当代企业行政管理职能思考

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1企业行政管理的职能定位

行政管理，可以说是一个组织的中枢神经系统，企业的行政管理系统在企业中起着操控全局的作用，行政管理系统是整个企业管理的一个缩影和窗口。在企业中，行政管理是以总经理为最高领导，由行政副总分工负责，由专门行政部分实施操作，企业分支机构和各个部门的方方面面都有行政管理的存在，它是一个完整的网络和系统，是领导和各部门、员工之间沟通的重要途径。企业行政工作面很广泛，负责企业从内到外、由上到下各方面的沟通和协调，管理的广度和深度涉及到一个企业运作的全部过程和企业内外部管理的细枝末节。企业行政部门担当着实施和执行公司各项决策的执行官角色。企业行政管理在企业中有4大职能：管理职能、协调职能、参与政务职能和服务职能。

1.1管理职能

企业行政管理在企业的管理策略、企业精神、经营策略、企业文化和人力资源等重大问题上应起到相应的管理作用，在企业日常经营、人力财务管理和企业形象展示等一系列关于企业发展问题上，起到管理、分配的作用，在实际工作中贯彻落实企业各部门的工作，并进行监督管理。企业行政管理到对企业内部其他系统具有统一管理的作用。

1.2协调职能

企业行政管理工作，不能单一的以传达领导命令和完成事务性工作为满足，更不能凭借自己在企业中的独特地位对其他系统和员工随意指挥，以权压人。企业的行政部门应主动做好上级与下级，各部门之间，企业内、外部的沟通工作，要利于上、下级之间的了解，做到步调一致，在充分沟通的基础上起到协调作用。有思想和有经验的企业管理者应充分认识到，只有协调才能出效率，协调才能出效益。

1.3参与政务职能

企业行政管理要协助领导者制定和实施决策；收集、整理、提供各种信息和资料；掌握和研究有关工作的方针、政策；提供各种决策的方案和建议。企业行政管理是为领导决策和领导工作运转服务的，是领导的参谋和助手。

1.4服务职能

服务是行政管理的实质意义。企业行政部门应该认真细致做好行政日常事务，考虑公司未来长久的发展战略，研究企业国内外市场形势，探析企业的组织构架，确定和保证企业的经营方针顺利实施，为解决企业重大问题提供服务保障。行政部门要甘于做幕后的英雄。服务于企业才是行政管理工作之根本。不能夸大和显示自己的存在，更不能凌驾于别的部门之上。企业行政管理部门在企业中姿态要放低，做事低调，不能趾高气扬，需踏实做好行政服务。

1.5检查监控职能

在企业方案开始实施直到企业目标最终实现的整个过程中，企业行政管理部门需要随时检查参与方案各个部门及工作人员的工作，监督方案实施的情况，并将现阶段完成情况与原制定目标相比较，了解方案进行的速度和面临的环境，及时的对制定方案采取调整和管理措施，保证最终目标得以实现。

2企业行政管理的特点

2.1企业的行政管理是非独立的

企业的行政管理和政府的行政管理是有区别的。从政府体系来看，政府机关的存在目的就在于实施行政管理。这种政府性质的行政管理给人一种为了管理而管理的印象。企业行政管理的基本要求是，必须时刻着眼于为企业的经济利益服务。企业行政管理根本目的是为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。虽然我们不能直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为，但是企业的行政管理还是比较直接地与企业的经济效益相联系。企业行政管理，要根据企业的实际情况出发，需要经常变革、变通，具有很强的灵活性。企业行政管理部门要调动企业员工的创造性和积极性，通过合理调配和利用企业的各项资源，增强企业的活力和核心竞争力，加快企业的发展。

2.2具有权威性和及时性

企业行政管理的有效性，是建立在企业内部组织机构的上级权力与权威基础上的，上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。企业行政管理担负着企业一些相关制度的制定、修改和执行等工作。企业传达指示，并保障决策正常运行的前提是企业行政机构相应的管理权力及权威。现代企业行政管理的有效性也要取决于上级权力运用是否得当和下级的是否服从等因素。企业行政管理用直接的手段和方式调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动，其下达的命令、指示具有较强的针对性，同时又配以对违抗管理的惩罚措施，所以能迅速发挥作用。因而，在企业大量日常性经营处理及人事处理中，或企业遇到突发事件以及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。

2.3企业行政管理的实际性

企业行政管理工作中，要尽量避免表面文章和形式主义，减少不必要的繁文缛节，比政府的行政管理更注重内容和实质。企业行政管理要对其所管理内容的诸多制度、程序、形式、环节、文件、图表等进行适当调整和删减，使其适用于企业的实际情况和需要，变得更为实用、便利。

3企业行政管理的作用

3.1有助于强化现代企业的市场适应性

企业行政管理有助于强化现代企业的适应能力，在现代企业发展中发挥着服务和保障的作用。改革开放以来，企业行政管理对我国企业的健康发展具有举足轻重的导向作用。企业在发展过程中，通过企业行政管理制度和方法，可以努力打造学习型企业组织，强化企业成员的学习能力，提高成员学习的积极性，使成员主动参与学习先进管理理念、经营理念和科学技术，并将其转化到企业的生产和发展中去。

3.2为企业构建良好的内外部环境

企业在发展过程中会遇到一些困难，企业的成员也会在工作中产生思想和实际上的一些问题，企业的上、下级沟通也会存在不畅通的情况。同时，企业也需要同一些政府管理部门打交道，以争取更多的资金和项目；也要面临市场环境下的激烈竞争。这些因素，都有可能影响企业的稳定和健康发展。而企业行政管理的作用，就是要努力同政府部门或别的企业等影响企业发展的外界因素打交道，为企业争取良好的外部环境，为企业制定适用的发展战略，增强企业的竞争力，并且通过发挥企业行政管理体制的作用，解决上下沟通不畅的问题，保证各个环节平稳有序的进行。解决企业成员面临的思想问题和实际工作困难，为企业发展创造优良的内部环境。

3.3有利于实现现代企业发展的总目标

企业行政管理通过组织计划、合理调配资源，采取具体有利措施，积极调动企业行政管理人员，针对各项行政和生产措施进行监管、控制与调整。企业运作中，为保证企业发展目标的顺利实现，要运用一定的行政手段把企业内部连结成一个有序运行的有机整体，并有效地组织企业生产经营活动，协助企业完成最终目标。

4对企业行政管理几点建议

4.1建立完善的企业行政管理系统企业行政管理体系的构建应包括权力体系、技术体系和事物体系3方面内容。企业要从行政管理的目标开始，到行政权力的合理配置，再到行政技术手段的采用、从行政理念的提出，到具体行政作为的表征，来构建整个行政管理系统。企业行政管理系统要建立完善合理的行政构架，要细化各部门和各岗位的工作，对其权责加以明确，确保企业命令和员工意见上传下达通道畅通。企业行政管理部门要强化自身管理，学习企业管理中科学管理方式，适用于行政管理的可以加以引用，构建合理的符合当前现代企业模式的行政管理系统。

4.2建立健全企业规章制度

现行的企业行政管理，缺乏能为之依托的系统的规章制度，在企业各部门中责任分工不够明确，而企业领导层做决策时也是无章可循，缺少科学的考察和调研程序，这些弊端会打击员工的主动性和创造性。健全并创新行政管理规章制度，也是行政工作人员必不可缺的一项重要任务，要充分的按照企业组织结构设计，完善企业的规章制度，建立创新体系等一系列具有可操作性和可行性规范化的行政管理制度，要让行政命令有法可依，有规可循，使之适用于企业的生产状况，增强企业行政管理的调控职能，发挥行政管理的主体作用，提高行政效率，为完成企业利润目标保驾护航。

4.3充分挖掘企业高层行政人员潜能

行政管理的主体是行政人员。现代企业对人力资源管理重要性的认识已经达成共识，在企业管理中，也要把人力资源放到比较重要的位置，并在制度方面做出详细的安排。由于企业行政工作的要求，因此，对行政工作人员要求更是复合式的，企业行政人员的素质应高于普通员工，企业行政领导素质的提高，可以提升企业管理的有效性。国外许多事实已经证明，一个没有能力和业务水平的企业家，是可以搞垮一个企业的。现代企业对于行政系统中的高层领导潜能开发是相当缺少的，在企业中，应该建立相应的领导培训、激励机制，结合人才培养和奖罚评价建立科学、有创新意识潜能的领导团队。

4.4建立完善行政评价激励机制

绩效评估是推进和强化行政管理，提升行政效能的有效手段。企业行政管理部门应该根据其自身的企业特性、员工岗位特征、组织文化等情况，制定和完善符合企业发展，具有一定管理效率的考核评价体系和激励机制，绩效考核要具有公正性，不能生搬硬套别的企业的一些人力资源管理模式，那样会造成考核指标不合理，考核制度不符实际等情况。不仅要重视对企业员工的物质激励，更要加强对员工的精神激励，要建立其精神激励和物质激励相互挂钩的激励模式。

总之，现代企业参与社会化生产及市场竞争的客观要求企业要强化行政管理职能，推动企业在现代市场经济体制中良好运行，促进企业行政管理的多元化发展，随着人类物质文明和精神文明的发展，人文精神成为社会发展的推动力。选择符合现在市场规律的一种新型人文管理模式，不仅要提高企业行政管理手段和艺术实用性，同时还要在管理中重视人的智慧、创造力及主导作用，从而形成企业发展的整体合力。新形势下，建立完善现代企业行政管理制度是一项系统工程，加强企业的行政管理职能和作用，对于推动企业科学和可持续发展具有重大意义。

作者：张鑫工作单位：西南交通大学