水利建设档案项目影响研究

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1影响水利建设项目档案工作的主要因素

笔者根据日常工作中接触和了解到的情况，对当前影响水利建设项目档案工作的主要因素进行了全面分析，归纳起来，大致有以下几个方面:

1)项目档案管理体制和制度不健全，影响项目档案工作的正常开展。具体表现在:①项目建设单位档案管理体制不健全，首先是分管领导不明确，档案工作没有实行统一领导;其次是各有关部门在档案管理方面的职责不清晰，互相扯皮;再次是档案人员不落实，档案工作任务无法实施;①没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但没有可操作性，形同虚设;③没有形成项目档案管理网络，建设单位对项目档案工作缺乏必要的监督指导，甚至出现项目建设中档案人员频繁更换、项目档案没人管的现象。

2)项目档案工作与项目建设管理脱节，影响项目档案的完整与准确。具体表现在:①项目档案工作未能与项目建设同步开展。有些水利建设项目前期对档案工作基本没有投入，等到工程要竣工时才突出进行档案整理，造成项目档案工作大大落后于项目建设进度。如笔者所在单位负责设计的某抽水蓄能电站，早在1997年就开始了项目规划选点，但直到2006年该项目全面开始施工后，项目建设单位才成立档案室，导致前期有些文件散失，为了竣工验收，花了很多时间和人力进行补充收集。②项目档案管理未能纳入项目建设管理的关键节点，错过了项目档案管理的最佳时机，造成档案资料的原件不齐、复印件多、特种载体档案严重缺失等现象，大大降低了档案的真实准确性，不仅给项目档案验收工作造成困难，而且对日后项目档案利用也会留下隐患。如笔者所在的单位负责设计的一座水库，部分工程图纸做过两次修改，先后出了三个版本的图纸，设计人员以为第一次出的图就没用了，不移交档案室，但后来建设单位要求提供这三个版本的电子文件，而参与这些图的设计人员有些也已经离开本单位了，所以找不到这些图纸的最初版本，只能根据蓝图来重新编制，既费时费力，也给档案的真实准确性留下了隐患。

3)项目档案工作人员专业知识与实践经验欠缺，影响项目档案工作质量。具体表现在:①有些项目档案人员既没有水利工程方面的专业知识，又没有受档案专业知识培训，对工程档案的完整、准确和系统性要求把握不住，只能是被动地接收各参建单位移交的档案，导致有些归档内容缺项、漏项、签章手续不齐，案卷整理不规范;②有些项目建设单位的档案人员缺乏项目档案工作经验，认识不到水利工程的复杂性、科学性和系统性，不能够从项目建设全局对项目档案工作进行统筹安排，导致整个项目档案工作顾此失彼。

4)项目档案管理手段和措施不力，影响项目档案工作制度与标准的有效实施。有些水利工程项目，对工程档案管理缺乏有效的手段和措施，没有将档案管理纳入承包合同，明确参建各方在档案管理方面的责任，有些项目虽然在承包合同中对项目档案管理有要求，但由于要求不具备可操作性，又或者虽然合同要求很明确，但在合同执行中没有将档案工作作为其中的环节，以致有些参建单位只负责工程建设，而对工程档案管理则采取能减就减、能赖就赖的做法，最终使合同要求成为一纸空文。

2破解影响水利建设项目档案管理因素的基本方法

针对上述影响水利建设项目档案工作的主要因素，笔者结合本人所在单位参与建设的几个水利建设项目档案工作的经验和做法，提出几条破解的基本方法。

1)加强领导，落实建设项目档案工作项目法人负责制。《水利工程建设项目档案管理规定》要求，“项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。”因此，要做好水利工程档案工作，首先必须落实项目法人负责制。只有建设单位领导高度重视，各参建单位技术人员积极配合，全体档案管理人员勤奋敬业，项目档案工作才有做好的可能。以我单位参与建设的“广东省东江—深圳供水改造工程”(以下简称“东改工程”)为例，就是在项目档案工作中注意落实领导责任制，进而为在项目建设中贯彻“统一领导、分级管理”的档案工作基本原则提供领导保证。实践证明，这一原则在“东改工程”档案工作中起了非常重要的作用，特别在工程竣工阶段，总指挥部指定一位副总指挥兼任档案室主任，勘测设计单位、施工单位及监理单位明确一位主要领导或负责人分管工程档案资料工作，并建立与工程档案资料工程任务相适应的管理机构，配备档案资料管理人员统一管理工程档案资料，使领导在工程档案工作中的责任更加明确，也使整个项目档案工作的开展更加顺利。

2)健全制度，理顺项目档案工作的体制机制。建立健全建设项目档案工作的规章制度，既是建设项目管理工作的重要内容，也是协调档案工作与其他工作关系的依据，更是做好项目档案工作的重要保障。水利建设项目一般建设规模都较大、建设周期也较长，光有项目法人负责还不够，必须健全制度，理顺项目档案工作的体制机制。曾经荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”的广东省北江大堤加固达标工程(干堤和遥堤部分)，就十分注重制度建设。他们的主要做法是:将项目档案管理的有关要求纳入工程建设总指挥部的工作制度体系，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入岗位职责。笔者在该项目参观学习时，详细翻阅了由北江大堤加固达标工程建设总指挥部编印的《北江大堤加固达标工程建设工作制度汇编》(第一版)，看到该项目档案工作从机构设置到部门和人员职责，以及档案形成、收集、整理、保管、利用等环节，都有非常明确的规定，真正做到了制度化。比如档案工作机构，专门成立了“北江大堤加固达标工程档案资料工作小组”，明确由常务副总指挥分管，综合部部长任组长，总指挥部各部门负责人和各参建单位档案负责人任副组长。又比如档案工作职责，该制度列出的每个部门，都有一条关于本部门文件材料归档的内容，同时明确有一个人具体负责。如“征地部”职责第(七)条规定:“做好征地拆迁的合同管理、文件存档工作”，并在人员分工表中将此项职责落实到人。同时，该项目还将档案工作的有关要求纳入劳动竞赛活动，建立档案工作激励机制，奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于项目建设的全过程。

3)强化管理，将建设项目档案管理纳入合同管理，与项目建设实行同步进行。2010年水利部印发的《水利科学技术档案管理规定》(水办［2010］80号)要求:“各单位应认真执行国家有关‘同步管理’规定，把项目文件材料管理纳入项目管理工作程序，列入有关部门及人员的职责范围。在下达项目计划或签订项目合同、协议时，应同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求;在检查项目进度时，应同时检查项目相关文件材料的收集、整理情况;在进行项目鉴定(验收)时，应先期或同步检查、验收项目文件材料的整理与归档情况;在科技人员考核与职称评审涉及有关项目时，应有该项目已按要求完成归档工作的证明材料。”因此，项目建设(包括总承包)单位首先应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步进行;同时，要将项目文件材料的收集、整理和移交归档纳入合同管理，提出要求明确，并采取有力控制措施，确保合同内容的落实。

4)加强培训，注意提高项目档案人员的业务水平和能力。面对新技术、新知识不断产生的新形势，如何提高项目档案人员的业务水平和能力，是摆在各级水利部门和水利项目建设单位面前的一大课题。近年来，我省各级水利建设主管部门和项目建设单位都非常重要项目档案人员的业务培训。如省水利厅从2006起每年都举办一期水利建设项目档案培训班，把全省水利建设项目参建各方的档案人员进行集中培训，同时，还通过开会、现场检查、组织参观学习等方式，有针对性地对部分重点建设项目档案人员进行指导性培训，收到了很好的效果。笔者认为，项目档案人员也应该自觉加强对水利建设和档案管理等专业知识的学习，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握管理水利建设项目档案所需要的相关知识和技能，更好地为水利建设项目服务。

5)科学管理，提高档案工作标准化和现代化水平。科学管理是做好水利建设项目档案工作的前提。被广东省人民政府授予“模范建设工程”称号的东改工程，就是在科学管理方面取得了很好的成效。根据时任广东省委书记张德江同志指示和省委、省政府的部署而组织编写的《广东省东深供水改造工程建设管理规范———大型工程建设指引》一书认为，“东改工程建立了科学的工程建设管理机制，依靠机制管理工程建设。建立了完善的激励机制，将工程合同的各项要求得到落实，确保了工程安全、质量和进度目标的实现;建立了完善的约束机制和监督机制，确保了工程廉政目标的实现。”该项目的档案工作如同整个工程建设项目一样，也取得了显著的成绩，创造了许多可供借鉴的管理经验。比如，根据东改工程提出建“安全、优质、文明、高效的全国一流供水工程”的建设总目标，东改工程档案工作提出了“为一流工程建一流档案”的奋斗目标，并自始至终围绕这一建设总目标，高标准、严要求，扎扎实实开展档案工作。笔者认为，要实现项目档案的科学管理，就必须遵循水利建设项目文件材料的自然形成规律和相互间的有机联系，做到科学分类，规范整理。同时，要加大投入，按照档案管理现代化目标，配备开展档案管理的设施设备，实现档案资料的数字化管理和网络化的传递，满足水利项目建设者多方位、多区域利用项目档案的需求，为水利项目建设和管理提供方便、快捷和高效的档案服务。

3结语

2011年中央一号文件为水利事业发展带来了新的机遇，也加快了水利项目的建设。水利建设项目档案是水利项目建设的产物，也是水利项目建设的重要组成部分。做好水利建设项目档案工作，不仅是维护水利项目建设真实面貌的历史需要，也是做好项目建设管理的现实需要，更是水利项目建成投产后进行运行、维护和管理的长期需要。因此，建立好、管理好、利用好水利建设项目档案，是所有水利项目建设者的重要职责。针对影响水利建设项目档案工作的各种因素，笔者认为，实行建设项目法人负责制，落实岗位责任制，实行合同管理，与项目建设实行同步开展，提高档案管理人员的业务水平和能力，实现档案管理标准化和现代化，是破解水利建设项目档案管理的有效方法。

作者：肖晓平工作单位：广东省水利电力勘测设计研究院