城建档案行政执法与业务指导研究

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摘要：新时期下随着我国城镇化水平的不断提升，城建档案管理工作越来越受到重视。其中，新城区的开发和旧城区的保护，为城建档案行政执法和业务指导工作带来诸多挑战，尤其要重视中小城市、县级城市的城建档案管理工作，改进工作方式，才能实现行政执法和业务指导的融合应用。基于此，本文展开探索。

关键词：城建档案；行政执法；业务指导

城建档案是指对在城市规划、建设和管理中形成的各种有价值的文字、声像、图表、图纸等信息载体的文件资料进行保存、整理、汇编，最终形成档案。根据2019年最新修订的《城市建设档案管理规定》，县级以上城建部门在负责本区域城建档案工作的同时接受上级档案部门的指导和监督，并配备档案管理人员，具体工作职能主要是城建行政执法和城建业务指导两方面。

一、新时期城建档案行政执法与业务指导的重要性

行政执法和业务指导工作在新时期城建档案工作中具有重要的作用[1]。首先城建档案行政执法工作是依法治国在档案管理中的具体体现，长期以来，我国行政工作一直都注重日常管理、业务往来和具体操作，忽视了执法工作的重要性，导致管理人员不作为、档案监管不规范、档案记录不全面、城建档案进馆难的情况。因此，加强城建档案行政执法工作可以促进城建档案管理的发展，让档案工作步入正轨，走向良性循环。其次，城建档案业务指导工作也是档案管理中必不可少的重要环节，业务指导可以让城建档案管理人员了解各个单位的具体情况，通过一系列的方法指导提高城建档案工作效率，保障资料可以按时、完整地进馆。由此可见，通过加强行政执法和业务指导工作，促进城建档案管理迈上新的台阶。

二、行政执法与业务指导

（一）行政执法

行政执法是城建档案管理的必然选择，在依法治国的背景下，必须与新时期、新形势相适应，主要表现在执法主体、执法依据、执法程序这三方面。首先城建档案管理行政执法人员由两个或两个以上组成，对整理之后的城建档案资料，尤其是建筑工程档案资料进行检查，并且督促相关建筑单位遵守国家规定，按时移交完工档案。其次是执法依据，主要包括法律依据和事实依据，事实依据主要指对工程建设项目事实清楚，依据充分，证据确凿，法律依据主要以《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》和《城市建设档案管理规定》为基础，对工程质量安全、审批程序进行检查。执法程序也称为行政处罚程序，对城建项目中的违法行为进行罚款和警告，对提供虚假材料，阻止档案管理人员抄录档案或对档案进行损坏、破坏的行为可以当场处罚。

（二）业务指导

业务指导是城建档案管理工作的重要环节之一，城镇化进程不断加快，对城市建设档案工作提出了更多的要求，要想保证工程质量和工程档案的完整性，就必须要注重档案业务指导工作，对基层资料员的档案整理、汇编、归档、报送等工作进行监督，必要时要对其培训和示范，以保证城建档案工作能够有序、规范性地开展，对城建档案问题提供咨询服务和技术指导。前置档案管理业务指导工作，在项目开展前就要对其进行业务指导，中期可以深入施工现场监督其项目资料和实际工程进度是否相符，提出整改意见，保证技术资料的真实性和规范性，工程竣工后，城建档案管理人员要对工程项目的资料进行验收，如果验收不合格不能接收该单位的报送材料，应该要求施工单位进行整改，直到符合档案质量规范之后才能够入库。

三、行政执法与业务指导的融合运用

（一）依法建档，依法治档

在城建档案管理工作中，城建档案馆作为公益类事业单位，要履行好自身的行政执法和业务指导工作职能，尤其在中小城市、县级城市，档案管理人员工作意识不强，不能意识到城建档案工作的重要性，加之城市较小，更能暴露出人情社会的弊端，产生执法不严，治档不严的后果[2]。因此，县级城建档案管要集中档案管理，实行统一的档案行政执法和业务指导，建立综合城建档案办公室，扩充人员编制，加大档案收集力度和保管水平，开发档案信息资源，加快著录的进程，提高城建档案的利用率和使用效率，确保县级工程档案百分百进档；成立执法科室，让执法科管理人员对违法案件进行处理和指导，通过执法手段来改正错误做法，遵守档案服务管理公约，通过执法和业务指导相互结合共同发展，来充分发挥城建档案馆的管理职能。

（二）建立档案信息平台

随着科技的不断发展，县级城建档案管理工作应借助计算机信息技术，打造县级城建档案信息服务平台，建立城建档案信息资源数据库，促进档案业务指导人员的信息使用效率，通过引入信息化档案平台，将纸质化资料收集、传输到电脑中，降低人工操作误差。同时，利用信息化平台让城建档案馆的工作方式从阶段性升级为全过程指导，利用邮件、网络视频会议等多种指导形式，让各部门保持沟通和联系，关注项目信息动态，进行实时指导。同时，利用信息化平台可以将执法效果进行信息公示，将执法监督、执法检查工作以书面形式通报到网上，责令其限期整改，体现档案执法的权威性。

（三）上级部门组织检查评比

通过上级部门开展城建档案管理评比活动也能够体现出行政执法与业务指导的融合，越是小城市就越应该组织这样的评比检查工作。县级部门是城建档案管理工作的基础，很多省级、市级单位在进行年终工作总结时都是对县级报送的数据进行直接利用，县级单位如果对日常工作问题不能及时发现和改正，那么城建档案管理工作的作用将无法发挥出来。因此，上级部门要对下级城建档案馆的业务能力和执法能力进行检查和评比，按照实际绩效打分，评出优质工程和先进城建档案管理单位，对于工作能力突出、政绩突出的单位和个人进行表彰和奖励，对于业务水平不够，执法能力不强的单位要当场指导和示范，以此提高城建档案馆的工作意识和工作能力。

（四）提高城建档案管理人员素质

城建档案工作涉及范围广、内容多，与各行各业联系密切。因此，要想保证管理工作效率，就要加强档案管理人员的综合素质，尤其是科室的带头人，不仅要具备较高的领导能力、管理能力、决策能力，还要具备良好的政治素养和工作责任感，带动所有城建档案管理人员提高业务素质，熟练掌握业务知识，提高信息技术的操作能力，严格遵守档案管理法规，定期组织培训，利用互联网优势，将业务指导工作和行政执法工作相融合，提高城建档案管理质量和效率。新时期下，经济不断发展，城市规划和建设越来越受到人们的重视，城市建设项目的数量不断增加，规模不断扩大，给城建档案的业务指导工作和行政执法工作带来难度。因此，在档案管理中要依法建档、依法治档，建立档案信息平台，上级部门要组织检查评比，提高城建档案管理人员素质，只有这样才能提高城建档案管理工作的质量和效率。

参考文献：

[1]黄少婴.新时期城建档案行政执法与业务指导探究[J].城建档案,2018(08):75-77.

[2]孙妍.档案行政执法问题与对策的相关研究[J].山西档案,2019(02):69-71.

作者：叶惠 单位：邵武市城市建设档案馆