低碳经济档案信息化论文

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一、高校档案管理领域低碳信息化概念的提出及其必要性

档案信息化是指运用现代信息技术将传统的档案实物、文本，包括图片、文件、信函及声音资料等转化为相对应的数字信息，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。实现档案管理低碳信息化的必要性主要体现在节约资源、降低能耗、减少污染等方面。在我国实行可持续发展战略中，“低碳”理念的培养关系着我国未来能否持续有效的发展。同样，在档案管理信息化建设中，我们应该同样重视低碳的作用。走低碳发展道路，既符合当前气候环境合作的要求，也符合当前经济社会可持续发展的路径。

二、低碳信息化的三大原则

应开展档案管理信息化低碳制度的可行性研究，在档案信息化管理相关制度修订中，增加低碳排放的有关规定，使电子文件的归档、档案数字化、数字化档案的保管、传递、利用等工作都能实现有序、标准和规范，为推动低碳信息化做保障。

三、低碳信息化的实现路径

建设高校档案管理领域的低碳信息化，实现档案管理的可持续发展，要从不断改进档案管理现有的软、硬件环境入手，改进档案管理模式，实现建设效益化、管理低碳化、归档自动化、馆藏数字化、利用网络化。（一）建设的效益化。在档案信息化建设过程中，要从节约成本、提高效益等方面来考虑最优化路径的设计，系统评估、比较研究，达到事半功倍的目的。如在软硬件设备等的投入方面，要建立合理的资金投入预决算制度，加强各项经费管理，使每一分钱都发挥其最大效益，以有限的投入达到产出最好的服务效果和最大的利用者满意度。（二）管理的低碳化。引入先进、科学的管理理念，提倡“低碳管理”的理念和模式，提高档案管理的效益和水平，降低档案收集、整理、查阅、利用等日常档案管理流程中不必要的能耗。例如，档案查阅是档案管理工作的一项重要内容，查阅工作的难易取决于档案管理系统的合理布局。而改善布局的有效方法就是加强对查阅资料的统计分析，利用这些统计数据，重新设计档案利用的流向方式和分类布局。（三）归档的自动化。目前许多高校都在大力推进办公文件自动流转归档系统的建设，这较好地满足了不断增加的电子文件的管理和利用需求。但高校要归档的材料不只局限于文书性材料，还有大量的教学、科研、财会、出版等专门性材料，使得归档自动化的难度大大提高。应通过对电子文件归档管理办法与技术手段的研究，探讨高校OA系统与教学、科研、财务等业务系统信息的有效集成和共享在文件收集归档环节的应用，逐步实现归档工作的自动化，从源头上解决传统归档工作需要耗费大量人力、物力，成本高、效率低的问题。（四）馆藏的数字化。随着国内信息化工作的稳步推进，高校档案界对档案数字化尤其重视，但在此过程中，或多或少地存在着各种资源浪费，这种浪费大多是可以避免的。因此，在馆藏数字化方面，重点是要更新观念意识，采取积极的管理手段和技术措施，实施低碳、经济、高效的数字化。一方面，应通过归档鉴定、筛选等环节，对档案进行数字化的必要性研究，制定科学合理的数字化范围，确定需要数字化的档案材料；另一方面，通过对数字手段的规范研究，在数字化过程中采用无损、经济、高效的数字化及存储方案，将馆藏纸质档案转换成数字影像文档，实现“以文本为检索对象，以原稿图像为检索结果”的全文检索，这样既可以降低数字化过程中的资源消耗，提高资源利用率，同时也可以很好地保存纸质档案原件。（五）利用的网络化。档案信息的网络利用高度依赖于先进的技术手段，因此其重点和难点在于信息技术的突破。例如技术标准的统一、身份信息的网络认证、电子签章的有效验证、传输利用过程的信息保密、网络系统的安全保障等问题，这些都是开展网络化迫切解决的问题。通过对电子文件、电子公文查阅利用办法与技术手段的研究，改变传统档案利用方式；应用档案门户网站、档案信息化应用系统等平台，实现档案的在线网络利用，降低打印、复印纸张的频率。通过对档案信息资源与公共信息资源数据库的关系研究，构建起高校档案共享及远程利用系统，实现各高校之间档案信息的共享和传输，优化信息资源配置，以达到查阅利用高效化、低碳化的目的。

四、低碳信息化的保障措施

为保障低碳信息化的有效实施，就需要妥善解决观念、技术条件、安全保障等诸多方面的问题：

（一）观念意识创新。低碳视角下的档案信息化建设，不仅需要档案人员主动学习新的信息技术，熟练运用科技手段完成归档管理与服务利用工作，还需要档案人员将低碳意识融入到日常工作中，在开展信息化工作时切实做到低碳、高效。这就需要档案人员及时更新观念意识，本着低碳、高效的工作思路，科学、规范、创造性地开展档案信息化工作，做节能减排的有心人。

（二）信息化平台建设。在档案信息化应用平台建设方面，可循序渐进、分步骤、分阶段实施。早期可依托数据提取和系统对接等手段，集成和共享高校内部各业务系统信息，并建立起功能完善的档案门户网站及档案网络系统。中期以办公自动化建设为契机，开发集办公、流转、归档为一体的办公文件自动流转归档系统。后期则在突破技术瓶颈的情况下，建立起以网络利用为目标的档案信息资源数据库，如智能数字档案馆。

（三）网络安全保障。档案信息“生存”于计算机硬件、软件和数据库系统共同组成的有机系统中，因而计算机硬件及档案网络系统等成为影响档案信息安全的技术因素。针对网络安全所采取的措施应是全方位应对各种不同的威胁的措施，包括安全设备、病毒防范、网络技术等各个层面，并在档案信息管理中，做到制度到位、技术到位、人员到位，有效保障网络系统的保密性、完整性、可用性。

作者:黄文凤单位:广东财经大学综合档案室