信息技术在研究生档案管理的作用

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一、信息技术对研究生档案管理的影响

如今，计算机科学和网络技术的不断发展使得其更加贴近我们的生活，不断改变着我们的生活方式，同时也变革着研究生的培养模式。以计算机和互联网技术为标志的信息技术的发展也对档案管理工作产生了深刻的影响:计算机技术的不断完善和发展使得档案信息实现了数字化，而不再单纯的依赖于手工记载和纸质储存，一切档案信息都可以通过输入和扫描等方式存储到计算机上，更加便于实现永久性的保存和利用。其次，档案也不再局限于文字，而是可以借助多媒体手段实现诸如图片、文本、视频等多方式的档案呈现方式，这些呈现方式也会促进档案的传播和有效的利用。此外，档案的查阅和开放形式也发生了变化，由于互联网的出现以及计算机使用的普及，越来越多的档案信息可以通过相应的数据库来实现开放，像传统模式下受到的时间和地域的限制越来越小，进而也更大的实现了档案信息的使用价值。信息技术除了为档案的呈现形式带来变革之外，对档案的管理工作也产生了影响。由于档案信息使用者对于查阅更加及时和快捷的要求，档案的管理工作也必然被要求更加高效，信息技术的发展为满足这一要求提供了便捷，档案管理人员借助于计算机和相应的程序和数据能够实现对于信息的快速筛选、处理和归档。

二、利用信息技术提升研究生档案管理

(一)借助信息技术转变研究生档案的收集程序和方式，扩展搜集的范围

目前，我们国家研究生的教育和培养方式实现了多样化，培养模式包括有国家统招、委培和代培等;学位类型也不同，有学术型的还有专业硕士;此外，考试形式的不同也使得研究生的分类方式不一致。这些不同类型、不同模式下的研究生学习和教育过程也不尽相同，而研究生档案作为一种记录研究生在校期间个人学习、实践和生活的文件，必然会呈现不同的特点，更加具有鲜明的个体特征。因此，研究生档案的收集程序和方式就需事先转变，使得到的档案知识更加系统、全面，更有利于满足用户日益增长的个体化的、专业化的需求，而信息技术能够帮助管理人员在扩大收集范围的同时更加快捷、方便的收集信息。

(二)逐步推进个体化的档案管理工作

研究生的档案既具有一般学生档案的共性，也体现了自身独特的方面，源于研究生教育和学习的专业化和个体化。研究生阶段的学习在不同的年级、不同的时间段都会体现出不同的特点，而且更加庞杂，正如上文所言研究生在入学之初首先要经过公共课的学习，其次进入专业课程方向和领域的学习，此外还要按要求参加调研和实习活动，并进行科研活动、发表科研成果，以及参加中期的考核评定、毕业论文写作与答辩，最终进行学位审定获得学位顺利毕业。在这些不同阶段中，档案的收集和管理工作的重点和难点也各不相同，在研究生学习的一、二年级中，档案工作可以遵循研究生培养方案所确定的程序和规章进行及时的收集和编码、归档。但在进入后期，研究生的档案材料，尤其是科研和社会实践调研的档案材料需要相关的院系和科研小组进行收集和整理，最终由档案管理部门进行归档。信息技术的优势不仅在于能够大量的处理信息，在个性化定制方面也有人工无法比拟的优势，通过信息技术的利用有利于个体化、定制档案工作的实现。

(三)充分利用研究生档案的科研性和知识性

研究生档案汇集和研究生在校期间的学习和科研活动，具有很强的科研型和知识性，档案管理者应借助信息技术尤其是网络技术的不断发展加强对其的利用，采用多种方式和途径提取有用的科研信息为在校学生及其他用户提供更加有益、高效和人性化的服务。

(四)提升研究生档案管理和服务的质量

研究生规模和人数的扩张使得档案管理工作中需要处理和分析的信息也随之增加，传统的手工收集和处理方式显然已经无法满足当下的研究生档案管理发展要求了。档案管理部门和人员都应当引入更为科学和现代化的管理思想和技术手段，充分利用网络技术来实现档案管理工作的优化和升级，从而实现研究生档案管理的科学和规范，进而逐渐的提升管理质量。此外，借助信息系统对档案加以整理、汇集和分析，对各种有用信息进行提炼和汇总，为用户提供更高层次的检索服务。

总而言之，重视研究生的档案管理工作，利用不断发展的信息技术能够提高管理工作的效率和质量且有利于丰富档案内容，发挥档案的记录功能，更有利于实现档案为学校服务、为人才服务的宗旨。

本文作者:李洪梅工作单位:内蒙古财经大学