院校行政管理自动化模式

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高校行政管理就是对高校人力、财力、物力、时间和信息等各方面资源进行合理、优化配置，把握学校的建设发展方向，维护系统的正常运转［1］。随着知识经济时代的发展，高校教育面临着良好的发展机遇，高校的管理体制面临着严峻的挑战。高校的知识创新和自身发展任重而道远，具体涉及到学校的教学改革、学科建设、师资建设、人才培养模式、基础设施建设等多个方面。高校行政管理水平是衡量高校综合办学水平的关键指标，研究如何提高高校行政管理水平及行政工作效率，是加快高校全面、综合发展的必经之路［2］。

然而，现阶段高校行政管理涌现出大量问题。首先是管理理念的滞后。一直以来，人们对管理工作的认识简单化，认为管理就是权力的运用，强调部门利益为先，缺乏全局意识和整体意识;将应付检查和达标作为行政工作的目标，缺乏创新意识。这些陈旧的管理理念导致了教学管理与行政管理的不协调以及工作作风的繁冗拖沓。其次是不合理的内部组织结构。高校内部管理主要以机关行政模式为主，机构臃肿重叠现象严重，缺乏有针对性的监督机制，学术权力行政化、政治化，行政责权不分，缺乏团队合作意识。第三是不和谐的管理机制［3］。目前，高校行政管理的运作机制仍然不够完善，缺乏公平透明的人才引进机制，行政管理队伍的整体素质受到影响;缺乏科学的退出机制，机构组织的效用无法提高;缺少合理的激励机制，影响了高校行政管理人员的工作积极性。此外，落后的信息化水平也是高校行政管理的一大问题。我国许多高校在建设办公自动化方面只注重硬件的建设，忽略了软件资源的优化，各部门、各系统之间缺乏统筹安排，系统兼容性不高，资源共享效率低，造成了资源浪费现象。这些问题严重阻碍高校行政管理水平的提升和办学效益的提高。

一、工作流管理技术概述

工作流管理技术是一种以过程建模和过程管理为核心的技术，它能够将人工和机器的行为相结合，与应用程序和建模工具进行交互，最终能完成业务过程的自动化处理［4］。这种技术可以与其他系统有效地结合，提供业务流程建模、管理和控制的功能，实现符合组织需求的各种业务管理目标，如资源规划系统、电子政务、办公自动化系统、客户关系管理系统、项目管理、供应链管理等，实现政务公开、行政办公流程优化重组。工作流管理技术正在飞速发展，广泛应用于不同的行业。而工作流管理技术能够得到广泛重视的一个重要因素，就是它基于自动化程度(人工操作、半自动化、自动化过程)的不同实现规范化、高效率业务管理功能。工作流管理系统的体系机构和参考模型以1993年成立的工作流管理联盟(MFMC)给出的定义为主(如图1所示)。图1中，通过过程建模工具生成过程模型，引用组织机构模型数据解释过程模型，工作流引擎可以发送请求消息获得工作流控制数据，通过对其控制辨别每个过程的状态。系统根据工作流相关数据确定过程和环节的转换条件，对工作流控制数据加以护，通过工作流应用程序对相关数据进行修改、增删。用户可以通过界面调用工作流应用数据，与任务表进行交互，进而完成具体的业务功能的更新。图2中接口1是包含工作流引擎的工作流执行服务和过程定义工具之间的接口，主要对工作流模型进行解释、读写和访问;接口2是包含工作流引擎的工作流执行服务和客户应用之间的接口，用于对客户应用和工作流执行服务之间的访问方式进行约定;接口3是包含工作流引擎的执行服务和直接调用程序之间的接口;接口4是包含工作流引擎的各个工作流执行服务之间的相互操作接口;而接口5则是工作流执行服务和管理工具之间的接口。

二、工作流管理技术在高校行政管理中的应用

在高校行政管理信息化建设过程中，工作流管理技术可以用来组合已有的各个离散系统，充分实现资源共享、业务流程优化、提升行政办公效率。具体将高校行政管理中的各个子系统(资源规划管理系统、客户关系管理系统、电子政务系统和财务系统)整合到一个大的综合行政管理系统中，层次结构模型分为客户应用层、工作流、业务管理逻辑层和数据服务层三个层面，该层次结构模型如图3所示。图3中，客户应用层可使用可视化建模工具设计客户端界面，在Web浏览器下根据用户的权限分为管理员界面和普通用户界面，在限制信息显示范围的同时设计动态页面表现。工作流、业务管理逻辑层是供客户应用层随时调用的中间层，通过服务器端脚本创建web页面，使用组件对象模型(TheComponentObjectModel，简称COM)组件与工作流引擎交互。主要由包含COM对象的工作流引擎和业务组件组成，通过调用权限工作流根据权限执行服务COM接口，解释工作流建模工具定义的业务流程，集成工作流组件，对业务信息进行处理。数据服务层包含工作流数据和应用数据，为工作流、业务管理逻辑层提供相关数据来源。这三层结构模型将业务组件和工作流引擎集中到中间层，把工作流执行服务从用户界面和数据服务中分离出来，减少了系统维护和管理的费用。

在此基础上即可设计一套高校行政管理系统，其结构如图4所示。图4中，高校行政管理系统分为应用层、基础平台和网络层三层。应用层由业务系统、对外服务系统和统计分析决策支持系统构成，面向政务工作的应用框架;在基础平台中，可以实现跨平台的消息通信、事件管理和流程控制，协同工作、智能短信、智能邮件等以及对数据资源的访问、提取、转换、过滤和综合;网络层则主要是软硬件基础设施，包括核心安全网、信息服务网和内部安全网。这三个平台还必须有完善的安全体系作保障。由此可知，工作流管理技术可以实现业务过程建模、分析、优化、管理和控制，实现行政办公业务流程的优化，初步实现高校行政管理自动化。但是，目前我国有关工作流技术的研究尚未形成规模，研究方向还停留在解决工作流技术基本理论中存在的问题，研究工作流模型及其语义表现形式，未从利用工作流技术探讨提高行政管理系统效率的方法和可行性。所以，今后的工作重点应转向工作流技术在行政管理业务流程优化和信息系统集成中的应用。在高校行政管理“硬件”系统实现集成优化的前提下，要切实提高高校行政管理效率，进而提高高校办学效益，就必须同时对当前高校行政管理的“软件”方面进行改革与创新。

三、高校行政管理创新对策

(一)更新高校行政管理理念，创建服务型行政管理模式1938年，德国行政法学家厄斯特•福斯多夫率先提出了“服务行政”的理念，此后建立服务行政成为相关学者、行政管理人研究的重点。具体体现在:创新行政管理体制，增强行政适应性，使之与组织对行政服务功能的不断变化的要求相协调;组织不断实现为群体利益服务的行政权力;将行政由权力的载体过渡为为群体组织提供服务的实体，实现“管理型行政”向“服务型行政”的转变。加强高校行政部门的服务职能，应该通过下放高校行政管理自主权、改革高校后勤社会化制度、改革人事制度和分配制度、建设现代大学制度等方向来实现。

(二)构建基于知识管理的高校行政管理模式20世纪80年代，彼得•德鲁克首先提出了知识管理理论。该理论包括对知识进行管理，并对与知识相关的各种有形资产和无形资源进行管理，涉及资产、产权、人员、知识组织与服务的全过程、全方位管理，包括知识开发、分类、加工与共享。知识管理理论是一种创新管理理念，以人本思想为核心，将知识的经济形态进行创新，重视知识的开发和共享，重视人才储备和知识运用，建设具有凝聚力的组织文化，将思路集中在领导方式的转型。高校行政管理模式应着眼于促进知识交流与共享的相关技术手段的充分应用，并在高校行政管理体系中应用学习型组织理论。

(三)加强质量管理意识，提升办学效益最先提出全面质量管理理念的是朱兰和费根堡姆，他们认为，为了适应市场要求，不能只注意个别部门的活动，还需要对所有职能部门覆盖的质量活动进行策划。换言之，质量管理就是在工作过程中确定质量标准、目标和职权，通过质量体系中的策划、控制、保障和改进来实现全面管理活动。我国实行全面质量管理(TQC)始于1978年，目前在理论和实践上都有了较快的发展，但仍然有待进一步探索、总结和提高。高校应当充分借鉴和学习现代质量管理的理念，增强高校行政管理人员的质量管理意识，在“质量工程”推进过程中逐渐提炼并形成有高校自身特色的核心价值观，建立符合高校实情的质量文化，并将存在借鉴可行性的某些质量管理体系运用到高校行政管理业务过程中，为提高高校行政管理效率建立切实可行的评定标准和控制措施。只有这样，才能在当今世界激烈的竞争环境中保持和提高高校自身的核心竞争力。

总之，高校行政管理办公自动化建设是一项长期的、庞大的系统工程，应该以全面、整体规划为基础进行合理设计，分步实施。由于个人能力和时间有限，以上仅从思路和模型上进行了工作流管理技术在高校行政管理自动化中的应用探索，其他工作有待进一步研究。另外，高校行政管理自动化研究还可以充分利用电子政务、办公自动化系统理论及相关技术进行完善、改进，使整个高校行政管理系统充分实现资源共享、高效率办公，为高校的核心竞争力的提升提供必要前提。