数据挖掘技术在档案管理系统的应用

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摘要：随着社会经济和科学技术的不断发展，档案管理对象不断增多，传统档案管理模式已不能满足人们的需求，为了进一步提高档案管理系统中的数据查阅和检索性能，需大力发展计算机数据挖掘技术。大数据时代下，使用计算机系统可以挖掘其中的有效信息，可以降低相关工作人员的工作量，提高现代档案管理工作的效率，进而提高档案信息管理的综合水平。

关键词：大数据；计算机数据挖掘技术；档案管理系统

目前，档案管理对象的数量不断增多，现代社会计算机技术不断发展。当前大数据背景下，必须重视档案信息管理，提高信息管理能力和效率，并保证档案信息的安全性。通过详细处理目标，满足档案数据检索的需求，对完善档案管理系统具有重要作用。

1大数据背景下档案管理的特征

大数据的发展为档案管理带来了变革，需要通过统一平台收集、分析和处理数据，进而有效利用其中的规律提升档案管理效果。从管理手段方面来看，传统档案管理模式发生变化，档案信息载体开始从纸质文件和电子文件转化为数字化管理。大数据和云计算的影响下，档案管理需要大数据技术作为基础支撑，对档案进行数字化存档，进而有效管理，获取有价值的信息。大数据平台具有独特的特点，即开放性和共享性。这些特点要求档案管理工作对不同的档案信息设置密保，通过大数据平台构建系统功能，组织和管理档案。具体档案管理信息存储机制体系如图1所示。

2基于大数据的计算机挖掘技术在档案管理中的作用

2.1提高档案信息的安全性。对档案信息来说，其各种各样的表现形态都是一种重要的数据资源，相关管理人员要加强重视，进一步提高资源的安全性。由于档案信息的实际价值会随着时间的推移而不断提升，因此使用次数会增多，但应用频次过高会对档案寿命造成一定影响，在一定程度上加大了保存难度[1]。2.2提高档案信息管理效率。计算机数据挖掘技术可以提高档案管理效率，能科学鉴定档案。只要合理利用计算机系统，就可以明确档案具体使用情况和保存情况，帮助档案鉴定工作顺利开展。2.3提高档案信息使用效率。档案信息是具有一定保密性质的信息，不可以全社会公开借阅。档案借阅期间，会出现因借阅人或档案管理人员对具体信息不熟悉，造成沟通出现偏差，进而影响调取档案信息的效率。使用机损及数据挖掘技术管理档案，可以帮助档案管理人员和借阅人员良好交流，让相关管理人员明确借阅者的需求，进而提高档案管理质量。2.4增强档案信息的服务性。档案信息因自身的保密性质而影响到适用性，不能在所有公众面前展示，具体服务范围集中在一小部分群体。如果将计算机数据挖掘技术应用到实际档案管理中，可以通过具体分析档案信息，预估使用人群的特点和规律，进而提高档案信息服务的针对性。

3大数据背景下档案服务面临的挑战

3.1管理理念如何赶上时代步伐。大数据技术是科学进步的重大产物。大数据技术应用于档案管理是一种创新，需要面对不少挑战。其中，大数据应用会导致传统档案管理模式出现一定变化，且会涉及档案管理的各个方面。因此，对档案管理来说，工作理念转变是非常重要的一项内容，只有优化档案管理思维，才能更好地适应时展的潮流。3.2如何挖掘有效信息。知识管理是档案管理未来发展的主要趋势和方向，现代档案用户已不仅仅局限于档案数据和文件利用，档案数据背后隐藏的信息是用户想要挖掘的重要内容。档案服务已不局限于提供数据，而是将信息转化为知识，但知识不是自身产生，也不是简单的信息归纳和综合，需要进一步挖掘才能找到有效信息。3.3如何查询所需要的档案信息。信息技术不断发展，与传统时代相比，当前已是完全不同的时代，各种电子文件被广泛应用。但是，大数据时代，各种数据的广泛性造成了一定的信息泛滥和冗余现象，为筛选有用信息带来了一定困难。随着档案信息化建设工作的不断加强，数据涵盖范围不断扩大，对档案信息的检索性能造成一定影响。对大数据时代下的档案服务来说，需要解决的重要问题是如何在大量档案中快速准确寻找有效信息。3.4如何充分开发大数据。档案信息管理的主要目的是为了方便以后档案的利用。因此，需要二次开发档案信息资源，做成多种形式的编研产品，同时，要主动提供给用语。大数据时代，档案信息数量不断增加，档案类型的多样化和编研开发非结构性的档案信息，给二次开发档案信息资源带来了很大困难。

4数据挖掘技术在档案信息管理系统中的应用

4.1档案分类管理中的应用。档案管理的第一步是分类处理档案。传统档案管理主要依靠人力资源，对于时间和人力的要求比较高，且精确程度不高，会出现一定错误问题。使用数据挖掘技术进行档案分类的主要流程是从具有差异的海量数据中集中选择一些数据并组合，形成集的形式，将集应用到具体档案分类中即可。这样方式能够让管理者明确信息需求，方便分类，能够满足借阅者的需求，提供较为精准的服务。通过这些针对性分析方式，可以缩短借阅者获取档案信息的时间，充分发挥档案的有效价值。4.2档案收集管理中的应用。数据挖掘技术可以及时、有效挖掘数据库内部的数据信息，通过构筑一定数据模型对比其中的差异，根据模型数据分类处理档案信息。全方位分析数据库中的数据后，要建立详细描述已知数据的概念模型，对比测试样本，符合相关标准即可进行档案收集管理。4.3医疗行业中的具体应用。档案数据对医疗行业来说是非常重要的内容。通过使用数据挖掘技术，可以让医疗记录档案管理人员加强对档案的分析和利用，提高与档案应用者的沟通和交流，进而提供具有针对性的医疗档案服务。对于居民健康档案，其中的主要内容包括个人基本信息、既往病史、家族病史等情况，通过使用数据挖掘技术，建立一个标准的健康档案管理系统，可以准确记录居民的接诊记录和疫苗接种情况，同时，方便医生初步了解居民的身体状况，进而为居民之后的医疗卫生服务提供一个系统化的管理方案，及时跟踪居民的后续健康状态。

5结语

信息技术不断发展对档案管理具有重要影响。基于大数据的计算机数据挖掘技术成为档案管理的重要发展趋势，不仅可以提高档案管理的针对性，提升工作效率，减少人力、物力支出，而且能体现档案之间的关联性，为档案管理提供优质服务。

参考文献

[1]徐凯.基于大数据的计算机数据挖掘技术在档案管理系统中的应用[J].智库时代,2018(49):138-139.

作者:伍永锋 单位:贵州财经大学