电力企业电子档案数据挖掘研究

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【摘要】电子档案数据挖掘和利用管理需要借助大数据技术、云技术等多种新的电子信息技术。本文对电力企业电子档案数据的挖掘和管理进行分析与探讨，旨在不断提高电子档案的利用效率。

【关键词】电力企业；电子档案；数据挖掘；档案利用

随着计算机技术的快速发展，网络中产生的信息量十分巨大，给人们带来了很多不便，想要寻找自己需要的信息所花费的时间较长。在电力企业发展过程中，产生的档案资源越来越丰富，有人力资源档案、业务经营档案等，不同的档案信息资源对企业的发展有不同的作用。对电力企业的各种电子档案进行挖掘和利用，是提高信息数据价值的关键，也是促进电力企业实现可持续发展的关键措施。对电子档案进行挖掘和检索，必须要加强对各种新技术的应用，比如大数据挖掘技术、分析技术等，通过对海量档案信息资源的挖掘、分析和利用，可以得出更多有利于企业发展的信息数据，为企业管理人员的决策带来帮助，真正发挥出信息数据的价值和意义。

一、电子档案的优势和劣势

（一）电子档案的优势。电子档案指的是企业在发展过程中产生的各种以数字化形式存在的档案内容，在信息化时代背景下，电子档案已经成为企业发展过程中的关键内容，电子档案便于存储，而且在档案管理过程中可以更加方便地利用多种档案信息资源，对企业的经营状况、人力资源状况等进行了解。电子档案资源的信息量十分巨大、丰富，其涉及的内容也是多种多样的。电子档案与传统的信息资源不同，前者是新型的数字化资源，以计算机和互联网为载体，实现信息数据的有效传输、共享，后者主要是纸质档案资源。与纸质档案相比起来，电子档案的优势体现在以下几个方面：第一，有利于存储更多信息数据。电子档案的一个重要特点就是可以实现对海量档案资源的存储，因此在电子档案中，其信息数据的量越来越多，种类繁多，有文字信息、图表、视频等多种类型的档案资源。第二，有利于档案的规范化管理。在传统的纸质档案资源中，档案的管理难度较大，因为很多纸质档案的编写不规范，导致纸质档案的内容复杂多样，相比起来，电子档案的管理更便捷，更有利于档案的规范化管理，利用计算机设备、计算机软件系统可以实现多种档案信息资源的综合与管理。第三，给用户提供了多层次的信息交流模式。因为电子档案多种多样，在一个企业内部，不同部门可以产生不同的电子档案信息，在同一的档案管理信息系统中可以实现对档案资源的综合利用，因此在电子档案中，企业员工也可以获得自己想要的信息，给员工提供了多层次的信息交流平台。（二）电子档案管理中面临的问题。电子档案管理便捷，档案内容丰富，但是在档案管理过程中依旧存在很多问题。第一，安全性问题。电子档案数量巨大，而且信息资源的管理难度较大，缺乏统一的管理机制，所以导致电子档案的安全隐患较大，比如黑客、计算机病毒等随时可能入侵到计算机系统获取信息，对企业的电子档案信息安全以及行业信息安全带来极大的威胁。第二，电子档案的质量参差不齐。因为科学技术的不断发展，使得电子档案的更新速度十分快，不仅有专业的信息平台信息，在收集档案资源的时候，除了专门的档案管理人员要对档案进行收集整理之外，企业其他部门的员工也要实现对档案资源的收集整理，但是由于不同人员对档案管理工作的要求了解不清楚，因此在档案管理过程中质量参差不齐。

二、电子档案数据挖掘和利用的问题

电子档案挖掘是对电子档案进行充分利用的途径，通过深入挖掘，可以对电子档案中的有用信息和价值信息发掘出来，并且应用到企业发展过程中。在电子档案技术发展的过程中，对电子档案挖掘技术的研究也越来越深入，使得信息数据的挖掘能力有了很大程度的提升。电力企业的电子档案挖掘主要包括以下几个方面：（一）电子档案的内容挖掘。电子档案的内容是最关键的部分，在庞大的电子档案中，其内容是多种多样的，对这些内容进行挖掘的过程就是从网络中发掘对自己有用的各种信息的过程，在电子档案的利用过程中，可以利用信息系统的检索服务直接获取电子档案，在档案信息系统中搜索关键字，查找到自己需要的档案信息内容。但这样获取信息的方式只是利用了信息的表层价值，有的电子档案需要通过专业的工具或者方法获取，比如用户通过提问而动态生成的结果就属于深入挖掘产生的信息，还有一些比较机密的、专业的档案信息，普通的检索技术是不能检索出来的。电子档案挖掘对应的是多种多样的信息，比如文本、图像、音频、视频等各种类型的数据。（二）丰富库藏，改善库藏结构。在大数据时代背景下，信息数据的价值越来越重要，基层电力档案管理工作也必须要进行转型，信息化管理是电力企业发展的必然趋势。很显然，档案数据库资源成为信息化时代企业发展的重要支撑，单一的库藏无法满足新形势下企业各个层面对档案资源的需求，因此必须要不断丰富电力企业的档案库藏，改善企业的库藏结构，并且深入挖掘档案资源，建立档案信息资源保障体系，加快档案信息化建设，不仅可以顺应时展，也能进一步完善企业的档案管理工作，为企业的电子档案数据的挖掘提供坚实的基础。另外，档案工作人员还必须要加强对其他新技术的引进和学习，强化电子档案数据挖掘工作的技术支撑，比如在对电子档案进行挖掘利用的时候，可以加强对缩微技术、信息技术、声像技术、数据库技术等技术的应用，实现电子档案管理工作的信息化和数字化发展，利用网络信息技术建立起档案管理系统和完善的检索系统，对各种档案信息资源进行整合，逐步提高企业的电子档案管理水平，让档案增值。（三）建立档案信息数字化一站式管理。档案数字化和档案数据化的本质不相同，前者指的是将复杂的档案信息变成电子化形式存储起来，形成数字化信息，然后再将数字化信息转变为一系列二进制代码存储到计算机系统中，对数据进行统一管理。数据化关注的是数据，指的是要对档案数据进行统一分析、追踪、计算、量化，从而将数据中的关键信息提炼出来，达到数据挖掘的目的。由此可见，在电力企业电子档案管理过程中，数字化和数据化都十分重要，数字化是数据化的基础，可以通过数字化首先将档案信息资源变成数字形式的档案，然后再对其进行挖掘和分析，根据数据内容推算出可能出现的结果，得到关于企业发展的决策数据和方案，发挥数据的潜在价值。档案信息数字化一站式管理就是将档案数字化和数据化结合起来的过程，可以充分地量化和追溯数据资源，利用数据产生价值。（四）创建智慧档案室一键式服务。大数据技术是信息挖掘处理过程中的关键技术，大数据关注的是全部数据，不是其中的一部分样本数据，所以利用大数据技术可以实现对数据的全面分析和推导，对事件的发展方向、概率等进行确定，让档案数据“活”起来。未来企业必须要加强对智慧型档案室的建设，开展一键式服务研究，提高档案信息资源的检索效率，当用户检索某种信息的时候可以推荐其他相关的档案资源，实现档案资源的充分利用。

三、结语

综上所述，随着互联网的快速发展，电子档案越来越多，如何从海量档案信息中挖掘出有用的信息，是未来档案管理过程中必须要研究的重点内容。数据挖掘技术、大数据技术等可以实现对电子档案的有效挖掘、分析，从而使得电子档案的价值得以凸显，提高电子档案资源的利用效率。

【参考文献】

[1]易丽珍.浅谈电力企业电子档案数据挖掘与利用管理[J].中国科技投资,2016(29).

[2]刘春.浅谈电力企业电子档案数据挖掘与利用管理[J].中小企业管理与科技旬刊,2015(35).

[3]吴超.浅谈电力企业电子档案数据挖掘与利用管理[J].中国高新技术企业,2015(16).

作者:刘杏 单位:广东电网有限责任公司茂名供电局