项目群管理概念解析

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摘要：项目管理以其面向成果、基于团队、超越部门、柔性和动态管理等特点被企业管理者所关注。项目管理的优势带来了项目管理理论与实践的发展，项目数量及规模的不断增加，为项目管理提出了新的要求。本文对项目群管理做简单分析。

关键词：项目群管理信息管理

1.项目群管理理论

项目管理以其面向成果、基于团队、超越部门、柔性和动态管理等特点被企业管理者所关注。项目管理的优势带来了项目管理理论与实践的发展，项目数量及规模的不断增加，为项目管理提出了新的要求。因此，多项目管理的研究与实践应用而生，并逐步演化为下列四代项目管理思想，第一代项目管理，第二代群体项目管理，第三代项目组合管理，第四代变化管理。

项目组合管理处在比项目群管理更高的层次，通过它可以总览整个组织所有正在进行的项目，而不是关注单个项目或单独的项目群体。项目群管理是对由多个相关项目构成的项目群体所进行的管理。由于群体项目具有多重性、可测量性、复杂性和不确定性的特点，它的时间跨度大、项目之间关系及项目运行环境复杂，因而对群体项目的管理需要在多个相关项目之间进行资源调配和进度安排，并监督项目的执行。

1.1项目群管理的概念

“项目管理”是为了达到甚至超越项目干系人对项目的需求和期望而将理论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去的过程。由于单项目管理所管理的是单个项目或过程，目标系统比较单一，因此它与项目群管理不同，它不需要在较为复杂的项目运行环境中进行资源的调配和项目间进度的搭接，也不像项目组合管理那样与组织的整体发展战略密切相关。

项目管理是项目操作层面的具体管理过程，它也是进行项目群管理的基础。对单个项目进行项目群总体控制下的有效的项目管理是实现项目群管理成功的重要支撑。

关于项目群管理，目前没有一个统一的定义。美国项目管理协会提出："项目群是一组相互关联并需要进行协调管理的项目"（PMI，2000a)。国际项目管理协会认为："项目群管理是协调管理一个多项目的组合，使其内部项目之间交流顺畅，目的是为了实现一系列确定的业务目标"。"确保项目与预期的战略目标保持一致，保持对多项目环境的控制，确保最终提交的成果质量符合企业运营的需要"。

1.2项目群管理与单项目管理的联系

单项目管理是在假定项目资源得到保障的前提下进行的项目管理，而项目群管理则是在假定存在多个项目的前提下，如何协调和分配现有项目资源，对所有单个项目进行集成管理，以实现最佳利益的管理过程。项目群管理并不仅仅是几个项目的简单叠加，而是具有某种共同属性的项目的组合，通过对这些项目进行集群管理，可以以最少的人力资源，资金成本等获得比单项目更大的利益以及保证管理目标更好地实现。

项目群管理与项目管理相互联系又有一定的不同，它们的相同点是都是将项目实施的参与者的力量集合起来，共同向着既定的方向前进，都要使用计划和进度控制等项目管理手段和工具。不同之处首先是规模不同，一般来说，项目群规模会大于单个项目。其次是管理的范围和内容不同，项目群管理的范围和内容往往会比项目管理更宽泛一些。另外，项目管理是为了实现既定的目标，而项目群管理则是为了达到一系列的目标。还有，项目群管理需要对具有不同目标的单个项目进行协调管理。

2.项目群管理具有以下特点

实施组织的单一性。"项目群"的实施组织可以是单个盈利的组织，如某大型企业或公司；也可以是单个非盈利的机构，如政府部门；甚至还可以是多个组织组成的联盟。但是各个单项目的实施组织都是相同的一个组织。

2.1项目群的组织结构

一般来说，项目管理的组织结构可以采用指挥部型、直线型、直线职能型、矩阵型等几种。而对于项目群管理而言，一般建立项目群管理办公室的项目导向型矩阵式组织结构。这是由项目群本身的特点决定的，项目群管理既要保持项目管理的优势，又需要发挥学习型组织的特点进行持续改进，还需要规模经济和网络协同效应，使一个有效的基于项目的组织同时构架在传统的组织框架中，使项目群的各个项目都连接到一个持续改进和增效的整体上，建立垂直等级少的组织结构。

项目群组织结构的核心项目群管理办公室是一个组织实体，负责将战略反映到项目群中去，并监控项目群。项目办公室统筹协调所有项目，解决了各项目之间协调困难的问题。在人力资源管理上，项目群管理办公室履行两种职能：一是协调组织所有的团队；二是授权和监督每个项目经理。

2.2项目群的人力资源管理

项目管理办公室的组建是项目群管理成功的关键，而项目群管理办公室需要项目群管理团队来支撑，有效工作的项目群管理团队是项目群管理获得成功的关键因素。因此，项目群管理团队的组建和建设是项目群人力资源管理的重点与主要工作内容。

项目群管理团队一般具有下面几个主要特点。

（1）以现代信息技术的全面应用为前提。只有在组织内部真正建立起以现代信息技术为基础的信息基础设施，并建立起相应的信息系统，才能说具备了对项目群进行有效管理的基础条件。

（2）组织成员需有较强独立工作能力。

（3）成员既是专家又是通才。在学习型组织的构架下，由于中层管理人员队伍的骤缩，一线员工纵向提升机会减少了，而横向流动却变得更加频繁。频繁的横向流动，使一线员工技能多样化，变专才为通才。

（4）组织边界的模糊性。以现代信息技术为基础，和外部企业组成一些各自独立的组织，为了达成一定的目的而暂时组成某种同盟，或松散或相对紧密。这是一种能保持集中和分散活动协调统一的组织形式，组织之间通过网络并应用现代信息技术进行分散的，互利的合作，一旦合作的目的达到，这种合作关系便宣告解除。

（5）基于团队绩效的绩效考核。项目群管理工作的总的目标是群体项目的整体成功，因此项目群的绩效考核是基于整个项目群管理团队的绩效考核。

基于项目群管理团队以上的特点，项目群管理团队成员的选择一般有以下基本原则和特点。

（1）具有相关的知识与技能；这是团队成员完成工作必须具备的最基本条件。

（2）可以完成团队合作。要成为一名优秀的团队成员，个人必须学会与别人进行合作、交流、沟通，学会面对个体间的差别并解决冲突，学会把个人的目标升华为团队利益。

（3）具有一定的沟通与协作协调能力

（4）精力充沛，容易接受新兴事物。

2.3项目群管理团队的建设

项目群管理的成功需要一个有效的项目群管理团队对项目群各项目进行有效的管理，而项目群管理团队的内部建设同样是项目群管理成功的关键因素之一。项目群管理团队的建设需要全体团队成员参与。项目群管理团队建设不仅应提高项目管理团队作为一个集体发挥作用的能力，增强团队内部凝聚力，也应提高成员个人的能力。

2.3.1项目群管理团队的挑战

（1）停滞不前。随着时间的推移，有效的团队可能会陷入停滞不前的状态，最初的热情可能会被冷漠所代替。

（2）群体思维。项目群管理团队成员会相信他们能读懂每个人的心态，结果，他们就不愿意再发表自己的看法，也不愿意在进行相互挑战。

（3）固定的活动模式。在项目群管理过程中，团队成员会认为目前的工作方法及流程就是最好的、万能的，因而面对形势的变化不能及时做出正确的反应。

（4）团队人员的更迭。由于项目群管理工作的连续性比较强，在项目群团队成员变更后，如何使项目管理工作进行无缝连接是一个重要的挑战。

2.3.2项目群管理团队的建设

项目群管理团队建设的直接结果与意义可以提高项目群管理的绩效，可以提高项目管理团队成员个人的管理与技术技能，使他们能更高效地完成项目管理任务；可以使团队的工作环境和行为得到改善，创造出成员间互相支持、团结一致的环境。项目群管理团队建设的主要方法有下列几种。

（1）开展团队建设活动。

（2）沟通。良好的人际关系是增进团队效率的重要保证；

（3）奖励与表彰。

（4）培训与研讨会；

（5）经验总结与分享；

（6）绩效评估。

3.项目群信息管理

3.1项目群信息管理的特点

项目群管理要比单项目管理面对更多更复杂的信息与信息处理，项目群管理者需要对分布于不同地点的项目进行实时的协调和控制，需要对大量的变化的、不确定的信息进行即时判断并做出决策。如何及时准确地获取信息、处理信息和传递信息是关系项目群管理能否成功的关键。

项目群管理的信息管理必须基于信息技术与网络技术实现。

"点对点"的传统的信息交流方式下，项目经理往往需要花费大量的时间处理信息。随着项目数量的增多，项目管理者对多项目的追踪和控制感到力不从心，信息获取不及时、信息处理量大、决策延误甚至错误的现象频繁发生。

3.2基于互联网的项目群信息管理系统

由于项目群本身的特点，因此，项目群的信息管理系统一般来说应该是基于互联网的项目信息管理系统。

项目的参与各方使用E-mail和FTP等通信手段进行信息沟通，难以达到"实时"的要求，各独立的系统也无法将工程项目的文档和数据信息进行有效的集成，因而没有从根本上改变工程信息沟通的现状。

基于互联网的项目群信息管理系统其主要功能是安全地获取、记录、寻找和查询项目信息，并且可以进行实时交流与联系。它相当于在项目群管理实施全过程中，对各项目产生的信息和知识进行集中式管理，即各项目参与方有共用的文档系统，同时也有共享的项目数据库。它具有以下基本特点：

(1)以Extranet作为信息交换工作的平台，其基本形式是项目主题网。与一般的网站相比，它对信息的安全性有较高的要求。

(2)基于互联网的项目群信息管理系统用户在客户端只需要安装一个浏览器就可以。浏览器界面是用户通往全部授权项目信息的惟一入口，各项目参与各方可以不受时间和空间的限制，通过定制来获得所需的项目信息。基于互联网的项目群信息管理系统的用户是参与各项目的所有单位。用户可以在其权限范围内通过统一的WEB页面访问存储着共享信息的数据库。

（3）基于互联网的建设工程项目群信息管理系统不是一个简单的文档系统。通过信息的集中管理和门户设置为各项目以及各项目的参与各方提供一个开放、协同、个性化的信息沟通环境。对虚拟项目组织协同工作和知识管理的有力支持是基于互联网的项目群信息管理系统与一般文档系统和群件系统的最大区别。

（4）由于Internet对于任何一个项目参与方以及社会大众均开放，所以网站的安全管理、信息及数据保密尤为重要。PIS的安全管理包括六个内容：①系统的口令保护；②用户的权限管理；③信息交换的安全；④系统防护；⑤数据备份；⑥系统的物理安全。

基于互联网的项目群信息管理系统应具备的基本功能如下。

（1）信息。

（2）文档管理。

（3）信息交流。

（4）协同工作。

（5）网站管理与报告。

另外，随着互联网技术的发展，项目群管理信息系统功能会更加强大，例如可以实现多媒体的信息交换、提供视频会议实现异地在线沟通及协同工作；另外，项目群信息管理系统还可以集成一些电子商务功能，可以完成设备与材料及劳务的招投标过程，形成所谓电子采购"e-Procurement"和电子招投"e-Bid"。以项目主题网站为平台，开展大型工程项目的B2B电子商务，将是未来几年中基于互联网的工程项目信息管理系统的主要发展趋势。