档案管理信息安全问题及对策

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[摘要]自从上个世纪出现互联网以后，全球信息化进程就在不断加快，互联网技术越发先进，应用范围越发广泛，在档案管理中也使用了数字技术。推进数字档案建设工作，使政府和企业的决策有了更广阔、更便捷的支撑平台，档案处理效率高，因此决策更科学、更迅速。加强数字化档案工作，用户体验档案服务时，满意度会越来越高。大数据时代，数字档案的工作进一步推进，但是档案信息平台安全性有一些问题需要进行解决，例如黑客攻击、病毒破坏等，如果处理不好，安全问题就会导致重要数据被损坏，这时往往造成的损失非常大，本文主要探讨如何在大数据背景下研究档案管理信息安全问题以及管理对策。

[关键词]大数据；档案管理信息；安全问题

大数据技术自产生之日起，就迅速渗透到社会的各个领域。现在无论是国家层面还是企业或者是个人都离不开大数据技术的支持。大数据技术的应用普遍以后，技术提升手段也很快。运用了大数据技术，生产效率提高了，信息研究速度高，决策更科学，档案行业也在大数据技术的支持下实现了云计算、跨界存储，并能够进行深入数据挖掘等工作，以大数据为基础的云计算，使档案管理工作的效率大大提高，但伴随档案信息化的进程，数据安全问题也日益受到重视。

1.大数据对档案管理产生的影响

提升档案保存质量：在大数据时代之前，我国档案以纸质档案保存方法为主，部分采用数字档案，但是这种保存方法安全风险较高，特别是纸质档案容易存在风化破损等情况，纸质老化以后很难修复，档案又具有特殊的性质，不可以任意复制更改，数字档案存储在硬盘、U盘等空间依旧有一些问题，例如这些移动存储介质空间较小，有时也容易因为格式化等问题导致数据出现损坏的情况，不过在大数据时代，云储存就很好地解决了这个问题，云存储使用安全性能很高的专用服务器，大大提高了档案的保存质量，档案的保存时间也无限延长。提高档案管理效率：使用纸质档案管理方法，在很长一段时间都是我国档案的主要管理方式，纸质档案是对信息的原始的精准记录，但是随档案数量的增加，档案的整理和档案的查询都很难，会花大量的时间，不利于工作的开展，会影响生产力的提升，而在大数据时代，在信息技术的支持下，建立数字档案就使档案的录入和管理分类、整理查询都变得方便快捷，准确率很高，流程几乎大部分都是自动化，出错率极低，因此档案管理效率大大提升。降低档案管理成本：纸质档案需要使用纸张保管，尽管纸张便宜，但大量使用纸质档案不但会因为纸张用量增加而使成本上升同时占据的存储空间也会增加成本，在大数据时代档案管理成本就显著下降了，使用各种移动介质以及网络空间存储数据，占用空间小，因此消耗的空间成本就很低，特别是现在，一些移动介质已经能够进行批量化生产，而一台服务器的储存空间也非常大，因此不需要花费大量投资，由于很少使用甚至不使用纸张，也使在纸张方面的成本大大下降，所以在大数据的支持下，建立数字档案，能够降低档案管理成本。

2.大数据时代档案信息安全管理面临的形势

收集环节：大数据时代，档案信息的数量很多，如果使用传统的纸质档案而不使用先进的信息技术，无论是信息的整合收集，还是信息的归类查询，都会出现很多问题，会出现信息资源被疏漏的情况，大数据时代掌握的信息越丰富，产生的数据量越大，那么得出的科学结论就更有使用价值，因此对档案工作者来说，要想提高信息的储存量，就必须充分利用大数据技术，利用信息技术对信息进行收集，不但收集速度快而且准确率高，收集范围广。与一般行业的信息收集方法不同，档案大数据主要是收集业务范围内的数据，只有全部掌握大数据才能够使数据有利用价值，但是大数据时代信息的收集往往通过移动介质以及网络方式进行采集，这个环节也容易出现一些安全问题，例如数据意外损坏、数据遗失以及数据在转运过程中被非法获取等情况。整理环节：数据收集完以后需要进行整理、做好分类，然后才能够使其具有利用价值，否则面对杂乱无章的数据，即便计算机分析技术很先进，也无法理清头绪，从而得出科学结论，计算机技术对按档案的整理工作有很好的提高作用，能够提高整体的效率，但是大数据时代也可能出现安全问题，计算机病毒极为隐秘，不易被发现，很容易在数据采集以及整理阶段与文件附在一起，然后引起破坏作用，导致档案信息出现错误或者消失，而且病毒具有传播性，危害极大，在大数据时代可以通过网络迅速扩散到其他部门和其他存储器，如果原始信息损坏，那么，它的损失是不可估量的，即便已经整理好的信息，因为病毒的原因也会导致重新工作，浪费了人力物力财力，使大数据时代的数字档案的优势被拉低。保管环节：数据采集后经过整理就可以储存起来，虽然数据保管过程中很少被外界所直接获取，但是由于大数据时代，数据的储存往往在云空间或者是移动介质中，也可能存储在不轻易移动的光盘和硬盘中，不过，储存介质会受到病毒的攻击，网络空间也会受到黑客的攻击，由于大数据时代，大信息管理系统与互联网无缝对接，因此黑客极容易通过网关攻入档案信息管理系统，获取数据或破坏数据，从而使档案管理工作受到严重的影响，有时由于硬件故障也会导致以数字形式存储的档案信息被破坏而导致无法恢复或只能部分恢复。利用环节：档案的保管环节也容易出现问题，在大数据时代，这个问题更加突出，因为档案整理好以后，必须经常被查询被使用才有意义，在档案管理部门与使用者进行沟通过程中，信息有时也会受到破坏，如有的使用者非法复制或者使用自带的可能携带了病毒的移动介质转存档案数据，或者是利用系统漏洞对档案进行破坏修改删除，或者超越范围使用档案导致应该保密的档案信息被泄露等等，都是在大数据时代档案利用环节容易出现的安全问题。

3.大数据背景下档案信息安全风险分析

网络风险:大数据的安全风险来自多个层面，包括外界的网络、内部的工作人员以及内部的信息设备等，在大数据时代，网络是数据数字档案第一个要面临的风险，外部的互联网和内部的局域网都可能产生风险，互联网风险主要是一些黑客的攻击以及病毒传播，在大数据背景下，黑客的攻击较为频繁，病毒的种类也比较多，因为档案信息有时会通过网络平台向公众人群提供查询利用服务，这个过程中就容易使黑客或病毒有破坏时机，在一些单位的内部的局域网中也有不少安全风险，虽然这些部门服务的用户有特定的限制，不对公众开放，但是依旧存在非法获取信息的行为，一些使用者出于牟利的目的，跨权限或者利用自身的权限非法拷贝复制内部局域网的档案信息，然后出售牟利，或者是为了显示自己技术较好，故意控制档案信息管理程序，使信息受到破坏。系统风险:档案信息平台所保存的档案信息，有时真实性、完整性和其他方面的一些性能会受到影响，数字档案信息的安全首先要保证电子文档的真实性，经得起检验，具有完整的特点，但是由于人为等因素，有时这些性能达不到合理的标准，例如有档案工作人员故意或无意对档案信息进行修改删除，另外操作计算机时，因为格式化硬盘等原因，也会导致达信息受到破坏，或者因为更新软件和操作系统，导致旧的档案数据被覆盖，从而无法恢复，老的数字编码被无法被新的操作系统识别，而老的操作系统就已经被淘汰，无法再重新启用，也会导致信息风险增加。由于某些原因导致软硬件设备损坏，会导致档案信息保存失败，另外档案信息平台应该具有一定的容错性，用户操作失误时能够恢复或更改提醒，但是很多档案信息平台却没有进行容错性设计，导致发生异常情况时，数据不能够得到保护，不能够被恢复，导致档案信息的安全受到影响。

4.大数据时代档案信息安全管理的解决措施

增加网络环境防御:大数据时代的档案信息管理系统与内部的局域网和外部的互联网都是联通的，因为网络环境变化不定，容易受到病毒和黑客的攻击，因此要做好大数据时代档案信息安全管理工作，首先要增加网络防御能力，使用具有很好防护检查和反制能力的安全软件，并安排专职工作人员定期对网络环境检测，防止档案信息受到病毒和黑客的攻击，如果一旦发现攻击，要立刻联系有关机关，及时查找犯罪源，并对数据做好保护工作，避免档案安全受到影响，档案管理单位必须努力提高管理水平，提高人员素质，及时检修更新设备，定期巡查网络环境，了解行业动态，通过建立软硬件网络安全防御系统，确保数字档案安全。增加管理人员培训:很多档案保管单位的工作人员，不但对档案管理知识了解有限，更不懂信息技术，对大数据技术也是一知半解，不知道如何在大数据背景下做好数字档案的管理工作，这就要求相关单位要加大培训力度，对工作人员进行信息技术培训，进行形式教育，提升其素质，保证档案工作人员熟练地掌握信息技术，并运用到日常的档案管理工作中，培训的形式多种多样，可以开座谈会，进行现场练习，外出参观，请讲师进行培训等，另外还要多引进具有很高的信息技术水平的新员工加入到档案管理队伍，这样能够大大增加系统的安全性。完善档案管理制度:随着信息化技术的发展，档案的储存途径越来越多，单个储存介质的容量越来越大，传统的纸质储备方法已经被大量淘汰，U盘、云盘等各种新的储存形式广泛应用，这些存储方式便捷，容量大，但是受到外界环境的影响也不小，特别是网络攻击风险极大，另外外界的温度磁场发生变化，磁盘的性能会受到影响，数据也会出现无法读取的情况，所里建立档案数据库、进行数字化档案建设工作时，必须完善档案管理制度，但档案信息种类多、数量大、关系复杂，如果没有完善的管理制度，无论是建立档案信息数据库还是查询收集，都会遇到较多的困难，甚至出现错误的情况，导致档案的利用价值降低，工作人员要对数据库进行精确筛选，以保护档案信息。随档案信息的增多，数据问题会越来越多，如果没有好的管理制度，那么信息平台的安全性就会受到影响，档案信息中心必须以技术为支撑，严格设定规章制度，并保证这些制度具有可实施性，加强人员的教育，使工作人员素质提高，这样才能够有效维护档案信息的安全，但管理制度要包括网络以及移动介质各方面的档案，对档案的收集整理分类查询都要设立规定，档案管理制度也要包括数据备份等方面的要求。

5.结语

大数据时代的档案信息管理工作有机遇有挑战，只有落实管理规章制度，提升人员能力，提升思想认识，建立全链条的保护方案，才能够使数字档案促进生产力提高，提高档案利用价值，方便群众使用，能够使人们的工作生活便利。档案管理工作者要及时发现档案管理工作中出现的问题，特别是大数据背景下，数字档案的安全性问题一定要得到足够的重视，要建立有效的对策，防止档案受到损失，这样我国的经济建设和社会发展才都不会受到影响。

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[3]宋敬荣.大数据背景下档案管理信息安全问题及对策浅析[J].兰台内外,2021(03):35-36.

[4]张晓燕.档案信息化建设的安全问题及对策分析[J].中国管理信息化,2020,23(20):193-194.

作者：李莉 单位：郑州市第七人民医院