行政企业专车管理制度探讨

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摘要:行政管理是企业运营过程中不可或缺的一部分,而企业的专车管理制度又是企业行政管理中的重要组成部分,与企业的日常发展密切相关。而当今社会,在互联网思维的春风沐浴下,该如何革新以互联网思维为基础的企业专车管理制度,是值得我们深入思考的问题。笔者结合行政管理的重要作用和社会形式,从企业实际出发,对企业专车管理制度提出了如下的思考。

关键词:行政管理;互联网思维;专车管理制度

就目前来看,行政管理在企业发展中的作用不容小觑,而专车管理制度制度作为企业行政管理中不可缺少的一部分,具有广泛的发展空间和深远的研究意义。

一、企业行政管理概述

1.行政管理的概念。企业行政管理是企业管理中不可缺少的构成部分,也是企业参与市场竞争的客观要求。总的来说,企业行政管理是依靠企业的行政组织,通过行政渠道对企业进行管理采取的某种手段和措施,主要包括以下四个方面。首先是对企业未来发展内容的规划,即企业整体的管理内容进行规划和确定目标,然后再对目标进行定向发展。这个过程需要企业管理具有充分的针对性和有效性,以便对企业面临的发展内容进行评估规划,打下行政管理的基础。其次是组织工作。一个发展良好的企业,必定有一个良好的企业组织结构。因此,企业中的每个员工都应该以各自的技术特点被分配以合适的任务。再者是指挥内容。在企业行政管理中,上级领导要采取对应手段,把下属的职责安排和任务分工烂熟于心,正确处理和把握人员之间的关系,确保各部门人员拥有良好的工作意识和积极的工作态度。最后是控制全局,即对各项管理内容进行控制和调整,规范管理工作,完善员工的奖励机制。

2.企业行政管理的作用。(1)决策作用。决策是管理的基础,也是整个工作计划的核心内容。企业的行政管理部门则可配合企业的管理者通过科学合适的方法做出一系列决策。行政管理部门能组织安排企业的相关人员提供决策依据,包含各项数据,分析,材料等。在提出决策后,即可制定决策程序和执行决策,具体来说,就是某件事情由谁决策,通过什么方式决策,确保企业各部门人员对决策的了解和信任。对于那些短时间内无法做出抉择的重大事项,也由行政管理部门商榷决策。由此,行政管理在企业中发挥着重要的决策作用。(2)协调作用。行政管理部门作为企业的桥梁和纽带,是联系企业内部和外部的重要组织。企业行政管理可以协调部门与部门之间的联系,对其日常执行任务过程中发生的分歧进行调节。它也可以针对企业业务往来之间的矛盾进行调解控制,在确保企业基本权益没有损失的前提下,维持企业日常运行和发展。因此行政管理的协调作用,为企业在社会上建立一个良好的发展环境,做出了巨大的贡献。(3)服务作用。显而易见,行政管理的最终目的即是服务于企业。行政管理工作类似于后勤保障工作。因为企业各方面内容的运行,必须由行政管理部门来组织分配。企业的行政管理要始终专注于企业利益的发展,不能只为管理而管理,而是坚定地将管理落实到位,行之有效。一个大型的企业,必定会遇到风云变幻或突如其来的实际问题,而企业的行政管理部门,便要随时准备应对问题的发生,为企业的安全稳定运行做好服务工作。只有将企业服务好了,企业才有蓬勃发展的可能。

二、互联网思维

1.互联网思维的概念。互联网思维,就是在互联网+,大数据,云计算等现代科技发展的基础上,对市场、用户、产品、企业价值链乃至对整个商业生态进行重新审视的思考方式。这里的互联网不单指桌面或者移动互联网,而是一种跨越各种实体设备(电脑,手机,车辆等等)的网络形态,使互联网产业融合到各类实体产业当中去。

2.互联网思维的特点。(1)用户至上。这个特点在任何一个运用互联网思维的企业里都能清楚地看到。他们以企业的日常行政管理为基础,用互联网思维贯彻着全过程。用互联网与用户保持着良好的联系和密切的关系。时刻关注客户的内心需求,满足客户的真正需要,这样企业的日常发展便会有很大的活力和优势。(2)反应迅速。我们知道,互联网时代是一个消灭信息不对称而完全透明的时代。在互联网时代,任何风吹草动都会得到迅速的反应和快速的传播。因此,基于互联网思维来发展企业和革新企业的日常生产生活模式,是十分必要的,这有助于企业的行政管理的有效贯彻落实。

三、基于互联网思维的行政企业专车管理制度

1.专车管理制度在行政管理中的地位。我们知道,企业行政管理是依靠企业的行政组织,通过行政渠道对企业进行管理采取的某种手段和措施。而专车管理制度,就是企业进行行政管理的具体体现和重要组成部分。专车管理制度,一方面有效地促进了企业各部门之间的协调与融合,使部门之间的联系和了解程度得以加深。另一方面,也很好地发挥了行政部门的行政管理职能,规范了企业的日常生产活动和内容安排。因此专车管理制度在促进企业行政管理的发展落实方面有举足轻重的地位。

2.设立企业专车管理制度的目的。企业专车管理制度,是以加强和规范公司的日常出行管理,减少用车费用和降低公司的总运营成本而建立的。它存在的目的就是更好地为企业服务,提供企业员工的出行效率,从而提高企业整体的运营质量。

3.车辆管理。企业的专车属于公司财产,可供企业所有员工使用,而使用记录由行政管理部门备案管理。公司车辆的证件资料、车辆钥匙、使用委派、维护保养、燃油杂费以及司机管理也由行政管理部门统一负责。行政部根据车辆使用情况,每月汇总车辆行驶里程数,统一购买油票核发。公司车辆由行政部负责派专职司机驾驶,为保证安全,公司其他员工未经批准,不得擅自使用和驾驶,否则以违反企业纪律处理;在公司车辆运行过程中,如遇事故,当事人必须首先通知行政管理部经理,同时向交通管理部门和保险公司报案,当事人必须积极配合事故处理。车辆返回公司后,当事人必须以书面形式向行政管理部门汇报备案。

4.互联网思维的应用。一般来说,企业都有自身的专车管理制度,但是如何在信息高速发展的今天,结合互联网思维去更好地改革和完善企业行政专车管理体系呢？我们知道,公司的车辆有限,行政管理部要事先做好企业车辆的调配工作。可以大致将车辆的用途分为以下几点:接送高级领导,接送客户,员工集体出行用车。因此,企业可以在公司的网站上建立一个预约系统,系统内容包括车辆需要使用的时间,地点,使用的人员和使用的时间长短等。我们知道,当前滴滴优步等打车软件正盛极一时,顾客可以根据自己的需求在特定的地点预约出行过程。同样的,如果条件允许,例如那些规模较大,档次较高的行政企业,也可以尝试推出一款企业用车的APP软件,方便日常用车的预约和安排。手机上的简单操作不仅节约了电脑网页预约的时间,也提高了安排车辆的效率。具体来说,如果企业各部门需要使用专车,必须提前一天向行政管理部门提出申请,并到企业内网上进行预约,填写电子版的《公务用车申请单》,再把申请单发送到行政部,由行政部门经理统筹安排后,进行确认。另外,如遇同一时间都需要使用专车的情况,那么专车的使用顺序如下安排,A.重要的社会知名人士访谈接送;B.重要客户的接送;C.市区外周边,当日往返城市的业务接送;D.公司高级员工机场接送;E.市区内远距离公务,如工商税务、通信公司、政府机构、公司机房接送;F.公司办公设备的接送;G.货物运输。如果是企业内部各部门用车发生冲突,行政部经理须遵守以下原则,并按照实际情况公平调解安排用车:A.以员工级别的高低顺序;B.以申请车辆时间的先后顺序;C.以先客人后员工的顺序;D.以路途的远近顺序;E.以携带物品多少顺序用车;F.以人数多少顺序;G.以公务缓急顺序。在运输方面,要尽量避免运送大量物品,以保证车辆的干净整洁。如果确实无法避免,那么行使人需要在公司的网站上的注意事项栏上特别表明运输物品的名称,数量,得到行政部的批准后方可使用。而在使用后,也要说明运输后车辆的清理情况,以便于后续的正常使用。我们知道,互联网思维具有反应迅速,客户至上的特点。那么具体来说,在企业专车预约的过程中,如遇到一些突发事件,需要打破原有的计划,员工的需求会发生改变,那么随之用车计划也会有不同程度的变化。这个时候,要充分利用互联网思维的特点。比如企业员工提前一天已经预约好第二天的用车情况,但是由于对方客户临时有事,不能按时见面,所以就使得用车计划的延后或者取消。为了保证企业用车的效率性和质量,我们就可以重新登入企业内部的网络预约界面,进行及时取消的手段,来空出一个灵活的用车时间段。当员工提交取消用车申请的内容后,行政管理部门的人员可以及时准确的收到信息,并且通知企业各部门在某个时间段内企业的专车正处于空闲状态,可以供有紧急需要的人员使用。而那些得知消息而又确实需要用车的人员,就可以第一时间联系行政部进行车辆的调用。这样就充分利用了互联网思维反应迅捷的特点,让信息及时地传达到需求者中,形成良好的用车体系。

四、结语

在互联网思维不断发展的今天,企业要充分利用互联网思维的特点,乘互联网之风加快更新变革企业专车管理制度的步伐,逐步完善专车管理体系。这不仅对企业日常的行政管理有良好的促进作用,也为企业长远稳定地发展打下了坚实的基础。

作者:欧阳杰 单位:对外经济贸易大学公共管理学院

参考文献:

[1]《行政管理学》夏书章,中山大学出版社,2008年第2版

[2]《中国企业管理百科全书》(上册)[M].企业管理出版社,2012年

[3]《企业行政管理实务》,李瑛珊,周梁,潘琦华著,北京大学出版社2013年9月。