提升人力资源档案管理水平的措施

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【摘要】在事业单位管理中，人力资源档案管理的有效性影响单位内部管理效率，对实现事业单位可持续发展，激发员工潜力发挥了重要作用。本文通过阐述当前事业单位人力资源档案管理的重要作用，分析事业单位档案管理存在的问题，提出提升档案管理水平的有效措施，旨在为档案管理工作提供一定的参考。

【关键词】事业单位；人力资源；档案管理

社会经济的快速发展，带动了社会各领域不断实现转型升级，从而与社会和经济发展相适应。在当前社会市场经济不断完善的背景下，事业单位实现转型发展是非常必要的，要求其重视人力资源档案管理。与此同时，科技的发展为提高事业单位人力资源档案管理信息化、标准化建设提供了创新路径，是提升事业单位人力资源档案管理水平的重要手段。从整体来看，当前在事业单位人力资源档案管理中仍旧普遍存在一些问题，制约管理水平的提升。因此，就相关问题进行深入探讨，并采取科学有效的措施，对于促使事业单位人力资源档案管理水平实现质的飞跃，为事业单位适应时展要求提供重要途径具有重要意义。

一、事业单位人力资源档案管理水平提升的作用

（一）推动事业单位走可持续发展之路。档案管理在事业单位内部管理中占据重要地位，而其中的人力资源档案管理又是档案管理的重中之重，对事业单位发展水平产生直接影响。一方面，人力资源是事业单位可持续发展的内生动力。事业单位人力资源档案管理的有序展开，能够明确每一位事业单位工作人员的实际情况，从而做到以人为本，为单位工作人员制定适应其发展的计划，促进员工成长，进而为事业单位持续稳定发展提供源源不断的内在动力。同时，通过提升事业单位人力资源档案管理水平，充分发挥员工内在价值，有利于实现单位内部人力资源的优化配置，提高人力资源利用率，为单位可持续发展提供动力；另一方面，随着我国社会主义市场经济体制不断完善，事业单位逐渐融入市场环境中，面对激烈的市场竞争，人才是其自身竞争力的核心。加强单位人力资源档案管理，能够最大限度开发人力资源，提升单位市场核心竞争力，从而在激烈的市场竞争环境中站稳脚跟，实现可持续发展。（二）深入挖掘工作人员内在潜力。人力资源是事业单位稳定运行的主要依据，单位管理层为有效提升单位运行效益，需要加强对人力资源的刺激，充分调动单位工作人员的积极性，同时重视提升员工综合能力水平，从而确保单位运行的稳定性和高效性。人力资源档案是对员工实际情况全面而具体的综合记录，通过人力资源档案，可以对员工有全面综合的了解。而事业单位管理人员借助人力资源档案管理，可以对单位员工进行针对性的监督管理，不仅能够有效激发员工内在潜力，同时也是对员工行为的一种有效约束，促使其工作规范化，为单位发展带来更大的价值。

二、当前事业单位人力资源档案管理的不足

（一）对人力资源档案管理工作的重视度不足。事业单位人力资源档案管理是单位内部基础管理工作中的重要内容，注重日常化、常规性管理。但是，长期以来，事业单位管理层对人力资源档案管理工作的重要性认识不足，在管理人员设置、资金投入、技术投入等方面均具有明显的不足，缺少专业的人力资源档案管理人员，管理设备不能及时更新，先进技术的应用不足等，导致了人力资源档案管理边缘化，通常只有在进行人事调动，或者是应对检查的时候，才对人力资源档案进行整理利用，因而对单位内部人力资源档案管理有序展开造成了不利影响。同时，由于单位重视度不足，导致人力资源档案管理在制度体系方面的建设不健全。当前事业单位面临新的经济形势和市场环境，其改革发展已经成为必然，并且国家在社会保障、劳动保护方面的政策法规也在不断完善。这些都要求事业单位结合新形势、新环境，建立健全的人力资源档案管理制度体系，做到与时俱进，充分发挥人力资源对单位发展的促进作用。由于事业单位相关管理制度体系不健全，在人力资源档案管理中的积极性不足，导致其作用难以发挥，影响事业单位发展。（二）人力资源档案管理基础较为薄弱。由于事业单位人力资源档案管理工作开展重视度不足，开展深度不够，导致其整体管理基础较为薄弱，没有扎实的管理基础。随着时代的发展，对事业单位档案管理有了更高的要求，并且政府也不断出台一些举措和办法，指导事业单位人力资源档案管理。但是在实际执行过程中，单位并没有真正落实标准化管理要求，存在人力资源档案建立不规范、分类不合理、信息化建设程度不足等问题，严重影响了事业单位人力资源档案管理标准化、信息化建设水平。（三）人力资源档案管理人员综合素质有待提升。人力资源档案管理人员综合素质直接影响档案管理工作水平。实现人力资源档案规范化、标准化管理，需要由专业能力与职业素养较高的工作人员来进行。现阶段，由于事业单位对人力资源档案管理的重视度不足，人力资源档案管理思想观念存在一定的滞后性，导致单位并没有设置专门的人力资源档案管理人员，通常是由档案管理人员进行统一管理，其专业性与专注性都存2020/11工作指导总第351期第163页在较大的不足，不能对人力资源档案管理工作进行深入研究。再加上单位不重视对档案管理人员的培训，导致难以胜任新时期对事业单位人力资源档案管理工作的要求。

三、提升事业单位人力资源档案管理水平的措施

（一）提升事业单位对人力资源档案管理的重视。思想决定行动，由于事业单位对人力资源档案管理的重视度不足，对人力资源档案管理工作重要性认识不足，导致其在实际工作开展中思想意识较差，管理力度不足，管理存在形式化问题。因此，提升事业单位人力资源档案管理需要加强其重视度。首先，事业单位管理层需要正确认识人力资源档案管理的重要性，加强对人力资源档案管理人员的培训，促进管理人员思想意识的提升。单位通过组织管理人员进行档案学习，或者通过专家讲座的方式加强管理人员交流沟通，从而提高其档案学习及管理意识，正确使用档案资源，促进人力资源档案管理工作的有效性。其次，加强对人力资源档案管理工作的资金投入，为档案管理工作建设与发展提供充足的资金支持。最后，加强对人力资源档案管理部门技术及基础设施的投入，为其实现现代化建设，加强对先进信息技术的应用提供保障。例如，重视引进先进的信息技术，提高人力资源档案管理信息化建设水平，加快对计算机、扫描仪、监控设备等基础设施的投入力度，保障档案信息化管理工作的顺利开展，提高人力资源档案管理工作效率。（二）优化完善人力资源档案管理制度。事业单位人力资源档案管理工作涉及范围非常广泛，管理内容繁琐复杂，增加了管理人员的工作难度。建立健全的人力资源档案管理制度体系，是实现管理规范化的重要基础。因此，提升人力资源档案管理水平需要事业单位不断优化完善人力资源档案管理制度。首先，结合事业单位自身实际，制定相应的管理制度，要求管理人员能够对人力资源档案进行针对性的管理，对所有档案信息的收集、整理、移交以及使用等各个环节的操作都有相应的制度依据，确保管理工作稳定有序展开。其次，进一步优化完善管理人员考核制度，通过对人力资源档案管理人员进行定期或不定期的考核，对其业务能力和职业素养进行综合评定。通过考核制度提高管理人员工作的积极性，提升工作效率。最后，建立健全激励奖惩制度，对人力资源档案管理人员工作进行不定期审查，包括档案管理登记情况，是否存在丢失或者擅自修改档案的情况等，根据管理人员工作成果给予相应的激励奖励，对工作失误人员追究一定的责任，确保档案管理工作有序展开。（三）提高人力资源档案管理人员的专业能力和职业素养。作为实施人力资源档案管理的重要主体，提高管理人员专业能力和职业素养，是提升事业单位人力资源档案管理工作水平的重要措施。首先，端正人力资源档案管理人员工作态度，加强其对管理工作的认同感，提高其对人力资源档案管理工作重要性的认知，充分发挥其主观能动性开展档案管理工作。同时，对档案管理人员进行针对性的职业专业能力培训，深入挖掘管理人才，提高管理工作专业化。其次，加强对档案管理人员的思想政治教育，提高管理人员的政治素养，使其在实际工作中，保持优良作风，提升其职业素养，保证人力资源档案管理工作有效实施。最后，事业单位应当根据自身实际情况，进行人力资源档案管理人员的优化配置，构建高素质、层次性、专业化、针对性的档案管理队伍，充分发挥各岗位职责，提高管理人员责任心和使命感，积极投入管理工作中。（四）提升人力资源档案管理信息化建设水平。现阶段，虽然大部分事业单位已经实现了档案管理的信息化，但是受到各方面因素影响，其信息化建设水平不高，极大影响了单位人力资源档案管理工作效率。因此，需要提升人力资源档案管理信息化建设水平，加强对当前先进信息技术的应用。具体来说，需要加强人力资源档案信息化体系建设，建立完善的档案信息数据库，并提高其综合管理利用率。一方面，事业单位需要建立适应自身实际需求的电子信息化数据库系统，通过不断完善人力资源档案信息，根据档案管理要求，在数据库中进行分类建档，实施全面动态化管理，及时补充完善各类数据。同时，利用大数据技术等先进技术对数据信息进行深入挖掘，总结规律，提高人力资源档案管理质量与效率。另一方面，加强对人力资源档案信息数据库安全管理，制定并执行严格的借阅制度，明确安全管理标准，落实安全管理职责。同时，建立相应的备份机制和数据库恢复机制；在系统内设置各级档案管理权限；实施档案信息存储动态管理等，确保人力资源档案信息数据库的安全性，为档案管理综合水平的提升提供保障。

四、结语

综上所述，事业单位人力资源档案管理对于促进事业单位可持续发展，充分挖掘员工内在潜力方面发挥着重要作用。同时，随着时代的发展，新形势下对事业单位人力资源档案管理提出了更高的要求。为有效应对当前事业单位人力资源档案管理中存在的不足，则需要通过提高重视、完善制度、提升工作人员综合素质、加强信息化建设等多项措施，不断提升事业单位人力资源档案管理水平，充分发挥其综合利用价值，为事业单位稳定发展保驾护航。

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作者:白辰 单位:单县人力资源和社会保障局