湖南体育教师档案管理探析

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1.湖南省中学体育教师档案管理存在的问题

中学体育教师档案是中学教师档案类型中的一种，通过调查显示：湖南省中学体育教师档案管理取得了一些进步，但还存在很多不足，主要体现在以下几个方面：①该地区大多数中学对体育教师档案管理模式过于强调教师档案的保密和安全性，管理方式仍以手工操作的方式为主，管理模式和理念均比较陈旧和落后，致使该类档案利用率水平较低；②仅重视对该地区中学体育教师档案实体的管理，而对其进行数字化建设和网络化管理进程比较缓慢；③该地区几乎所有中学仍采用由教务处、组织部、人事处等多部门对体育教师档案实体和信息进行分散管理的形式，同时，该地区每所高校又缺少相关明确的统筹安排的制度，致使每个管理部门各自为政，造成人力、物力、财力的浪费，严重影响了该地区中学体育教师档案完整性和系统性的保持，违背构建社会节约型社会原则；④档案管理人员的专业素养不高，懂体育的档案管理人员非常缺乏，以致造成了大量冗余的信息归档。

2.对策

2.1构建明确的中学体育教师档案内容体系

为有效地解决目前湖南省中学体育教师档案内容存在的问题，首先应该明确组成我国中学体育教师档案的内容和结构及其组合方式。中学体育教师档案应该由人事档案、教学档案、科研档案、训练比赛档案和健康档案5个相对独立的、能反映体育教师各方面信息的子系统组成，每个子系统下，又包含了许多若干层的子系统和具体的指标或因素，子系统与子系统、指标与指标之间，相互独立，但在一定情况下又通过中学体育教师相互影响，相互制约，同时，这些子系统和基本内容结构因素也时刻通过地受外界环境的影响，因此，中学体育教师档案内容体系是指组成该体系的各个部分在时间和空间上的不同组合、通过中学体育教师相互制约、相互作用的结果。在该系统中，中学体育教师是该系统唯一的主体，任何一个内容指标或子系统发生改变，都将不同程度的影响整个系统［3］；同时，该体系还是一个随着外界环境以及主体的发展变化而不断得到充实和丰富的动态系统。通过以上的方式，我们就能初步的构成中学体育教师档案内容体系，明确中学体育教师档案内容的基本结构及其体系，就能有效地了解目前湖南省中学体育教师档案内容存在的问题，有利于制定针对体育教师档案管理的的科学模式。

2.2加大投入，强化中学教师档案管理人才队伍的建设

“千秋大业，关键在人”，人才是先进生产力和先进文化的重要创造者，是推动社会发展的主要因素和动力，因此，中学要想改善和提高教师档案管理水平，建设一支高水平的专业管理队伍是关键。首先，领导更新观念，将中学档案管理纳入至学校的发展规划中来；其次，适当加大档案管理经费投入的力度，依据学校档案管理发展的需要，引进具有多方面能力水平的复合型档案管理人才，对现有的专职档案管理人员进行培训，提升其业务水平；再次，重视兼职档案管理人员的培养，丰富其档案管理专业知识体系，同时，加强与体育教学管理部门的合作，增加专兼职档案人员的体育知识。

2.3改变观念，形成科学有效的中学体育教师档案管理模式，提升利用率

维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用是档案管理工作的目的［4］，中学体育教师档案管理是中学教师档案管理的一部分，其目的为了维护中学体育教师档案的完整性和完全性，从而满足领导、相关管理部门及其教师利用的需要。而目前，湖南省中学体育教师档案主要由教务处、体育组、人事处等部门采用手工操作的方式进行分头管理的模式，且多数以纸质版的档案实体为主，这种模式基本保证了它的安全性和真实性，在一定时期内提高工作效率，但此管理模式比较分散，不但造成了人力、物力和财力的浪费，而且还制约了相关领导、管理部门及其相关教师对其利用的效率。鉴于此，本文根据湖南省中学的实际情况，依据上文所论述的中学体育教师档案内容体系系统性、完整性以及动态性特征，结合该地区现有的教师档案管理模式所具有优点的基础上，提出了以“双套制”一体化管理模式，即在现有管理模式的基础上，在各自学校档案馆（室）内设置一个“文件中心”，将本校的体育教师纸质和电子栏案信息共同保存并建立相应的数据库和相应的检索和反馈等系统，进行统一的管理和利用的方式，在该模式中，中学体育教师本人是其档案信息的唯一来源，而现有的管理部门依据中学体育教师档案内容体系的结构特点进行相应的分工，负责体育教师档案信息的收集、整理、审核等工作，而“文件中心“则负责通过相应的计算机软件将所有上交的体育教师档案信息统筹管理，同时做好最终归档工作，这种管理模式由于把中学体育教师档案信息当成一个整体、系统进行管理并建立了数据库，同时又采用了原始的纸质载体，因而既能有效地提高相关人员对其利用的效率，又能吸收传统手工操作管理方式的优点，确保档案信息的真实性和安全性。

2.4加快中学体育教师档案数字化进程，加大信息资源开发力度，逐步实现体育教师档案网络化管理

目前湖南省中学体育教师档案管理仍采用落后和低效的传统手工操作和单纯档案实体管理模式，此管理模式由于其管理理念局限及其自身存在弊端等原因，不但造成了人力、财力和物力的大量浪费，而且影响了中学体育教师档案工作和利用效率的提高，严重制约了中学体育教师档案信息资源的发展，使该地区中学体育教师档案信息与其实体的比值处于比较低的水平［5］。为有效地改善或改变这一落后现状，提高中学体育教师档案利用和工作的效率，充分发挥中学体育教师档案应有的价值与功能，该地区的中学领导必须加大档案管理的投入力度，利用当今社会各种高科技技术，加快中学体育教师档案数字化进程；改变传统落后的管理理念，在现有的传统管理模式的基础上引入先进的信息资源管理理念；加大中学体育教师档案信息资源的开发，结合本校的实际情况，通过建立校内中学体育教师档案网络管理数据库，收集并完善中学体育教师信息［5］，注重中学体育教师档案实体管理的同时，加强并深化它的内容信息开发的力度，汇编各种信息，逐步实行网络化管理。

作者：龙飞工作单位：衡钢中学