水利档案方式转变的思考

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纸质档案和电子档案

在现代水利档案管理中互相不可替代伴随着信息网络技术的不断发展，纸质档案和电子档案一样，都已成为现代水利档案管理的重要组成部分，在水利事业发展中发挥着同等重要的作用。纸质档案和电子档案相辅相成，优势互补，是并驾齐驱的“两驾马车”，互相不可替代。①纸质档案与电子档案的原始凭证性。原始性是档案最主要的特性，纸质档案的原始性体现了纸质档案的真实、唯一性。纸质档案中最原始的当属经过上级领导亲自审改、签署的文件、会议正式通过并生效的纪要，及人们在日常的生产生活中形成的亲笔手稿、印鉴原稿，最大限度地体现了原始记录形成的思路与脉络。纸质档案难以伪造和篡改，决定了其记录历史情况的客观真实性，成为令人信服的历史凭证。更因其具有唯一性而具有独特的保存价值。电子档案的格式和内容是可更改的。档案利用者可以根据各自的需要通过计算机网络对电子档案进行不同形式的信息处理；计算机网络本身存在的不稳定性也会影响电子信息的准确性、信息的完整性，由此而引起人们对电子档案的原始、凭证性的质疑。②纸质档案与电子档案的安全性。纸质档案相对于电子档案来说，安全性能更为稳定。纸质档案形成后，原件中的内容和形式不会发生变化。而这种真实性和原始性在电子档案中就不能得到保证。在电子文件归档时，要保证其内容完整、版本为最终，电子档案载体的物理状态良好，没有病毒，信息输出准确。电子档案需要备份，以确保文件的原始性，特别是防止网络或计算机出现病毒后造成电子文件丢失。纸质档案较电子档案更易于保密，保存时间更长。③纸质档案和电子档案的共享性。大部分的纸质档案保存的都是孤本，其共享利用只能在较小的范围内进行。传统的纸质档案是一种“有形的信息资源”，汇集在一定的场所、在固定的时间范围内被需求者利用。电子档案在虚拟的计算机环境下是一种“无形的信息资源”，同一份档案可以在同一时间、不同地点、被不同需求者利用、共享。④纸质档案和电子档案的经济环保性。电子档案的应用相对于纸质档案的应用更为经济环保。利用者可以在不同地点、不同时间通过计算机网络，而不需在特定地点、指定时间通过纸质载体阅读电子档案，这样既节省了纸张，又减少了档案管理者对纸质档案进行拆钉、装订、搬运所需的大量时间和精力，使电子档案被无纸张消耗的重复利用，达到了经济环保的效果。纸质档案的应用则需要使用大量的纸张。⑤纸质档案和电子档案的保护原件性。随着对纸质档案阅览次数的增加，作为信息载体的纸张会逐渐老化和破损，字迹也会变得模糊不清，大大缩短了纸质档案的使用和保存寿命；而电子档案的利用则不同，即使被多次复制、打印，其内容也不会遭到破坏，电子档案的正常利用不会对其寿命造成任何影响。需要强调的一点，由于技术和载体的材料等多种因素的影响，电子档案的寿命也不是没有尽头的，对其原件也需要进行很好的保护。⑥电子档案对纸质档案还有一定的管理与使用上的便利性。

水利档案管理实现从传统向现代方式转变的制约因素

随着计算机网络技术在水利行业的普遍应用，水利档案管理技术得到了进一步的发展。特别是随着计算机应用的直接产品的电子档案应运而生，水利档案管理的内容和形式也发生了新的变化，对传统的水利档案管理方式提出了挑战。传统的水利档案管理模式正在被现代水利档案管理理念所取代。水利档案管理在从传统向现代模式转变中存在的制约因素有：①主观认识不到位。一些基层的水利档案管理者没有充分认识水利档案管理在整个水利建设管理中的地位，把水利档案管理作为一个独立运行的管理工作。认为水利档案管理处于整个水利建设管理环节的最末端，它的运行不会对水利建设管理产生太多的影响。造成档案管理与水利建设管理不同步，档案资料收集滞后，档案信息传递不及时，造成档案信息资源的浪费。②客观因素的制约。水利项目建设周期一般都比较长，而且档案内容繁杂。从项目论证、设计、实施到竣工验收，周期短的需要1～2年时间，周期长的则需要5～10年甚至更长的时间。而实施过程中建设内容还会根据实际情况有所调整变化。项目信息固化为纸质和电子档案的过程复杂。③管理方法落后。传统水利档案管理的重点是纸质档案，一些基层水利档案管理者习惯于手工收集、整理、编目、存档、查阅的陈旧管理方式，不适应利用计算机网络将档案信息资源整合；同时，由于电子档案在管理技术上还存在一些缺陷，其原始记录性和法律凭证性存在一些质疑，也是制约基层水利档案管理者不能主动研究和探讨现代水利档案管理的思路和方法，在水利档案管理手段和方法上不能取得突破的重要因素。

水利档案管理实现从传统向现代方式转变的途径

确立现代水利档案管理新理念,由对单一纸质档案管理转向对纸质档案与电子档案管理并重转变的唯一途径是实现水利档案管理的信息化。水利档案管理信息化就是把分散于不同载体、不同地理位置的水利信息资源以数字化的方式存储，以网络化的方式互相连接，从而实现水利信息资源共享。①实现水利档案管理的信息化，降低水利档案管理成本，提高水利档案管理效率。计算机技术在水利建设管理工作中的普遍应用为水利档案管理的信息化奠定了基础。随着电子档案的数量和种类不断增多，实现水利档案管理信息化可以大大降低水利档案管理成本，既节约了费用，又节省了时间，对提高水利档案管理效率和水利档案管理水平起到了事半功倍的效果。②实现水利档案管理的信息化，减少水利档案管理者的工作量，提高水利档案管理质量。随着水利档案管理的重点和方式转变，水利档案管理者可以把工作精力由原来集中在迎来送往的档案查询上，转移到档案数据的收集整理上，使水利档案的鉴定、整理、编目工作的焦点不再是文件实体，而是文件形成及运转的过程，从而更好地把握相关文件之间的有机联系，为形成更加清晰的水利档案管理思路提供保障。③实现水利档案管理信息化，提高水利档案使用效率，实现水利档案资源共享。传统的纸质档案管理是将整理立卷的水利档案置于档案柜中，只能满足本单位工作的查询使用。将水利档案信息存储在网络计算机上，完成纸质档案向电子档案的转化，取得授权的不同地域的任何人，凭借信息网络技术可以随时随地查阅到自己所需的水利档案信息。这样，水利档案资料使用范围扩大了，受众人数增加了，水利信息传递速度加快了，水利档案的使用效率提高了，档案资源也共享了。

水利档案管理实现从传统向现代方式转变的基础条件

要实现对纸质档案与电子档案管理并重，就要具备以下基础条件：①法律保障。制定并完善相关法律、法规和技术标准，使纸质档案与电子档案管理走上法制化的轨道。通过立法，进一步确立电子档案的证据资格和凭证价值，消除人们对电子档案的“信任危机”，做到依法治档；通过科学的规划和制定技术标准，使纸质档案与电子档案管理更有依据。②技术措施。通过对传统的纸质档案进行数字化处理，即将各种物理载体形式存在的文档通过手工录入、扫描等手段，以数字记录方式储存到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中，完成传统的纸质档案向数字化档案的转化过程。通过将新生成的水利档案全部实现数字化，逐步建立和完善一套数字化水利档案的工作体系。主要包括数字化档案的生成、保管、利用等环节。同时要采取措施保证水利信息安全，防止信息丢失或被非法篡改。③人才储备。水利档案管理工作的性质决定了水利档案工作者既要成为专业型人才，又要成为管理型人才。只有建设一只具有高素质的新型水利档案管理队伍，才能实现水利档案的管理实现从传统水利档案管理方式向现代水利档案管理方式的转变，也才能使水利档案管理者从传统的水利档案管理方式中摆脱出来。这就要求水利档案管理者确立现代水利档案管理新理念，熟悉水利档案管理业务，认真学习水利档案管理知识，掌握水利档案管理行业标准，积极参与水利档案学术研究，利用现代计算机网络技术改变传统的手工操作方法，熟练掌握计算机操作、数据录入、数据库维护、网络管理等基本技能。同时还要熟悉电子政务形成和管理的规律，不断提高水利档案管理水平。

本文作者：王文平工作单位：水利部综合事业局