深究办公室秘书公关能力

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摘要：公共关系作为一定组织为树立和维护自身形象而自觉进行的组织与公众之间的沟通活动，正迅速崛起于社会生活舞台。在改革开放、现代化建设新时期，机关秘书人员也在进行公共关系工作，因此，秘书工作人员必须掌握好公共关系工作的一些基本方法和技能。同时，公共关系意识作为一种深层次的思想，引导着一个人的行为，它能够促使秘书人员把自己的公关行为始终置于一种自觉的状态，从而自然而然地进人秘书与公关的双重角色，出色地完成秘书工作的各项任务。

关键词：秘书公关能力

在公关初期，公关活动的主要任务具有扩大组织的影响，提高组织的知名度，提高公众对组织的认知程度，增加组织的吸引力;实施双向的信息交流，有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时，要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍，消除公众的观望心理，诱导他们做新的尝试。在组织发展顺利时，公关活动要宣传已取得的成绩，进一步扩大影响，强化组织在公众心目中的良好形象。通过公关活动的开展，使组织付出的努力让社会知道，在公众的心目中树立良好的组织形象，提高组织的竞争力，下面笔者就秘书如何才能做好公关工作谈下自己的几点看法。

1.以良好的心态处事

初次与人交往的人，往往缺乏自信心，怀疑自己的知识和能力不足，怀疑自己不够漂亮，不够风度，害怕自己不能幽默风趣、愣头愣脑，不能吸引别人，想象着遭人拒绝的各种尴尬场面，因此，多方面的自我设限，以至于在社交场合中手足无措，不知道如何是好，说话做事都显得失常，这种恐惧心理来源于羞怯和自卑，它严重地影响了人的正常交往。所以与人交往，首先应调整心态，战胜恐惧。

1.1肯定自我、相信自我

悦纳自己，可以帮助人树立自信心。喜欢自己，鼓励自己，肯定自我，是克服羞怯和自卑的好办法。我国有句成语叫“尺有所短，寸有所长”，这意味着每一个人都有自己的长处和短处。因此在与人交往时，一方面应该意识到，我是一个正常人，我拥有人所共有的天赋，并且还有某种特长和优势，我没有理由把自己看得一无是处，而应当发挥自己的长处;另一方面，每一个人都有短处，尤其是某些短处是不以人的意志为转移的，例如:身高、相貌或某些不能完全矫正的生理缺陷等。对此，不需要一味地隐讳，更不能因此万念俱灰，而应该鼓起勇气来正视现实，古人说“梅须逊雪三分白，雪却输梅一段香”，每个人都应当在客观地对待自己的基础上，用拿破仑的名言“我的字典里没有不可能”这句话来充分肯定自己。

1.2自我鼓励，自我加冕

巴特勒博士在《与自己交谈》一书中提到“自我对话”，即在心中自觉或不自觉地对自己说话，这些对话，有其正面的积极意义，但也可能产生负面的消极行为。办公室秘书在参加社交活动之前，如果能够按巴特勒博士的方式进行积极的自我对话，就会发现自己想干什么，需要干什么，在此基础上建立起社交的目的和信心，这种以目标刺激意识的方法，可以衍生出更强的自信心，从而调整心态，战胜恐惧心理，积极主动的与人交往。

“自我对话”的方式如下:“我不善交际，而且一向如此。根本没什么有趣或重要的事好说嘛！多说只是多丢脸罢了。我看还是保持沉默为妙。大家干吗要听我说话?这些人有更重要的事要做呢！”以上的对话为消极的“自我对话”。用几分钟时间，把这些消极的“自我对话”写下来，然后赋予它们积极的正面意义。“我喜欢试着认识新朋友，并且在多次尝试后渐有进步。多学会一种新技巧，让我觉得很开心。我希望开放自己，接近他人。我所拥有的最珍贵礼物，便是我自己，当我放开心胸，以诚待人时，不管是自己或他人，都会无限欢欣。每一个人都忙，但是，大家都喜欢与别人常保持联系。我看中自己也相信自己会受欢迎。”

通过积极的自我对话练习，使得身心放松，与他人和谐相处。

2.寻求共同点、重新审视“陌生人”

2.1重新审视“陌生人”

“不要与陌生人攀谈”，实际是出于对“陌生人”的不信任，这来源于两千多年的封建社会那种“鸡犬之声相闻”“老死不相往来”的小农经济的生活方式，它使人与人之间的交往局限于血缘、地缘的关系，因此而导致的自我封闭的思想与开放的现代社会的格格不入。

现代社会瞬息万变，办公室秘书的工作性质决定了只有不断地与“陌生人”打交道，将“陌生人”变为熟悉者，最后成为朋友，才能扩展社交圈，畅通信息渠道，广泛的猎取信息，进而扩大自己的业务范围。

2.2寻求共同点

办公室秘书有许多机会参加集体活动，这是扩展社交圈的好机会，例如，参加商品展览会、同业会、地方社团、公益活动以及舞会、宴会等，在这些特定的活动中，环视周围的人，看看参加者是否与自己有某些共同点或拥有共同的兴趣，这样可以使自己面对“陌生人”时的紧张心情更为放松，并坚信一定能够寻求到共同点，以此作为认识的基础，如，对某一国际、国内新闻事件的看法，对子女教育方式的选择，对体育比赛的探讨，对业余摄影的爱好等，这些共同点是人们相互交流的基础，寻求了解到彼此的共同点，面对“陌生人”时的紧张心情就会放松，从而除去一些不喜欢接近“陌生人”的心理。办公室秘书务必放宽对“陌生人”的定义，如此才不至于因“妈妈的叮咛”而失去与人交往、沟通的机会，找出彼此的共同点，就能打破沉闷的僵局，改变既有的心态，轻松自如地走进社交圈。