系办公室行政管理工作探究

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摘要：独立学院二级管理是西安交通大学城市学院在十几年的发展中摸索出来的工作制度，对于促进院系的工作效率发挥了极大的作用。在二级管理体制下，系办公室的工作量加大，需要系办公室人员进行有效的协调与组织，以保证各环节的有效衔接。本文基于此，对于二级关系体制下，系办公室的相关工作进行分析，以期对今后的工作有所助益。

关键词：独立学院;二级管理;系办公室

自最早的独立学院成立算起，经历了将近17年的时间，期间各大独立学院不断摸索自身发展的出路，对发展中出现的政策与环境的变化做出相应的调整。笔者所在的西安交通大学城市学院自2004年成立以来，也摸索出了自己的发展模式。目前我院实行的是院系二级管理机制，在此机制下赋予系教学秘书较大的活动权限，同时也给予了较强的任务量。笔者作为管理系办公室主任，主要从自身工作重点出发，对工作所涉及行政考勤，考核制度，青年教师培养，员工职称职级评定，员工心理健康关注等问题进行简要分析，以期促进工作的更上层楼，对于我系乃至相关部门有所助益。

一、系办公室行政管理问题分析

笔者自2007年进入西安交通大学城市学院，从系办公室基层开始做起，于2015年晋升为管理系办公室主任，对于办公室承担的巨大责任，作为办公室主任责无旁贷，对于工作过程中的成绩与不足也略有思考。总结起来，以上述五方面作为契入点进行一下分析。1、行政考勤流于形式。学院制度要求各系建立考勤制度，我系制定了相应的考勤表，在执行过程中大部分员工还是具有一定的自觉性，部分员工对此具有一定的抵触情绪，认为大学本应是宽松、自由、开放的一种氛围，对员工特别是教师限制的太死。这种思想不仅仅是个别教师的思想问题，流于形式的考勤也不仅仅存在于一个系，对此我们应认真思考解决之道。2、考核制度有待完善。学院经过十几年的发展，管理制度处于不断完善中，然而独立学院毕竟才发展十几年，管理制度的经验积累不足，队伍年轻化也缺乏相应的培训，考核制度实行一刀切，没有考虑各系的具体情况，比如没有区分文科系与理科系的差别，文科系也分经管与人文、艺术的差别，理科系也分计算机与机械、能动等的差别，对于工作考核的差别应具体情况具体区分，这一点我们做得还不足。3、教师接力存在断层。管理系作为西安交通大学城市学院的大系，学生数量是最多的，特别是会计、财管专业对师资的要求较高，而我系主要是老教师挑大梁，虽然近几年引进了一部分青年教师，老教师也在不断地指导青年教师，然而我系缺乏中年教师这一队伍，未来几年老教师面临退休，青年教师成长不足，无中年教师能够挑大梁，这是我系值得思考的地方。4、员工职称评定材料不足。职称评定对于员工队伍的稳定以及员工工作积极性的提升具有重要意义，而无论是行政还是教师，在职称评定过程中除了需要较强的工作能力，还需要一定的科研能力，我系员工的弱项便在于科研能力不足，导致评定职称过程中科研这一项弱化了整体实力。5、员工心理健康辅导有待加强。我系学生较多，任务强度相应也较大。这给我系员工带来了极大的心理压力，对于维系员工的健康带来极大挑战，抱怨情绪时有发生。这与办公室组织员工集体活动、分担员工工作量以及考虑员工生活等方面具有一定关系。

二、政策建议

系办公室教学管理工作的好坏，承接着系教学、行政质量能否顺畅展开的重任。对于工作中的问题及不足需要进行不断的改进，方可化解危机，使工作正常运转。针对以上问题，笔者提出以下几点建议，以供探讨。1、考勤宽松有度，区别对待。“一刀切”的考勤制度，不具备大学的“人文情怀”，需要具体情况具体对待。比如对于老教师，可以考虑无考勤制(但是重要会议需要参加);中年教师可以实行减少考勤日期，提升其对于单位的认同感;青年教师实行严格的考勤制，以规范其行为，待职称评定升级以后可放宽限制，以促进其追求上进之心。2、考核制度适度放权。在学院制定粗略的考核制度的基础上，给予各系根据自身情况制定考核制度的权限，经过院系共同协商论证，积极听取基层师生意见的基础上再予以定稿实施，以提升各系的工作积极性，形成“百家争鸣”的高校学习、工作氛围。3、建立起教师层级队伍。引进各个年龄层次的员工充实教学、行政队伍的同时，完善老中青的结构搭配，避免“顶梁柱”的缺失，实现阶梯式的员工培养制度。对于员工的引进，要“不拘一格降人才”，避免单纯的以学历为主，在保证最低限的基础上，广纳人才，提升整个院系的教学、行政水平。4、促进员工平衡发展。在不断提升员工工作效率的同时，关注员工科研水平的提升。在工作中学习，在学习中提升，将所学与所思形成科研成果，既可以促进学院的发展，也可以促进自身的提升，相得益彰。这对于员工的工作效率的提升以及忠诚度的提升，具有积极意义。5、关注员工身心健康。工作效率的提升离不开员工身心健康的维系。在工作中遇到的诸多不顺，需要办公室相关人员予以适当疏导，给予其表达意见的途径，对于员工提出的问题，系秘书需进行相应的处理，以促进问题的解决。系办公室承上启下的作用需要其工作人员具有一定的耐心、细心以及关心，只有做好系工作的“好管家”，系这个机体才能有效运转。总之，二级管理体制下的系办公室行政管理工作繁杂，任务重，只有不断地相互学习、总结经验，才能更好地实现院系工作的有效衔接，保证各项工作的有效运转，最终实现集体力量的最大化。

作者:许玮玮 单位:西安交通大学城市学院

参考文献:

［1］高雯蕙．独立学院教学管理探析［J］．中国校外教育(理论)，2011(z2)

［2］黄旭强．独立学院教学管理制度设计问题探析［J］．教育教学论坛，2012(19)

［3］玉素萍．独立学院教学管理制度伦理困境分析———兼论独立学院内涵式发展［J］．文教资料，2014(4)