管理纳入局域网建设总体格局中，减少人力、物力、财力资源的占用，既便于管理，又能够实现资源高度共享，从而扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。第三，降低空间占用率。现在各级法院档案室均或多或少面临着库藏档案“爆满”的问题，随着微缩技术、扫描技术、光盘技术的运用，档案信息的储存量大幅提高，存储密度大大高于纸质档案，利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快，易操作。但在法院档案信息化实际操作中，也难免遇到一些问题。首先。法院干警“重纸质轻数据”的思想仍然存在。一些法院干警对数字化的档案存在抵触情绪，特别是一些工作年限长、年龄较大的干警，对于翻阅传统纸质档案的工作模式已然习惯，对数字化档案管理的接受度较低，有些甚至不熟悉计算机操作，仍旧要求借阅纸质档案，造成电子档案的“有而无用”。其次，档案管理软件本身开发尚不完善。应用于档案管理的软件还不成熟，其稳定性、实用性还有待加强，软件自身的程序问题造成档案的丢失、重号状况时有发生。再次，数据在不同系统中转录易出现差错。法院的数字化档案是在多个平台上产生，以江苏省法院采用的办公系统为例，档案数据由信息管理系统转入档案管理系统，或由办公管理系统转入档案管理系统，需要二次加工，再次录入难免出现一定比例的人为误差，不能完全确保档案的真实性和准确性。最后，专业数字化公司对法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院诉讼档案的扫描工作，大多由相关专业公司派驻员工进行数字化处理，这些员工精通数字化扫描工作，但对法院本身的工作全无了解，对纸质诉讼档案的形式及内容亦无基本概念，也会一定程度上增加诉讼档案数字化的错误率。

三、完善人民法院信息化建设的建议

第一，加强档案工作与使用人员的培训。一方面，根据信息化档案管理使用的新技术、新软件的特点，对法院档案部门人员进行培训，另一方面，对外聘的数字化专业公司人员进行法院档案基本内容、构成方面的培训。此外，要抓好档案的安全教育和维护教育工作，使档案调用人员在接受便捷的信息化档案服务的同时，树立档案安全负责的意识，已有扫描电子档的诉讼档案，均不再以实体借阅形式对外借卷，尽量降低档案安全管理的风险。第二，建立健全安全防范体系。积极应用先进的计算机技术，照片修复技术，电子信息回复技术，计算机录音处理技术等，为档案安全提供技术支持。切实落实异地备份制度，对有多套档案或档案复制件的，确保异地存放至少一套，以防重大灾害或事故对档案造成毁灭性损失。第三，加强财力和人力支持。要将法院档案信息化纳入法院信息化建设总体规划之中，从诉讼信息集成、服务审判一线的角度出发，统筹兼顾，相辅相成，互为作用。拨放一定资金专门用于档案安全维护，用以更新先进的档案保密系统，增加档案信息化软、硬件设备。

人民法院档案，真实记录了人民法院的审判、执行与行政活动，反映了人民法院审判工作及历史，是社会发展进程的宝贵积淀，是做好法院各项工作不可或缺的重要环节和条件。只有完成法院档案的信息化建设，才能使档案工作更好地为审判工作服务，更好地推动法院各项工作顺利开展，因此，完成法院档案的信息化建设是完全必要，也是必须的。法院系统要因地制宜地发展档案信息化建设，努力学习、调研其他系统信息化建设的成功模式，积极探索与自身发展相吻合，与国家档案信息化进程发展相协调，具有自身特点的法院档案信息化建设新模式。

作者:吴心言单位:苏州市吴中区人民法院