职业院校行政机构管理标准化研究

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摘要：职业院校肩负着培养新时代技术技能型人才的重要使命，是培养技术技能型人才的重要基地。随着社会对技术技能人才需求的不断增加，职业院校的教育显得越来越重要。文章通过分析发现河北省职业院校存在机构设置不合理、缺乏专业管理队伍和组织结构权力不平衡等现实困境，并根据困境给出了完善院校管理制度、加强管理队伍建设和多主体参与学校治理等政策建议。

关键词：职业院校；机构管理；管理现代化

随着经济的转型升级，技术技能型人才需求明显增加，职业教育作为教育市场和劳动市场的重要衔接，地位和作用也越发凸显。职业院校作为高素质技术技能人才培养的重要基地，其管理机构设置的合理性更是直接影响到学校的办学质量和管理水平。原有的机构管理模式已经不能满足职业院校的高质量发展需求，只有构建更加高效精简、科学合理的机构管理模式才能实现河北省职业教育的高质量发展。

1职业院校机构管理的现实困境

现阶段河北省职业院校在行政机构管理中有相应的规章制度，但是机构部门在实际工作中效率仍有待提高，存在诸多问题。制度不够完善、不够规范，没有考虑学校的实际情况，导致行政管理工作无法顺利开展。行政机构管理工作，总是在发现问题和解决问题中不断循环，一边摸索、一边总结，导致一旦有关键人员调动，离开岗位后，相应工作的推行就变得非常困难。这些问题出现的原因是缺少标准化、规范化的管理模式，只有改变现有的机构管理模式，构建标准化和规范化的行政机构管理体系，才能够进一步提升职业院校的行政管理水平。院校要实现标准化、规范化的行政管理就要处理好行政管理人员和师生的关系，处理好行政管理部门设置与其职能的关系。

1.1管理机构设置不合理，责任分工不明确

大多数职业院校采用的都是类似于“金字塔”式的管理模式，院校的各个行政部门和管理人员都按照岗位责任分配到不同的层级，其职能的实现主要是通过行政部门和工作人员行使行政权力的方式。而职业院校的任务除了教书育人外，还包括科研、社会服务等，根据工作需要设置相应的行政机构，导致校内行政机构和学术机构臃肿繁多。由于人员职能交叉，任务分配时会出现互相推卸责任的情况，时间长了就会出现部门任务不平衡，有的部门任务多、责任重，有的部门清闲散漫、无所事事。工作任务过于集中也会导致行政管理人员的心理不平衡，部门之间的沟通联系不顺畅，管理工作秩序混乱，矛盾、脱节和重复的情况频繁发生。随着职业院校的快速发展，学校的办学规模不断扩大，招生规模也急剧增加，院校的工作内容和工作任务也越来越复杂，繁杂的工作也加大了管理的难度，管理职能部门的合理设置显得尤为重要。但是院校在管理过程中遇到的新问题往往通过设立新部门或是临时交给某一部门来解决，没有经过系统的设计分配，导致院校行政机构设置越来越庞杂。而新设立的部门也大多缺乏科学规划，很大程度上只是为了解决新增加的事务性工作，这就容易出现机构重复和职能交叉的问题，导致工作推行的不顺畅和无效率。

1.2行政管理队伍不稳定，专业素质有待提高

目前大多数职业院校缺乏高水平、高素质的管理队伍，缺少专业高效的管理技术。院校大多数行政管理人员并没有接受过系统的管理专业知识和技能的学习，所以行政管理人员在处理事务性工作时往往会参考以往的工作流程和工作方法。这样虽然可以让行政工作看起来简单一点，但是随着职业院校规模和工作内容的变化，以往的工作流程已经不能满足院校管理的需要，需要重新梳理工作内容和工作目标，创新工作方法，进而提升管理效率。同时会降低其对职业的认同感，还会导致其工作态度敷衍，缺少服务意识，在工作过程中出现“打折扣”的现象，无法高质量完成工作任务，阻碍了职业院校的持续发展。相较于院校的教学、教研管理，多数院校容易忽视行政管理对院校发展的作用。在激励措施方面也容易忽略行政管理人员，导致管理人员队伍的不稳定，人员流动性较大。行政管理人员的主要任务是保障学校管理工作的顺利开展，所以日常工作比较繁琐，很难取得科研成果和奖励荣誉，长时间就会使行政人员失去工作热情，产生职业倦怠。尤其是具有技术、有能力的年轻基层管理人员，缺少相匹配的职业发展规划，整日忙于繁琐的事务性工作，会降低其工作热情，导致人员的频繁变动。这样不利于高校行政管理工作的开展，新入职的管理人员并不熟悉相应的工作内容和工作要求，没有时间进行系统学习，只能边做边学，在短时间内也很难达到专业水平，工作效率也会比较低。

1.3组织结构权力分配不平衡

职业院校上下级从属关系较为明显，院校行政机构对院系管理的影响很大。学校作为学术性组织机构，很难通过自上而下的层级管理实现高效率的运转，要根据院校的办学规律和教学发展规律进行有效管理。学术权力和行政权力在院校运行过程中是长期存在的，行政权力是学校管理控制和执行的保障，学术权力是学校履行教书育人职责的核心，两种权力都发挥着重要的作用，都是必不可少的。行政权力影响力较大，相较于学术权力来说占据了主导位置，并在一定程度上影响学校的教学和学术事务。学校的日常管理工作主要由行政部门来负责，行政人员管理着学校的各种资源，在解决学校的学术事务时也习惯用行政思维和行政命令，这会影响教授、专家参与学校管理的积极性。而行业企业主要通过为学生提供实习岗位、为专业建设和课程设置提供咨询建议等方式参与学校的治理，在学校人才培养过程中并没有发挥其应有的作用，不能把企业真实的用人需求纳入到人才培养过程中。行政权力的过多使用会对教学和学术研究工作带来压力，学校会在行政权力的指导下开展工作，教学和学术研究的导向性会被削弱，当权力配置不合理，无法实现互相监督、彼此牵制的时候，就会出现问题。

2职业院校机构管理改革的建议

解决职业院校机构管理问题，提升行政管理水平，就要不断提高院校管理规范化水平，构建标准化工作体系，转变管理观念，树立服务意识，落实“放管服”政策，把关注点放到师生需求上，做好全校师生的服务工作。优化组织机构的结构，明确部门权责关系和工作流程，科学制订管理制度，严格按照制度行使各项权力，民主监督行政决策的决定和实行，及时发现组织机构运行过程中的问题。提高各级部门人员的标准意识，注重工作开展的科学性、有效性，简化工作流程，完善管理制度，切实做好监督管理工作，确保学校各项工作的顺利开展。围绕工作标准进行动态管理，明确工作内容，细化职责权限，做好管理记录，定期总结经验问题，方便日后查阅整改，保证工作完成质量。

2.1完善院校管理制度，合理设置管理机构

职业院校要根据实际情况和发展方向，重新梳理行政机构的工作内容和工作任务，可以通过引入社会化机制、提升教学科研机构能力等方式，对原有的行政机构进行拆分或整合，科学规划、调整机构设置，完善机构管理制度，明确各部门的职责职能，避免出现工作内容交叉的情况，推进人员责任的落实，提高工作效率。要树立以培养学生为中心的管理理念，结合职业教育的特色，把握职业教育规律和发展方向，构建一站式服务治理模式，把各部门看作是一个整体协调运行。利用现代信息技术手段改革现有的业务流程，精简审批流程，实现各部门信息资源的共享和交流沟通无障碍，调动各部门的主动性和创造性，改进工作方法，实现高质量、高效率的管理工作，有效提高职业院校的管理水平。虽然职业院校的机构设置大致相同，但是院校在管理过程中要突出自身特点，选择合适自身办学模式、专业建设和师资结构的管理方式，形成自己的管理特色。构建行政管理质量标准体系，综合考虑高校的工作总量，在此基础上针对不同工作任务及工作量来确定行政机构和岗位数量，进一步明确各部门、各岗位的职责，列出具体的工作清单，并详细说明每一个工作任务的标准。让行政管理人员能够通过工作清单了解自己的工作内容和要求，保质保量地完成各项工作。加强各部门工作的程序化管理，规范工作流程，制定工作方案，明确工作流程各个环节的质量标准，保证各项工作的顺利开展，帮助行政管理人员进行科学决策。对于高校较为成熟的常规工作制定相应的工作方案，规范行政管理人员的日常工作流程，记录工作中出现的问题和处理经验，不断完善工作方案，进一步提高学校的管理水平。

2.2加强管理队伍建设，转变管理服务观念

要想提高学校的管理水平和管理效益，就要组建一支高水平、高素质专业化的管理队伍，要做到管理行为的专业化和知识技能的专业化。职业院校要加大对管理人员的培养和引进，引进具有管理经验和相关专业知识的管理人才，为职业院校管理团队注入新鲜血液。同时开展现代管理理论和方法的学习，提高管理人员的规划、协调和沟通能力，促进职业院校管理能力有效提升。对于有创新精神和发展潜力的教师，可以根据个人意愿吸纳到管理队伍中，开展针对性的培训，进行重点培养。各职能部门管理人员要通过采用科学的管理方法和管理策略，提高管理效率和管理质量。高水平、高素质专业化的管理队伍不仅要有专业的知识技能，还要有较强的管理服务意识，能够做到以服务师生为中心，对师生态度热情友好，严格履行管理服务职能，切实为师生做好管理服务工作。同时，还要建立合理的轮岗机制，增强管理人员的工作信心和工作热情，促使管理人员积极参与到各项工作中，努力提升自身综合能力，提高职业认同感，保证工作效率和工作质量。

2.3完善考评奖惩制度，拓宽职业发展途径

为了进一步激发行政管理人员的工作热情和工作活力，消除职业倦怠，职业院校需要制定科学、规范、标准化的考评程序和奖惩制度，实现精神奖励和物质奖励的有机结合。通过精神奖励提升管理人员的士气，避免出现敷衍了事、精神不振的情况。同样也要合理采用物质奖励，提升管理人员的工作热情和积极性。对于消极怠工、玩忽职守的行政管理人员也要及时进行惩罚。在奖惩过程中要做到公平公正、公开透明，接受全校师生的监督，不能出现徇私舞弊的情况，要最大限度保障行政管理人员的切身利益，只有这样才能够真正地起到激励作用。拓宽行政管理人员的职业发展途径，可以根据行政管理人员的学历、工龄、工作内容和工作业绩等情况，对行政人员进行职级、岗位的调整，增强职业认同感，解决行政管理人员晋升难度大、发展空间小的问题，打通行政管理职业发展通道。营造出积极竞争的氛围，让有技术、有能力、敢担当的行政管理人员能够在不同岗位得到锻炼和发展，切实提高行政管理的工作效率。

2.4合理分配组织结构权力，多主体参与学校治理

职业院校要构建多主体参与学校治理的体系，实现行政权力和学术权力相互配合、互相支撑，行政权力的执行要为学术权力的发挥提供有效保障。学术权力的合理运用也为行政权力的有效执行打下了坚实的基础，只有两者协同配合，各尽其责，才能共同推进学校的高质量发展。要完善规章制度建设，在重大决策的制定上做到科学、民主，严格按照程序执行，做到督导程序和决策程序的透明化，在校园内营造良好的民主管理氛围，尊重教师的各项权力，激发教师参与学校管理的积极性，扩大师生的监督管理权，创造良好的校园氛围。学校兼具行政和学术双重特性，既要认同常规层级的存在，保持学校内部管理的效率和资源利用的效益，重视专业科层的作用。行政管理人员大多更加关注自身岗位相关的信息，对于其他部门和岗位的工作内容了解较少，容易影响行政管理人员的判断和决定，所以要构建多主体参与学校治理的运行机制，打破壁垒，相互协作。职业院校与行业企业之间有着密不可分的关系，在产教融合的大背景下，要充分发挥行业企业在实施职业教育的重要办学主体作用，打通职业院校与行业企业协同发展的路径，创新行业企业参与职业院校治理的机制，培养行业企业真正需要的高素质技术技能型人才。职业院校是培养技术技能型人才的重要途径，要提升职业院校的行政管理水平，就要根据院校实际情况解决现阶段行政机构管理过程中存在的问题，构建规范化、标准化的管理体系，提升服务质量，保证院校工作的顺利开展。

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作者：崔阶萱 张国娟 单位：河北工业职业技术大学