非固定科室病房数据统计分析

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为解决床位紧张问题，最大限度地利用有限的床位，提高床位使用率，某医院实施的是非固定科室病房不加床的住院模式。即舍弃传统的按照科室分配固定病房、固定床位，选择按照病区分配床位，科室没有固定病房、固定床位，也就是一个病区同时住着好几个科室的病人，哪个病区有床位病人就住在哪个病区。该住院模式充分利用有限的床位资源，极大提高床位使用率，缩短病人入院前的等待时间，最大限度地满足病人的住院需求[1]。但是，该住院模式下的数据采集、核对、校验等给病案统计管理人员带来新的挑战，是一个必须解决的问题。根据业务需求，我们需要统计病区、科室、医疗组的数据，包括入院人数、出院人数、转科人数(转病区人数)、实际占用床日数、病床使用率等。面对这个问题，我们改变传统的以科室为单位的数据采集模式，采用以病区为单位填报每日的业务数据，并且通过技术手段使得采集的数据包括病案号、床号(包括病区)、病人姓名、科室、医疗组。该数据采集模式解决了沿用传统的以科室为单位的数据采集模式中存在的病区数据统计难的问题，且使从病区数据中提取科室、医疗组数据具有可行性。我们的工作重点在于借助软件接口，区分病区的转科数据是否是科室的转科数据和是否有病人存在转科不转病区的情况，然后形成最终的科室数据。值得一提的是，部分科室存在转医疗组的情况。必须指出，科室、医疗组数据来源于病区数据，它的准确性取决于病区数据的准确性。下面探讨一下在实际工作中，病区工作日报表数据统计中存在的问题和对策。

病区工作日报表数据统计中存在的问题

1.日报表前后数据不一致。前后数据一致是日报表最基本的要求。实际工作中，部分病区存在最低级错误，包括入出院人数统计与实际入出院病人个数不一致，转科人数统计与实际转科人数不一致，病区原有人数加上转入人数减去出院人数减去转出人数与现有人数不符等，前一天的现有人数和今天的原有人数不一致等问题。2.科室和医疗组信息不匹配。日报表登记的病人入院科室和医疗组信息不匹配。比如：A科室B医疗组，B不是A科室人员。分析原因，这类现象主要是由于数据采集口径需要医疗组信息是实时变动的，而病人在入院当天进行转科，日报表则是晚上12点之后才能产生数据进行前一天数据的提交，那么滞后提交的日报表就显示为入院病人信息栏中病人入住科室和医疗组不匹配，转出病人信息栏中是正确的。比如李四入院在神经内科某某A医生组，当天转科到重症监护室某某B医生组，提交上来的信息可能变成入院在神经内科B医生组。还有一种情况，由于系统设置原因，科室和科室所属病区名称上下排列，办理入出院手续时科室和病区选择错误，导致信息不匹配。3.转科或转病区记录缺失。病区提交的数据中漏登记转病区记录，导致当天该病区和全院现有人数错误，且全院病区的转入转出人数不一致。由于部分人员业务不熟悉，日报表系统没有登记转科不转病区病人信息，在临床系统中对转科不转病区病人的未做转科标记。此类错误导致日报表系统中没有该病人转科记录，软件接口统计的转科记录也没有该病人信息，直接导致科室数据出现错误。4.多次住院病人的科室、医疗组信息混乱。多次住院的病人信息还会存在本次入院科室和医疗组的信息显示成了上一次入院的科室和医疗组的问题。从办理住院流程出发查找原因，问题在于病人在入院协调中心(该住院模式下，设立入院协调中心调配全院床位)未办完住院手续，病房就登记了该病人入院，导致系统数据读取错误。此类错误在打印日报表时很难被发现。5.门诊的急诊科病人入院，其入院科室、入院病区的确定。随着医院各项工作的开展，由急诊科急诊入院的病人越来越多。此类病人直接在急诊科办理住院手续，他的入院病区是急诊科，但是急诊科不属于住院病区。此时，需要根据实际情况确定入院科室和入院病区。6.日报表实际入院人数、出院人数错误。由于该医院采取虚拟床位管理模式降低术前待术日，即病人先办理住院手续，实际不住院，在正式住院前完成手术前各项化验和检查，然后医院分配床位、通知病人前来住院、安排手术。部分病区工作人员填报了虚拟床位的病人信息。部分病人办理住院手续后，经过各项检查，由于各种原因取消住院。这类情况在病历回收、核对份数时会被发现。7.核对月度数据时，病区上报医疗组在院人数错误。为了提高数据的准确性，每月第一天都需要病区上报上月最后一天晚上12点(也就是前一天晚上12点)各科各医疗组的在院人数，形成病区数据、科室数据、医疗组数据，与日报表系统打印出来的病区数据、科室数据和统计的医疗组数据核对。部分病区上报的医疗组数据错误，导致两边数据不一致，需要花费大量时间去寻找错误所在。上述问题的存在，导致最终的科室数据与实际存在偏差。工作中，我们要仔细核对数据，善于发现错误，改正错误，同时要采取措施避免错误，为此，我们摸索出一些校验数据的经验。

采取的对策

1.病区由专人负责数据填报，且实施岗前培训。病区工作日志的准确性与数据填报人员的责任心、细心息息相关。在数据提交前要仔细核对，确保数据准确再提交。日报表数据主要采集自护士站系统，因此填报病区日报表的接口嵌在护士站系统，由各病区的护士负责数据填报。根据实际占用床日数定义规定以晚上12点为界统计数据，且在第二天的8点之前提交前一天的日报表数据。一般都是在护士交班后由当天主班护士在规定的时间内提交数据。按照病区上报数据对该院护士来说是一个新的事物，大家对概念不是很理解。因此，我们联系各病区护士长讲解按病区填报数据的特点，尤其是按病区填报数据中转科人数的概念，提醒注意事项，强调核对后再提交数据，并且要求病区由专人负责数据填报，填报人员要经过培训，了解概念、了解注意事项后方可上岗。采取此种措施后，大大减少了错误的发生，提高了工作效率。2.病案室专人负责日报表数据的核对、打印，总结工作经验，罗列注意事项。核对日报表数据是一项需要耐心、细心、责任心的工作，根据上述发现的问题，核对时需要注意很多事项，才能从源头确保科室数据、医疗组数据的正确性。2.1基本数据核对，也就是日报表前后数据核对。填报的人数(数字)是否和填报的具体病人信息条数一致，病区的原有人数加上转入人数减去出院人数减去转出人数是否与现有人数相等，前一天的现有人数是否和今天的原有人数一致。2.2其他数据核对。科室和医疗组信息是否匹配；入院当天进行转科的病人，需核对其入院信息；转病区数据核对，转出病区病人信息是否有对应的转入病区病人信息，转病区病人是否是转科病人；软件接口中统计的转科记录与日报表整理出来的转科记录核对，是否有遗漏，尤其是转科不转病区情况；多次住院病人的科室、医疗组信息混乱的错误比较难发现，只能在核对时注意不同于该病区主要收治的科室的病人信息；门诊的急诊科病人入院，其入院科室、入院病区的确定；虚拟床位病人信息筛选，尤其注意床位号大于100的病人(医院规定虚拟床位床号设定大于100以示区别)等等。病案室负责日报表人员需根据现有的经验，仔细核对每个病人信息，找出错误，为正确的科室数据打下扎实的基础。3.定期核对病区、科室、医疗组数据的一致性。每天核对病区数据，但也难免会存在人为遗漏、难以发现的错误问题，该住院模式下的日报表数据定期核对工作非常有必要。结合实际工作强度，采取两项核对措施校验数据。(1)每周核对日报表系统中这周最后一天的病区留院人数和全院科室的留院人数是否一致。(2)每月第一天都需要病区上报上月最后一天晚上12点(也就是前一天晚上12点)各科、各医疗组的在院人数，形成病区数据、科室数据、医疗组数据，与日报表系统打印出来的病区数据、科室数据和统计的医疗组数据核对是否一致。4.积累数据校验经验，并记录。日报表数据校验是检验病区和病案室人员工作质量的一项工作，是提高数据准确性的必备工作。为高效地完成数据校验，记录下校验方法，提供参考。针对月末数据校验，总结出一些经验。(1)核对病区上报的病区留院人数和日报表系统的病区留院人数是否一致。如果不一致，致电对应病区查找原因。(2)核对病区上报的科室留院人数与日报表系统的科室留院人数是否一致。如果不一致，则先核对病区上报的全院科室的留院总人数和日报表系统的全院科室的留院总人数是否一致。如果不一致，则说明日报表系统中从病区数据转换成科室数据产生了差错(在病区上报的病区留院总人数和由病区上报的医疗组数据整合成的科室留院总人数一致的情况下)。碰到总数不一致的情况，采用静态查找表查找算法中的二分查找法查找到错误那天，再逐个病区核对数据。(3)如果病区上报的全院科室的留院总人数和日报表系统的全院科室的留院总人数一致，而病区上报的科室留院人数与日报表系统的科室留院人数不一致，这种数据错误原因查找比较难。一般是转科记录缺失导致对应科室留院人数不一致，或者入院科室错误导致对应科室留院人数不一致，或者是病区上报的医疗组数据错误导致数据不一致。(4)在病区数据、科室数据都一致的情况下，有时候会出现医疗组数据不一致。这类情况考虑是病区上报数据错误，或者存在转医疗组情况。5.其他。针对目前已发现的问题，是否按照流程办理住院手续、住院信息正确与否对于数据的准确性有影响。因此，我们联系可以办理住院手续的相关部门和人员，强调按照流程办理住院手续和住院信息正确的重要性。对于新发现的日报表相关错误，要及时反馈到病区或者相关部门，并提出整改措施。病案首页信息录入人员留意特殊情况下的病历，比如转科不转病区病人，再次核对打印的科室数据有无记录等。病区数据填报人员、病案室工作人员、各相关科室工作人员的责任心、细心对非固定科室病房模式下数据统计的准确性至关重要，而岗前培训对于高效地完成日报表数据的填报、核对、校验具有重要意义。我们要加强相关人员的岗前培训，反复强调填报核对数据要耐心细致，在按照病区为单位的数据采集模式下，数据的核对、校验较难，没有具体的流程。实践中，我们把碰到的问题进行梳理、归类，总结对应的措施，形成一套有据可依的日报表核对、校验中的问题及对策，并及时结合实际进行更新，使日报表数据统计更有效率。

参考文献

1阎家骏，孙亚玲.床位统一管理跨科收治病人[J].中国医院，2010,14(3):71-72

作者:陈灵峰 朱娅娅 尚珊珊 单位:浙江省台州恩泽医疗中心