医院人事档案电子信息化管理分析

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摘要：本文对医院档案信息化管理的现实意义进行分析，立足于当前管理现状，挖掘在管理体系、建设投入与人才培养等方面存在的问题，并提出科学有效的解决对策，力求通过健全信息化管理机制、加大建设资金投入力度、重视专业人才培养等方式，使人事档案管理的信息化水平得到显著提升，为医院人事管理工作的开展提供更多便利。

关键词：大数据时代；医院人事档案；电子信息化管理

在大数据时代背景下，先进的信息技术逐渐渗透到医院管理工作中，为人事管理提供先进技术支持。但是，部分管理者思想落后，加强管理体系缺失、建设投入不足、缺乏专业人才等因素影响，导致人事档案信息化管理现状不容乐观。对此，医院管理层应积极采取针对性措施，提高信息化管理水平，使人事档案管理效率得到显著提升。

一、医院人事档案信息化管理现实意义

在医院经营发展中，人事档案电子信息化作为人才战略的基本保障而存在。当前医疗行业的人才竞争十分激烈，人事档案信息平台具有信息共享与存储的双项功能，有助于信息迅速更新，医院从业者可迅速查询人才相关信息，极大提高工作效率。一方面，有利于确保档案信息安全完整，电子信息化建设可对原始档案资料进行高效存储，有效克服纸质档案存储时出现的磨损、丢失等问题。通过信息化档案管理，还可对档案信息进行加密和授权，使档案信息安全得到切实保障。另一方面，电子档案还可提高人事管理效率，降低档案管理难度。通过构建电子档案，使从业者的工作强度降低、工作效率提升，还可有效减少人为失误，对档案管理质量提升具有重要意义。1.提高人事信息价值。科学合理的人事管理可促进工作效率提升，人事档案作为人资部门的核心内容，如若档案自身未得到切实保障，势必无法发挥辅助管理的作用。在大数据背景下，人事信息日益丰富，相关档案也朝着数据化、集中化的方向发展，可有效避免和克服传统纸质档案的弊端，减少人为查阅时造成的损耗，提高了档案价值，为人事管理工作的高效开展提供极大助力。此外，人事档案信息化发展还可为人才科学决策提供切实保障，为人才战略实施打下坚实基础，对医院可持续发展具有重要意义。2.增强人事信息互联性。在信息技术的普及应用下，人事信息不再处于独立状态，互联性逐渐体现出来。在现代化档案管理工作中，纸质档案逐渐超过电子档案的方向变革，档案数据库的建成可使人事部门迅速掌握相关信息，为人事调整提供强有力的参考依据，有助于提高领导决策科学性。由此可见，大数据在人事档案中的应用打破了原本的“信息孤岛”现状，促进了人事信息的联合，促进资源优化配置，真正实现了信息的实时共享。3.优化档案管理工作。在大数据背景下，信息技术逐渐渗透到档案管理中，使人事管理工作效率得以提升，医院整体管理更加科学高效，加快了现代化发展步伐。在实际档案管理中，可利用网络技术对档案信息进行准确分类，构建智能档案管理系统，以此提高人事档案存储、管理与应用效率，为相关管理者查询、整理和决策提供更多便利，进一步推动了档案管理的智能化、信息化发展。

二、医院人事档案信息化管理现状

在医疗改革背景下，提倡医院管理方法与医疗设备的创新，但是部分医院受管理层落后思想与经营条件影响，在管理体系、建设投入与人才培养等方面存在诸多问题，在一定程度上阻碍了人事档案信息化发展的步伐，档案管理现状不容乐观。1.管理体系缺失。在大数据时代下，医院档案管理信息化建设已经是大势所趋，但在实际管理工作中，档案管理工作仍然存在些许问题，主要体现在思想管理淡薄、管理体系缺失、规范标准尚未统一等方面，且人事档案的信息采集较为混乱，在信息化管理方面存在诸多问题，因内部人员分工不明，在工作中无法协调配合，长此以往，人事档案方面形成了“信息孤岛”，加上缺乏有效的整合梳理，档案信息的统筹性能受到严重抑制，数据信息不够完整、时效性较差。在管理体制方面，档案管理由后勤部门负责，不归行政部门直属，因此档案管理者的待遇与行政、医务人员相比存在一定差距，在一定程度上打击了档案人员的工作热情，档案信息化建设很难落地生根。此外，在医疗改革背景下，医院人员流动性增加，人事档案因管理体系缺失常常出现档案无法调动或者人员信息更新不及时等情况，造成“有档无人、有人无档”等现象，使档案信息完整性与真实性被破坏，在很大程度上增加了档案信息化建设难度。2.建设投入不足。由于医院管理层因思想认识不足，在档案信息化建设方面的投入自然不足，进一步阻碍了电子档案的发展。调查研究表明，阻碍人事档案信息化的主要因素之一便是建设资金短缺。在日常工作中，部分管理者未树立长远眼光，将工作重心放在日常医护工作中，认为档案管理工作轻松、可有可无，忽视人事档案信息化建设，使其难以跟上时展步伐，缺乏信息技术的支撑，管理工作也很难取得实质进展，进而影响整体档案管理水平。此外，部分中小型医院自身的运营资金有限，没有充足的资本引进先进的技术和设备，只能依靠陈旧设施开展人事档案管理工作，档案管理价值难以得到充分发挥。3.人事档案利用率较低。人事档案对人资部门日常工作开展，乃至整个医院管理水平的提升具有重要意义。在大数据背景下，档案管理类型众多，内容多样，数据信息处于动态变化状态，在无形中加大了人事档案管理难度，急需构建科学高效的数据库确保数据的动态化管理。但是，当前部分医院由于受到思想认识、资金投入、技术等因素影响，档案管理系统较为落后，仍以人工采集信息模式为主，纸质档案较多，电子数据库建设滞后，缺乏先进的档案信息管理体系，导致档案管理与查询十分困难，档案信息的利用率较低，造成较大的资源浪费。同时，随着大数据技术的更新换代，档案管理数据功能日益丰富，不但具有查询与存储功能，还可对内部数据进行横纵对比，使数据整合与利用价值不断提升。但因医院缺乏对档案信息化方面的研究，导致档案管理仍然浮于表面，没有对档案的深层价值进行挖掘，极大的抑制了档案资源优势的充足发挥。4.专业人才缺失。在大数据时代下，人事档案信息化建设单纯依靠软硬件设施远远不足，还需要具备专业人才的支持。但是，从当前现状可知，一些医院因重视程度不足，没有安排充足的人员从事该项工作，档案管理工作大多由其他岗位人员兼职负责，人员专业素质普遍较低。在实际管理中，以纸质档案为主，在专业信息研究方面能力较弱，未能充分发挥档案管理软件功能，单纯发挥信息存储与记录等作用，管理工作质量难以得到充分发挥。据调查，大多数医院的档案管理岗位成为临退休员工的“养老岗位”，人员的专业技能水平较低，知识结构不够合理，且老龄化严重，难以与当前大数据时代要求相适应。

三、医院人事档案信息化管理有效措施

在大数据时代下，人事档案信息化建设已成为大势所趋。针对当前电子档案建设与管理现状，应积极采取针对性的措施，使医院领导层的思想观念得以转变，并从管理机制、资金投入、人才管理等多个方面着手，弥补当前档案管理的缺陷，使管理人员的技能与素养得到显著提升，在信息技术的支持下，真正实现人事档案信息的有效管理。1.健全信息化管理机制。任何工作的开展都离不开制度的支撑，医院档案管理方面也是如此，要想提高档案信息化管理，为人事工作的高效开展提供更多助力，则应立足医院实际情况，健全和完善信息化管理机制。（1）完善档案管理机制。针对档案管理者的意识进行强化，还应构建激励机制，充分调动人事档案管理者的工作积极性，使其全心全意的投入到管理工作中。在档案信息化过程中，还应与现有的信息资源相结合，探究当前医疗体制改革的新政策与主流趋势，确保制度实施对档案管理具有推动作用，以免出现档案内容被篡改等情况发生，使档案数据的真实性、完整性和安全性得到切实保障；（2）制定内部管理制度。在档案管理工作中，部门负责人应结合信息时代特点，充分利用信息技术对档案内容进行归类，在档案归类、文件统计、信息保密管理、档案资料收集等多方面发挥作用，并对管理经费与奖惩落实进行合理规划，确保管理科学合理；为了确保档案信息的真实完整，应杜绝人为因素导致的档案遗失、短缺、遗漏、错误等现象，确保信息化管理科学高效落实；还应建立激励机制，提高档案管理者的薪资待遇，激发其工作热情，树立强烈的责任感，能够自主自发的做好管理工作，提高档案管理质量；（3）构建档案管理平台。在大数据背景下，医院还应充分利用信息技术，构建电子档案管理与安全防护平台，安装先进的杀毒软件，避免档案信息被违法盗取。同时，构建档案数据库，可通过自动检索与更新的方式调阅所需信息，使档案信息更新与应用效率得到显著提升。借助档案管理平台，对人力资源信息进行优化和完善，针对单位内部“有档无人，有人无档”现象进行全面筛查，使人力信息更加标准且全面，为人事档案数据库的精简优化打下坚实基础；2.加大建设资金投入力度。在医院人事管理工作中，人事档案资料可为其提供切实参考。在大数据背景下，要想提高人事档案管理效率，医院应严格按照国家对档案系统管理建设方面的相关要求，加大档案管理工作的资金投入。结合网络信息化需求，配置所需的软硬件设备，为电子档案建设与发展提供切实保障。在档案应用方面，对真实性、完整性提出严格要求，应充分利用档案数据库，将医院经营中的人事信息记录下来，使档案信息得到动态更新，内容更加全面且完整，以此提高档案的可用性，为相关人员的信息查询提供切实依据，同时也为人事调动与人才培养提供更多帮助。为了确保档案信息更加全面，应对档案管理的细节进行规范，这将需要加大资金投入力度，引进先进的信息技术与设备，以此确保档案信息的真实可靠。3.完善人事档案管理系统。为了提高人事档案信息的利用率，应积极建立和完善档案管理系统，并对其进行持续开发与利用。在档案开发方面，引入多功能软件建立档案数据库，补充和更新员工的各类信息，建立员工电子档案，包括个人信息、薪资、执业资格、培训教育等等，借助网络技术将档案信息关联起来，利用现代化扫描形成形式多样、内容完善的纸质档案；当前部分医院的人事档案开发不到位，过于注重员工历史资料的获取，忽视员工实际发展情况与个人特点。在大数据背景下，企业对员工提出多种需求，不但对其专业能力进行关注，还重视其思想品质与综合素质。因此，在员工信息收集时应扩大范围，将其个人特点、综合特征等融入其中，如职业技能、工作业绩、个人缺陷等等，真实全面的人事档案更可为企业招聘提供重要参考，在较短时间内判断该员工是否与企业需求相符。同时，完整的档案还可对员工工作行为进行约束，在医院内营造健康良好的工作环境。在档案利用方面，应深刻认识到档案开发与管理的目的便是高效利用，因此应定期对档案信息进行分类、整合，编制全面真实的档案管理报告，为医院领导决策提供依据，使档案开发与利用价值得到显著提升。在档案信息化建设方面，应根据医院现实情况，结合人事档案特点，建立信息管理平台，并注重对档案信息的安全管理，根据人员职位与工作范围设置相应的加密等级，使用户获得不同的权限，使隐私信息得到切实保护，避免黑客或木马病毒入侵，对档案完整性与保密性造成破坏，确保信息内容的安全且完整。4.重视专业人才培养。在大数据背景下，要想切实提高人事档案管理水平，势必离不开专业人才的支持。新时期对人才培养提出更高要求，不但要掌握丰富的理论知识与娴熟的档案管理技能，还要具备较高的信息素养与计算机操作能力。此外，还应重视管理者专业素养的培养，使其能够与当前档案管理岗位需求充分符合。对此，医院可采取以下措施对专业人才进行培养。一是面向在岗人员开展系统化的教育和培训，使全体人员均可熟练掌握软件的操作技巧，并灵活的运用到日常工作中。在专业队伍培养时，应根据医院的实际情况，构建科学完善的档案管理组织架构，使从业者的工作热情得以调动，主观能动性得到充分发挥，自身的业务技能不断提升，与大数据的时代要求充分符合；二是档案部门应重视人才职业道德素养的锻炼与培养，通过开展多样化培训活动，强化管理者的专业知识与技能，使其对电子档案管理有更加清楚的了解，深刻认识到加密档案的重要性，并树立强烈的责任意识与敬业精神，在确保信息安全的同时，对档案资源进行合理的开发和利用，使其在当前医院人事管理工作中得到充分发挥，促进医院良性发展；三是医院应充分发挥信息技术的作用与优势，面向档案管理人员定期开展考核工作，以免档案管理者在日常工作中出现误操作，为医院发展带来不良影响。同时，通过实施奖惩制度规范管理者的行为，使其朝着电子档案管理目标而努力，激发其工作潜能，确保其自觉遵循职业道德准则，认真严谨的从事档案管理工作，为人事管理与医院发展贡献更多力量。

综上所述，在大数据时代背景下，电子档案逐渐取代纸质档案，医院的档案管理信息化建设也成为大势所趋。对此，医院管理层应积极转变思想，充分认识到人事档案信息化建设对人事管理工作开展的极大助力，并通过健全信息化管理机制、加大建设资金投入力度、重视专业人才培养等方式，使人事档案管理效率得到显著提升，推动医院的良性发展。

参考文献：

[1]秦杨.大数据时代下实现医院人事档案电子信息化管理的思考[J].经济师，2019

[2]章洁，张赢.大数据时代医院人事档案管理信息化实现方法研究[J].卷宗，2018

[3]郭旭.大数据时代医院人事档案管理的困境与出路[J].管理观察，2019

作者:李嫚 单位:四川省资阳市安岳县人民医院