工会档案在工会工作的作用

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【摘要】在当前的情况下，工会在开展各项工作的时候，一般都会将各项工作运用档案的方式记录下来。因此，工会的档案管理工作在工会工作之中发挥着至关重要的作用和地位，应当引起人们保持足够的关注和重视。另外，工会的各种档案在一定程度上也是工会的一种信息资产，可以对工会更加顺利的推进各项工作，获得更加持续性的发展起到基础性的作用。伴随着社会发展速度的不断加快，给工会的工作也提出了全新的要求和挑战，面对这样的情况，工会应当强化自身的档案管理模式，以此来使工会档案的作用完全的显示出来。基于以上的原因，本文结合笔者多年的工作实践经验，就工会档案在工会工作中的运用进行了分析和思考，并提出了自己的看法和观点，通过与各位进行分享，希望能够给各位带来一些指导和帮助，进而提升我们国家工会档案管理工作的实效性。

【关键词】工会档案；工会工作；运用；分析

基于工会档案自身所具有的特点，是人们进行各种活动的真实记录和有效的反应，通常情况下他可以为处理各种问题起到良好的参考作用。相关的工作人员通过对档案进行科学系统的分析，在一定程度上能够对档案工作过程之中所产生的经验进行全方位的分析，进而对工作过程之中的不足进行弥补和优化。正是因为这样的原因，档案在开展各项工作的时候，具有至关重要的作用。工会档案是对工会组织各项工作的证明和记录，因此，可以将其比喻成为工会组织在职工管理过程中所积累的宝贵财富。另外，工会的管理档案在某种程度上也可以如实的反应工会各种信息的真实性。在目前的情况下，伴随着时代的发展，相关部门对于工会档案的重视程度也得到了明显的提升，面对这样的情况，工会档案管理人员要对档案管理工作之中存在的问题进行妥善的解决和处理，并以此为基础，更好的促进工会实现持续性发展。

一、工会档案的管理和职责

所谓工会档案，顾名思义就是指工会在帮助相关的职工解决其所存在的问题的过程之中，保存下来的文字或者图表等说明材料。工会的档案工作是工会日常工作的重要组成部分，是对工会工作的直观反映和有效的记录。工会档案的职责可以概括为以下几个方面：作为工会档案，应当最大限度的贯彻和执行党和国家在档案管理这个方面的法律和法规，对上级单位所提出的任务，要坚决的执行，通过这样的方式，确保档案管理工作能够朝着更加科学化，规范化，制度化的方向迈进，使工会档案的管理水平实现稳步的提升。此外，为了能够在开展各项工作的时候，可以坚决的落实相关法律和政策，强化对于档案管理工作的监督和管理，相关的工作人员还应当投入更多的时间和精力去进行档案的信息资源建设。因此，工会对档案的管理工作保持必要的关注，不仅对于自己后续工作的顺利开展具有诸多现实意义，还与社会发展的趋势实现了有效的契合。面对这样的情况，工会之中的档案管理人员应当渗透进入标准化的工作理念，采取更加多元化的趋势去进行档案信息资源的开发工作，以此来让工会档案的作用完全的显现出来。

二、工会档案的运用价值

由于工会的自身性质，它是工人阶级的组织体，代表了广大工人的合法权益和利益。在现如今的阶段，工会的主要任务就是给出现苦难的职工提供必要的帮助，进而使他们能够渡过难关。并且工会还能够最大限度的维护职工人员的合法权益，使他们的权益受到法律的保护。在工会开展各项工作的时候，工会档案的重要作用不言而喻，在一定程度上可以说工会档案是工会开展各项工作的源头和基础。工会档案的形式多种多样，不仅有文字形式，还有图表以及音频等形式，在一般的情况下，工会档案的重要价值可以归纳和概括为以下几个方面：（一）有利于工会工作精细化，提高了工会工作效率伴随着我们国家经济发展水平的不断提升，新一轮的经济结构调整工作正在若火如荼的进行当中，在这样的背景下，各个行业和部门都已经开始适应时代的发展和要求，对工作进行有针对性的分。析和调整。基于以上的原因，就在一定程度上给工会的相关部门带来了全新的挑战。由于工会的工作涉及各个环节，比如，工会需要帮助相关的员工进行劳动合同的签订，对企业的员工开展有效的思想道德教育等等。正是因为工会档案错综复杂，在这样的情况下，导致工会的档案数量异常繁多，若是不具备一个系统的档案管理体制，会严重的影响各项工作开展的效率的有效性。比如，在工会对相关企业进行监督，以此来保证企业能够对员工的薪酬和福利制度得以充分落实的时候，工会就可以通过调取以往的相关档案资料来作为开展工作的指导和参考，进而使工作的开展更加精准和高效。通过渗透进入这样的工作方式，一方面能够从源头上避免各种不必要资源的浪费，另一方面还能够使工会的工作效率实现前所未有的提升，具有一举两得的关键作用。（二）用事实说话，增强工会工作的说服力。工会是广大劳动群众所自愿结成的社会组织，在这样的情况下，工会具有群众性以及社会性等诸多特征。工会的主要任务是对员工存在的困难进行有针对性的解决。在当前的情况下，单位的职工队伍同以往相比较，已经实现了明显的变化。比如，单位员工的思想开始呈现出多元化的趋势，基于以上的原因，在一定程度上给工会工作的顺利开展增添了一定的困难。如果想要最大限度的提升自身工作的有效性，使企业的员工对于工会的决策更加拥护和信任，工会在开展各项工作的时候，要积极的转变自身传统的工作模式和习惯，转而采取更加先进的经验，让档案的作用完全的释放出来，只有这样，才可以保证各项工作的开展和落实都有根据可以查实。比如在与相关的管理部门协调薪酬的工程之中，工会可以对之前的资料进行系统的查阅，通过这样的手段，使做出来的决定更加具有公正性和权威性。

三、工会档案管理工作存在的问题

（一）档案管理制度有待完善。相关的工作人员在开展档案管理工作的时候，只有构建出合理的档案管理制度，才能够最大限度的减轻工作的压力，确保工会档案管理工作有条不紊的进行下去。基于工会档案管理工作自身所具有的特点，各个环节都十分复杂，因此在实际工作过程之中，若是任何一个环节出现疏忽和纰漏，对档案的最终管理工作都可能造成不可逆的影响。面对这样的情况，做好档案的制度保障工作就显得十分关键和重要。然而，从实际情况来看，当前许多单位的工会档案管理体系还存在着极大的进步和提升的空间，甚至一些基层的工会组织都没有聘请专业人才进行档案的管理工作，档案的管理任务全部由工会干部负责。另外，在工会之中，人事的更新和流动十分常见，在一定程度上给档案的管理工作增加了难度，长此以往，导致档案管理工作的实效性遭受到了十分严重的破坏。（二）档案资料不完整。档案资料不完整同样也是制约企业事业单位档案管理工作的一个常见难题。比如，在进行工会审计档案管理的时候，根据上级工会的要求，在一般的情况下，工会的审计档案可以划分为以下两种，分别是文书档案以及项目档案。然而，在实际的管理过程之中，许多企业由于管理体系不健全，使得档案管理工作难以全面兼顾的情况频繁发生。一些档案不仅缺乏必要的审计方案，甚至整改报告等文件的缺失情况也十分严重，面对这样的情况，就导致档案的参考价值变得越来越低。（三）档案管理力量薄弱。在传统的思维观念下，不少单位对于自己的档案管理工作的重视程度存在着巨大的提升空间。他们认为档案管理工作可有可无，正是这种错误思想，才使得档案管理工作的力量难以实现有效地转变。另外，在工会之中，一些领导人员对于档案管理的重要意义也没有完全意识到，在档案管理这个环节没有投入必要的时间和精力，这种情况的发生和出现也在一定程度上严重的影响了管理队伍的工作积极性。除此之外，许多单位的档案室都十分简陋，档案室的实际情况已经不适于摆放档案，许多档案室的管理人员是别的部门离职的员工，他们对于如何进行档案管理工作的了解程度明显不足，企业也没能对他们进行系统的培训，导致档案管理力量始终难以实现有效的突破。

四、运用档案促进工会发展的建议

（一）强化档案意识，革新传统管理理念。在当前的情况下，由于我们国家综合实力的不断增强，经济的发展水平同以往相比较，已经发生了翻天覆地的变化，档案管理工作的地位相应的变得越来越高，成为了发展经济环节不可缺少的一个关键步骤。虽然我们国家许多企业对于档案管理工作的重视程度同之前相比，已经得到了明显的改观，但是，同发达国家相比较，依旧存在着一定的差距和不足，需要相关的人员尽可能的弥补差距。若是想让档案管理工作的时效性得到转变，最为关键的就是要从源头上提升对于档案管理工作的重视程度，让工会的工作人员扭转自身的传统思维。此外，领导人员也应当紧抓档案管理工作，给档案管理工作的开展和落实提供必要的条件支持，改善档案管理场所，让档案管理规范化和科学化转化成为现实。为了能够在档案管理人员的头脑之中渗透进入归档意识，工会可以开展必要的宣讲会，通过这样的方式，提高员工的思想水平。另外，在此基础上，安排专门的档案管理人员负责档案工作，并为档案人员发展和学习创造更多的机会，以提高档案管理队伍的业务能力，为档案管理工作打好基础。（二）建立档案长效管理机制，服务工会发展。使档案管理体系变得更加完善和科学，是工会档案管理的发展趋势。面对这样的情况，工会应当将档案的管理工作纳入自身的管理计划之中。并且，工会还应当根据实际情况，结合《中华人民共和国档案法》的具体要求，对档案管理制度不断的进行补充和完善。在一般的情况下，为了能够提升对于档案管理工作投入的时间和精力，应当创设档案领导责任制以及立卷工作制度，通过这样的方式，来划分相关工作人员的责任和权限。除此之外，在制度构建这个层面上，工会之中的档案管理部门还应当将各项工作落实到实处，对责任进行明确的划分。档案的管理人员应当依照预先设定的各项制度和安排来开展各项工作，通过贯彻这样的发展理念，能够使工会档案管理工作的作用完全的展现出来，进而使工会的可持续性发展转化成为现实。（三）施行档案精细化管理，推动管理信息化。所谓精细化管理，顾名思义就是在管理过程之中要转变传统粗放管理的模式，对管理过程保持更加密切的关注，精细化管理是相对于粗放管理来说的。在通常的情况下，档案的精细化管理的特征可以表述为通过采取分类管理、信息化管理等全新的方式，从而保证档案管理过程之中不出现资料的缺失，并且所管理的档案信息真实，数据可靠。在对档案进行精细化管理的过程之中，不仅要特别注重档案管理的实际效果，对档案管理的过程也应当投入时间和精力。通过运用精细化管理的方式，能够最大限度的提升各项工作的效率，为其他工作的顺利开展奠定了坚实的基础作用。基于以上的原因，工会在进行档案管理的时候，要以内部管理系统的系统化以及健全化作为开展各项工作的出发点和落脚点，使档案管理朝着信息化的方向所转变。在对档案进行管理的时候，可以充分的运用计算机设备等工具，对档案管理的全方位进行控制。比如，工会在开展档案管理工作的时候，要让计算机的独特优势完全的释放出来，建立信息化档案管理系统和微机管理体系，此外，还应当构建一套高效完备的信息查询模式，以便可以在最短的时间内搜索到各种相关的信息。客观来说，在档案信息化的前提下，不论是对硬件，还是对软件都提出了相当高的要求和挑战，面对这样的情况，工会不仅要强化基础设备的建设，还应当重点关注档案管理队伍的构建，给相关的人员提供更多学习和深造的机会，并对工会档案管理的工作人员进行科学化的管理，通过这样的方式，让档案管理队伍的规模和素养都能够实现应有的提升。（四）加强档案队伍建设，提高工会服务水平。在开展档案管理工作中，管理人员的水平高低是影响管理工作最终走向的一个关键因素。基于以上的原因，在进行工会档案管理的时候，要投入更多的精力去进行管理团队的构建。更好的为工会的档案管理事业服务。采取何种措施来构建出一套高水平的档案管理团队呢？可以从以下几个方面着手：第一，工会要积极的争取相关领导人员的重视，并对档案管理人员的资格和能力进行一定的限制，通过这样的方式，来引起一些高水平的专业化人才。与此同时，还应当对档案管理人员的用人制度做出明确清晰的规定，只有符合一定要求的人员，才能够进行档案的管理工作，这样的模式也能够在一定程度上提升档案管理工作的稳定性，降低档案管理工作的不确定性。另外，工会还应当给更多的档案管理人员提供深造和学习的机会和途径，进而使档案管理人员具备足够的信息化操作能力，为档案管理信息化建设奠定坚实的基础作用。为了能够让档案管理人员的工作积极性变得更加活跃，工会还应当建立合理的激励制度，对于那些在工作环节兢兢业业，认真负责的人员，给予积极的鼓励，而对于在档案管理工作之中疏忽懈怠的人，要对他们进行严厉的批评，从而使相关人员的工作劲头更加充足，档案管理人员也应当转变自身的传统看法，要转变对档案管理工作的认知，充分的认识到档案管理工作的重要价值，在工作的时候变的更加积极的投入，通过运用这样的方式，从而最大限度的提升工会工作的效率。（五）重视档案的有效利用。第一，在进行档案的管理工作环节，相关的工作人员应当对档案的编研工作保持密切的关注，主动对社会的需求以及工会档案管理环节所出现的问题进行了解，通过这样的方式，让档案整理和记录工作的有效性真正得以展现出来。通过对工会档案进行有针对性的分析，并依照一定的标准进行筛选和整理，可以使各类档案信息的归类变得更加精确化和科学化。第二，在开展工会工作的时候，相关的人员要主动的对各种信息和档案进行运用。只有工会的管理人员保持必要的服务意识，才能够让档案管理工作的辅助作用真正的发挥，让档案资源的信息共享由理论转化成为现实。（六）人才队伍建设。由于在工会档案管理工作之中融合进入了大数据，这就在某种程度上对档案管理的工作人员提出了更高的要求和期待。在目前的情况下，由于工会档案工作的内容和要求都已经实现了大幅度的转变，因此，工会档案管理的传统工作模式也逐渐到了淘汰的边缘，开始转向对档案资源进行数据分析和数据挖掘的全新模式。因此，只有相关的工作人员具备一定的技能，才能够更好的完成相关的工作任务。另外，伴随着大数据的不断发展，个性化服务也由理论逐渐的转化成为现实。工会不仅可以给用户提供各种其所需要的信息，还能够对海量的资源信息进行有效的分析，并实现精细化输出的目标。总而言之，为了能够让档案管理工作同时代的潮流和发展实现完美的契合，工会的档案管理机构务必要强化人才培养机制，培育出更多满足时代需求的复合型人才，推动工会的档案管理工作不断的向前发展。

总而言之，在进行工会档案管理的时候，工会只有对档案管理工作提出更加严格的要求，渗透进入精细化管理的理念和模式，才能够使档案管理的作用完全的展现出来，并推动档案管理工作的水平，使工会保持长远和平稳的发展,不仅如此，通过对档案管理人员进行系统的培训，还在一定程度上提高了相关人员的业务能力和综合素质，进而使得人事档案从管理审核到节约转递都能够实现无缝对接，最大限度的确保数字化信息档案的真实可靠，使工会档案管理工作之中的重要意义充分的发挥和释放和展现出来。

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作者:张君锋 单位:三明市明溪县职工活动中心