人事档案信息在人力资源管理的应用

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摘要：人事档案信息在人力资源管理中起着举足轻重的作用。它为每个机关、企业、事业等单位进行新生公招、工资薪酬、职业年金的测算、职称晋升评聘、干部选拔任免管理、退休职工的养老退休金发放等重大事项时提供不可缺的重要依据和参考。它是人力资源管理的重要基石，也为做好人事管理工作做坚实支撑。

关键词：人事档案；档案材料；人事档案信息；医院；人力资源部；应用

人事档案管理的程序是档案材料的收集、整理、鉴定、保管、分类、编目、装订等7个环节。我们每个人在生命旅途中，都一直会与人事档案打交道，人事档案不仅是记载每个人的生命轨迹，见证自己的成长历史，记录人生节点每一次成功与胜利，一直到退休，乃至生命终结；它又是医院人事管理工作的完整记录，是人力资源管理过程中取之不尽、用之不竭的宝贵资源。所以，加强医院人事档案信息管理，规范医院人事档案信息管理行为，使之更好地为医院人力资源管理工作服务，但目前医疗单位人事档案信息管理还存在居多的问题。

一、人事档案管理在医院人力资源管理中的现状和存在的问题

1.人力资源管理的范围。人力资源管理包括干部选拔任免管理、工资薪酬福利管理、职称评聘管理、人事档案管理等四大块。其中，干部选拔任免管理又包括干部转岗、提干、任免、后备人才储备等管理；工资薪酬福利管理包括工资、职业年金、养老退休金等测算的管理；职称评聘包括岗位异动、新生招聘、初中高等职称评聘等管理。前面这三大块管理都是以人事档案信息为基础，尤如人力资源管理好比一栋高楼大夏，人事档案信息就是这大厦的基石，如果离开了这“基石”，这大厦就是空中楼阁、海市蜃楼，无从谈起、也无法建成。2.人事档案信息的来源。众所周知，人事档案在人力资源管理中享有信息之源、万物之首的誉称，可见它在人力资源管理的地位是何等的重要。但是目前在医院的人事档案管理中存在着这样或者那样的问题，需要不断的提高和改进。那么什么是人事档案材料呢？人事档案信息又来自哪里呢？下面我们来一一介绍。人事档案材料包括干部履历表、自传、鉴定考核考察审计等材料、学历学位专业技术职称评聘材料、审查工作中形成的材料、党团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、执纪执法部门形成的涉及个人材料、工资薪酬福利待遇等材料（其中又包括工资异动、招录、聘用、调动、军转、任免、辞职、辞退、退休、出国（境）材料、参加会议的代表登记表等材料、合同类材料等）、其他可供参考的材料（包括体检、证明等材料）等共10大类。人事档案信息就来自这些最基本的、最原始的10大类材料之中。3.人事档案材料不及时归档。现年代公立医院业务繁忙，人满为患，医务人员没有过多的时间和精力顾及自己的人事档案材料，思想上也不够重视，一些基本材料不及时上交归档。认为自己只要会看病会诊病效益好就行，人事档案材料这都是人力资源部门的事情，与自己没有多大关系。例如，一年一度需要及时上交归档案的年度考核登记表、专业技术考核登记表、工资异动审批表等材料，须不知就是这些基本的、原始的材料是自己一年辛苦工作打拼经历的见证者。如果没有它们的存在，他（她）们的工龄会在退休核算时减下来的严重后果。例：2017年单位进行“人事档案专项审核”时，发现一位中层干部参加工作时有连续5年的“停薪留职”经历，可是她的人事档案里没有任何材料痕迹能佐证她这段经历的存在，所以，出现她的工龄被减少5年的严重后果。这不仅导致她工资测算减少，还影响到她的职称晋升评聘。可见，人事档案材料的及时归档可不是空口一说之词。4.人事档案信息填写的随意性。医院还有一部分医务人员对人事档案材料信息填写也比较漠然。每次填写信息表格材料时随意填写、涂改、圈化，不认真、不核对，而且填写的信息前后不一致，这样很容易造成人事信息不准确、不真实。例：2017年医院进行“专项审核”时，发现很多职工在填写《干部履历表》上的出生年月前后都不一致，阴历阳历相互交替出现；参加工作时间时而填写5月、时而填写6月、时而填写7月，并没有对照自己的毕业证上的时间认真核对后再填写；入党时间有的是填写“支部大会召开通过”的那一天时间，有的人却填写的是支部书记签字的那天时间等等。在我们单位职工人事档案材料里这些关键时间随意填写现象普遍存在。由于自己填写不认真，很随意，也会给当事人造成不可估量的损失。例：2017年单位进行“专项审核”时发现有位女职工，在她人生第一份归档材料中随意填写了比她自己当时实际年龄大四岁的一个出生年月。当时年幼无知，也未做认真核对纠正。尽管后来归档的多份材料都是填写自己的实际出生年月，更正了这个“错误”，但是已经于事无补。2017年“专项审核”时，不巧她又无法提供自己的出生证和原始户籍材料证明。根据“专项审核”的程序和相关文件精神，最后认定她“档案年龄”为第一次归档材料上那次她随意填写的出生日期。这样将来她就要比自己实际年龄提前四年退休，她将为自己不认真填写信息而付出沉痛的代价。5.人事档案信息认定时的政策把握不够准确。不同时期、不同年代，人事档案信息认定时的政策是不同的。就拿工龄认定和工龄测算来说吧，不同年代、不同社会背景、当事人本身的一些特殊情况等，对工龄认定和测算的标准是不一样的。就举个简单的例子来吧，文件规定2019年11月18日之前到非公有制就业的高校毕业生考录或者招聘到机关事业单位工作的人员，她（他）们只要与用人单位签订劳动合同、与政府人事行政部门人才流动服务机构办理了人事手续这两条就可以认定为工龄，其签订合同的时间视为“参加工作时间”；但是在2019年11月18日之后就不一样了，除了与用人单位签订劳动合同外，还要有参加基本养老保险和基本医疗保险的记录，其缴费年限可以合并计算为工龄，缴费启动时间才是她（他）们的“参加工作时间”。人事档案信息的准确性又无时不刻与工资、奖金、职业年金、年休假，甚至退休后养老退休金多少的发放等紧紧相连呢？做各种信息认定的档案管理员如果不把政策吃透、弄懂，或者一知半解的话，很容易给我们的职工带来严重的后果。例：今年10月我提了在2015年4月就已经退休了的老院长档案，为其办理养老退休金，到人社厅去审核审批他的人事档案，其中人社厅审批的同志就把他的工龄核减下来有7.5年之多。原来认定他工龄的工作人员未把当时的政策吃透、弄懂，参加工作时间认定错误，测算后的工龄就没有那么长。老院长原来认为自己的工龄长，职称级别高，退休后养老金肯定会很高，结果让他空欢喜一场。

二、人事档案信息在医院人力资源管理中的作用

1.能够提高医院人力资源管理效率。人事档案信息管理工作的有效开展，能够为医院领导人员提供良好的决策依据，以此来有效促进医院人才队伍专业素质得以有效提升，从而真正让医院人力资源管理效率得到有效提升。人事档案信息之中本身就涉及到较多医院职工情况，如其思想道德素养、学历、业务能力等等，这些信息的存在就能为医院领导人员工作安排提供有效依据，以此来保障工作任务分配合理性，从而有效发挥出每一个职工的优势，真正让每一位职工都能够各得其所、各尽其才，从而最大化提升医院人力资源管理效率。2.为人才职称评定提供依据。人事档案信息在医院人力资源管理中的应用作用还表现为其能够为医院人才职称评定工作提供重要依据这一点上。人事档案信息管理工作实施过程中，自然能够将每个职工真实学历有效记录在案，这能为人力资源管理部门提供鉴定材料，以此来有效保证医院人力资源管理职称评定工作的顺利实施，从而有效促进医院发展。3.促进人力资源管理制度优化。人事档案信息在医院人力资源管理中的应用作用除了上述几点之外，还体现在其能够促进人力资源管理制度优化与完善。之所以会如此，是因为人力资源管理人员在应用人事档案信息的时候，会基于此来分析医院人力资源特征，然后再基于实际需求制定出相应的管理与优化制度，这样自然能够有效提升整个医院发展效率与品质。除此之外，医院人力资源管理过程中，管理人员也可以依赖于人事档案信息来直接对医院人才管理体系进行优化，进而最大程度促进医院人力资源管理工作的顺利实施与开展。

三、提升人事档案信息管理在医院人力资源管理水平的策略

1.提供准确、真实的人事档案信息。人事档案信息在人力资源管理中发挥着非常重要作用，其准确性、真实性无不牵动着每一个职工的每一根神经？所以，人事档案管理员必须遵循“凡提必审、凡转必审、凡进必审”、“谁管理、谁把关、谁考察、谁审核、谁签字、谁负责”为原则，进行人事档案专项审核。信息录入时一定以“专项审核”后的信息为基础，对照每个职工各种资质证书、学历学位、各种任免文件、职称聘文等再次进行核对，确保信息全面、准确、真实、安全。2.加强人事档案信息电子化管理在人力资源中的作用。在社会不断发展期间，医院发展规模也有了明显扩大，并且还因此而延伸出了大量的人事档案资料，这也加大了人事档案管理人员工作量、提高了工作要求。这种情况下传统的管理模式明显无法满足新时代背景下提出的新要求。近几年电子档案逐渐兴起，但是在各医疗单位的应用还不是十分的广泛。人事档案信息电子化管理优点是便于信息随时阅读、随时提起、随时传递、随时匹配、随时打印、随时保存，而且查阅快、提起快、保存更方便。它的高效、快捷、方便、安全等是纸质档案无法做到的，它与纸质档案配合，相互补充达到完美无缺，极大程度上满足了人力资源管理者的需求。所以，加强人事档案信息电子化管理是非常有必要的。3.加强人事档案管理员信息化和档案专业知识的培训。在医院人事档案信息化管理建设过程中，既要提高人事档案管理人员的信息化理论知识和实际操作能力，又要加强管理人员的人事档案专业知识的培训。针对目前人事档案管理人员对信息系统、电子设备、电子表格、计算机、数据库等操作能力低的情况下，需要开展专项培训活动，帮助档案员充分了解人事档案数据库、信息管理系统等操作方法；同时还要加强档案管理专业知识的培训，充分掌握人事档案管理每一个环节要点，做到及时归档、精准鉴定、保持整洁、分类明确、编目清晰、装订整齐。4.完善医院人事档案管理工作制度。完善人事档案管理工作制度是医院人事档案管理工作顺利实施的基础与前提，做好这一项工作，一方面不仅能够直接对医院人事档案管理工作进行约束，另一方面还能有效为人事档案管理工作人员提供强有力的规范与指导。为此，医院在发展过程中一定要及时完善医院人力资源管理工作制度，结合人力资源管理现状与特征来及时完善相关制度体系，如人事档案资料收集整理制度、人事档案信息化管理制度、人事档案归纳细则等等，这样档案管理人员自然能够结合相关制度标准来合理展开工作，确保工作的合理性与有效性。在这一过程中需要注意，在制度完善的时候一定要加强与各个科室工作人员之间的交流与沟通，认真听取基层医护人员工作意见，然后以此来提升制度完善与合理性。5.确保人事档案工作内容、章程办法与标准的严谨规范度。现如今，我国医院人事档案管理工作在实施过程中依然还是存在着各种各样不规范的操作行为，如人事档案信息资料填充不够完整、档案信息随意改动、格式不够规范、更新与补充不够及时等等，这种情况下人事档案信息自然会出现失真、流失等情况。因此，要想及时优化人事档案管理工作，还需要对人事档案管理工作内容、章程办法与标准进行严格的规范。在工作期间及时整理完善人事档案管理工作内容，对医院内部员工相关人事信息定期进行采集，而且在采集的时候一定要确保资料填写完整与规范程度，后期则需要做好补充与优化工作，尽可能避免因为人为因素而引发的管理不当等问题。

四、结束语

人事档案信息是一个人在成长道路上留下一串串“脚印”，是对个人能力以及综合素质进行评判的有力证据，也是兑现各种福利待遇不可缺少的重要依据。医院既是一个严肃严谨的公共服务场所，又是高层次人才聚集如云的地方。做好人事档案信息管理，既是提高人力资源在医院管理中地位的坚实后盾；又是激发医务人员为患者服务热情的催发剂；更是提升医院在社会中美誉度的护航标，为更好的服务于临床医务人员打下坚实的基础。

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作者:周果元 单位:湖南省妇幼保健院