企业行政管理信息化发展思索

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一、引言

信息化的革命正在全球的各个领域和角落生根发芽，并为其所在的领域带来前所未有的改变。它深深地影响着人们的生活方式，工作方式和思考方式，并使其深刻地感受到信息化建设的必要性和紧迫性。行政管理作为一门传统的学科，在国际信息化的发展浪潮中，应该充分利用现代化信息技术和资源，逐步提高管理效率和水平，以便更好地为快速发展中的社会提供服务。企业行政管理应着眼企业信息化的发展的需求和趋势，推进信息化建设，使其成为企业发展的强大推动力。

二、企业行政管理信息化的发展阶段

我国企业行政管理信息化的发展经历了三十年的发展，根据发展过程中标志性技术的应用，大体可以划分为四个阶段：

1．单机用户使用阶段：在信息建设方面，从上世纪80年代初开始，受西方发达国家计算机应用的影响，不少企业纷纷购置计算机。但当时的计算机只能起到打字和辅助部分管理的作用。这一阶段的计算机利用率低、信息化程度低，但在当时的历史条件下，计算机仍然发挥了不可替代的作用。因为任何企业信息化的发展总要经历从萌芽到不断发展壮大的过程。

2．企业局域网建设使用阶段：从上个世纪90年代初到90年代末期，随着企业内部信息共享的需求以及国家信息化建设的步伐的加快，许多企业纷纷开始组建局域网，在局域网内从文件的共享使用到软件和硬件的共享使用，逐步进入了企业内部信息的共享使用阶段。

3．企业广域网使用阶段：从21世界初开始，许多企业纷纷将自己的局域网环境扩展到广域网。从局域网发张到广域网，从C／S软件结构发展到C／S和B／S共有的混合软件结构，实现在Internet范围内使用软件和共享信息。OA（办公自动化）ERP（企业资源计划），企业电子邮箱系统等系统纷至沓来。在这一阶段，各个企业的信息化程度不断提高，各种系统的应用越来越多，企业的信息化项目开发和维护人员越来越多，设备资金投入越来越大。网上办公系统等得到了不同程度的应用。企业正在逐步实现硬件系统与信息管理软件系统的集成管理。

4．信息的智能化、自动化管理阶段：信息化的发展终将把人们从复杂系统维护和重复性的管理决策工作中解脱出来，从而将更多的经历投入到产品研发生产和经营方向等决策中来。企业的信息化工作者感受到了企业行政管理信息系统逐步向智能化和自动化的方向发展趋势，正逐步沿着这一目标不断努力。

三、信息化赋予企业行政管理工作的新特点

信息技术的发展给企业的经营管理带来了信息化、自动化、流程化、网络化、柔性化的特点。

1．信息化。表现为信息收集的数据库化，信息处理的电子化和计算机化，信息传递的标准化和实时化，信息存储的数字化，信息自身的商品化等。因此，条码技术、数据库技术，电子订货系统、电子数据交换等先进技术在企业经营管理中正得到越来越普遍的应用。

2．流程化。其对象是企业中已经存在的一定的工作流程，相应的基于流程管理的电子工作流程管理系统。

3．网络化。通过先进的通讯网络使企业的各项业务活动、各个组织部门互相连通，及时向核心部门反馈信息。例如宅急送公司采用了全球定位系统可以随时掌握货物的流向。

4．柔性化。企业管理好坏最重要的评判标准不仅仅是成本和利润，而是客户满意度，柔性化正是为实现以顾客为中心的理念而提出的。20世纪50年代，推出了弹性制造系统（FMS）、计算机集成制造系统（CIMS）、制造资源系统（MRPII）、企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）以及供应链管理（SCM）的概念和技术。

四、企业管理智能化的必然趋势

近年来，各种企业管理软件的发展，确实提高了企业管理的信息化、数据化、网络化水平，提高了各种专业管理工作的准确性和科学性，但是还没有带个企业经济效益的普遍提高，没有带来企业管理的革命性变化。智能化管理技术是在提炼总结计算机网络时代成功企业管理做法的基础上，超脱各个企业的具体环境和具体行业而形成的一种新的管理技术。它的推广应用有可能带来企业管理的革命性变化，带来企业效率的普遍提高，是企业管理技术发展的基本方向。并不是所有被称之为智能商务或商务智能的软件都是智能化管理技术。目前大多数智能商务软件所代替的主要是重复性的数据处理和数据交换工作。ERP系统在国内外应用的成效不明显的一个重要原因就是它只代替了企业经营中具体的操作性业务，但并没有将整个数据分析处理的水平上升到企业决策和管理所需要的程度。智能化管理软件解决的并不是重复性的操作性管理工作，这些问题已经和正在有ERP、CRM等各种操作性、专业性管理软件解决。智能化管理技术要解决的是各种重复性的逻辑推理、分析判断等决策性问题，这些问题是解决企业生死、效率和效益的重大问题，是企业管理者、决策者的智力和脑力劳动。智能化管理技术不仅仅局限于企业的某一专业管理领域，凡是需要人们重复进行脑力劳动、需要凭知识、凭经验决策的地方均可以开发和使用智能化技术。

五、企业文化不知不觉进入信息文化时代

人类文化的发展经历了过去的三个阶段：即语言的产生和形成、文字的产生和形成、活字发明和印刷，现在正逐步进入第四个阶段，即逐步进入电子信息文化时代。电子信息文化改变了传统的工作方式。电子信息文化冲破了时空限制，改变了传统的工作方式。主要表现如下几个方面：

1．通过办公自动化、ERP等软件可以实现网上办公，借助于无线上网的笔记本电脑、平板电脑、智能手机等随身携带的终端设备，只要在网络信号覆盖的任何地方、任何时间均可上网办公、处理事物。也就是说，办公地点不固定在办公室，而是在网络覆盖的任何地方。这是一种工作方式的改变，是一种电子信息文化的渗透，这种改变给予企业职工的是工作方式更为方便、工作效率极大提高、工作时间十分灵活，工作时间缩短了，工作成本降低了，实现了家庭办公、旅游办公、白天休息晚上办公等等。这种崭新的工作方式，传统的手工管理是无可比拟的。

2．网上会议、电子商务、电子政务将会得到普遍应用。对于企业的行政办公来说，上级公司与下级公司可以实现网上会议，逐步实现基于电子商务的资金流、基于协同工作平台的信息流，彼此之间实现广泛的互动。

3．可视电话、可视聊天随着网络传输容量的增加将会得到进一步的发展，现可方便进入家庭。网上点播电视、远程教学、远程医疗、电子图书馆、电子博物馆将逐步进入家庭，成为人们日常生活、学习、康乐的重要组成部分。总之，电子信息文化将彻底改变人们的工作、学习、生活和人际交流的方式。使人民身居家庭，可漫游世界。使人们工作效率更加快捷，人际交流更加方便、生活质量更加提高。

六、结语

行政管理信息化属于企业信息化范畴，伴随着企业信息化应用的广泛，行政管理工作逐步实现信息化智能化是必然趋势。信息化条件下的行政管理，将是一种全新的管理模式，从而实现“办公网络化、管理一体化、决策科学化和社会发展现代化”的综合目标。行政管理信息化在其中将发挥重要的作用。