农科单位档案管理队伍状况和策略

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科研单位的库存档案反应了一个单位的历史发展过程，档案材料具有资料的原始性、准确性和较大的可开发利用性，承载着多代科研人员的智慧和心血，是科研单位全部活动的真实记录，是宝贵的知识财富和重要的信息资源。档案管理是科研单位管理工作的一项重要组成部分［1～4］。自2003年以来，随着农业科研单位的体制的改革，对许多农业科研院所的管理人员的编制进行了压缩，使多数管理人员身兼数职，档案管理人员也不例外，因此使得档案管理工作难以做到精细化和高度信息化［5］。科研档案管理的人员队伍状况堪忧，急需通过深化改革，进一步强化农业科研档案管理队伍的建设，使农业科研单位的档案管理工作更加规范和健全，逐步提高档案管理的现代化水平和信息化程度，为更好的利用科研档案农业科研提供服务。

1农业科研院所档案管理人员的现状分析

1.1缺乏专职的档案管理人员

农业科研单位改制以来，对省级农业科研院所的管理人员进行了精简，很少有单位能够设置专职的档案管理人员。就河北省农林科学院而言，各个研究所的档案室管理人员多数是兼职人员，且身兼数职，这部分管理者往往被繁杂的行政事务缠身;档案整理需要有必要的时间保证，而兼职人员能够用在档案管理的时间是非常有限的，仅在工作时间上就难以保证档案管理过程的连续性，在管理质量上能够保证交上来的档案不丢失，完成基本的查阅利用都需要工作之余完成［6］，使档案管理工作上档升级和档案开发利用就相当困难了。

1.2对档案管理工作不够重视，档案管理者的工作积极性不高

农业科研单位以科研为主，领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上，没有太多的精力顾及档案管理，有的认为档案管理工作做到存放不丢失即可，对档案管理工作的搜集、整理、编研、开发和利用等1整套工作方法缺乏了解，导致对档案室必备的设施建设一般投入不足，或者说重视程度不够，这就导致了档案管理人员对搞好档案管理工作缺乏信心。单位领导应加强对档案室基本设施条件的建设，做到防火、防盗、防虫、除湿和降温，改善档案的存放条件，使档案资料存放条件达到最佳，避免档案资料的损坏。有条件的要积极购置高科技电子管理设备，如照相机、复印机、传真机、扫描仪、电脑等设备，使档案室硬件条件达到档案管理上档升级的必备条件［7～10］。

1.3档案管理人员的专业知识更新缓慢

农业科研单位的档案管理人员进行专业培训的机会较少，专业知识更新速度慢，特别是缺少最新的科技档案管理知识。这些人员平时与专业人员交流的机会较少，工作环境相对比较闭塞，思想比较滞后。长期以来从事单一枯燥的工作，难免产生不良的情绪，加上收入少、显示才华的机会少，职称晋升难，不堪重负的社会生活压力，压抑的心情长久得不到释放，势必会影响到工作质量［11～13］。

2对于加强农业科研单位档案管理队伍建设的几点建议

2.1抓好档案管理工作，单位领导的重视是关键

要想搞好档案管理工作，首先要从思想上重视档案工作。思想认识在很大程度上会影响到1个单位档案管理工作质量的好坏。档案管理人员应认真学习《档案法》，建立比较完善的档案管理制度，促进单位档案管理工作的上档升级。单位领导要积极支持档案工作，调动专兼职档案管理人员的工作积极性，对提高档案管理水平具有巨大的促进作用。

2.2建立恰当的激励机制，提高档案管理的工作效率

要建立1套人性化管理与恰当激励相结合的体制，从制度上保证档案管理人员在物质与精神各方面的相对平衡，通过建立奖励机制，充分调动档案管理人员的积极性。比如在奖励绩效方面要考虑档案专兼职人员的劳动强度的不同，适当向兼职档案管理人员倾斜，提高兼职档案管理人员的工作积极性。要建立开放式的工作制度，档案管理人员之间应当加强协作与沟通，各农业科研单位之间应当加强信息交流，档案管理与其它部门之间也要加强合作，给档案管理人员提供一个宽松、和谐的工作氛围，使档案管理人员身心愉快地、高效率地工作。

2.3以人为本，提高档案管理人员的工作积极性

通过调查发现，多数档案管理人员的职业幸福感不强，其中1个主要因素就是思想问题。对档案管理人员进行爱岗敬业方面的思想教育，使他们树立毕生奉献给档案管理事业的精神。让档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，是提高档案管理人员的工作积极性的前提。档案管理工作毕竟是为其他部门提供服务的，是在幕后默默无闻的贡献者，要具有甘为人梯的牺牲精神。加强创新意识教育，档案管理工作人员要充分利用资源的优势，走出1条档案管理工作的创新之路，要在钻研业务的过程中找到档案管理工作的新办法、新思路，让一成不变的档案管理工作变成具有无尽的求知探索之地，不断推陈出新提高档案管理工作人员的钻研兴趣，使之能够始终处于乐于创造、敢于求新的氛围中，为档案建设做出更大地贡献。

2.4加强培训工作，提高业务水平

只有不断提高专兼职档案管理人员的业务素质，档案管理能力才会有相应的提高。档案管理部门要在提高岗位工作要求的同时，兼顾档案管理人员的现实状况，把提高专兼职档案管理人员的个人素质与业务水平做为首要事务来抓。要给所有的档案管理人员创造接受再教育的机会，要广泛开辟包括业务进修、知识更新和扩展视野等方面的平台，为档案管理人员自身价值的体现创造全面发展的机会，充分发挥每一个档案管理人员的智慧和创造力。特别是在科学技术飞速发展的今天，要缓解科技进步给档案管理人员带来的种种压力，只有让他们不断学习新技术、掌握新知识［14，15］，才能使他们更好地做好档案管理工作。

2.5引入信息化管理手段，提高档案利用率

档案管理人员要充分利用计算机数据存储量大、检索速度快等优势，大力开发适用于计算机完成的档案检索方法和存储模式。要建立严格的管理制度，从技术与管理两方面，确保档案实体与载体的安全，确保网络传输及档案数据的安全，将归档纸质文件与归档电子文件采用“双轨制”的整理方法，两者编为一致的档号和著录信息，利于查阅和管理，并做好数据备份工作。通过信息化管理，向管理和科研工作提供大规模、大信息量的数字信息服务，实现档案信息资源的有效共享［16～19］。信息化管理不仅可以降低管理人员的工作强度，还可大大提高档案管理的工作效率，使农业科技档案更好的为农业技术进步服务。