水电工程项目设计档案管理探讨

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摘要:基于国家大力发展清洁能源、积极建设新型电力系统和助力实现双碳目标的时代背景,聚焦清洁能源建设的关键要素,即水电工程项目。从档案分类与编号、设计产品档案管理两方面对水电工程项目设计档案的管控模式及相关举措进行了有益探索,以期为同行提供参考。

关键词:水电工程项目;设计档案;档案分类与编号;档案管理

1概述

近年来,我国出台多项与水力发电相关的政策,推动水力发电行业的建设和发展。依据这些政策及规划要求,国家水力发电行业在“十三五”期间得到了长足的发展,水力发电能力有了大幅度提升。当前,国家“十四五”发展纲要也再次强调了可再生能源的重要性,并明确要求加快水电站的布局,进一步推动能源清洁化。水电工程作为风光水互补清洁能源基地建设的关键要素,可将水能直接转化成清洁的电能,将在国家新型电力系统建设和助力实现“3060”碳达峰碳中和目标征程中发挥积极作用,其重要性不言而喻。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出了“要创新建设项目档案监督指导方式,对国家重大建设项目档案验收要实行事前指导及事中、事后监管”[1]的要求。因此对如何进一步做好水电工程项目档案工作和更好服务项目建设进行深入研究显得尤为关键和必要。陆娅琼[2]结合具体项目对大型水电站建设工程项目档案形成过程、作用与特点进行了研究分析,并就进一步加强档案管理工作进行了探讨。马春茹[3]从档案管理信息化、档案工作落实、提升管理意识、规范管理流程、完善监管等方面提出具体措施,以解决目前水电工程项目档案管理过程中存在的问题。李华莉[4]重点阐述了全过程管理理念在电力工程项目档案管理工作中的应用。王伟义[5]则从总承包项目档案管理的角度分析了做好文件收集、整理、归档等全过程管控的相关策略与思路。笔者将聚焦水电工程设计档案管理中的档案分类与编号、设计产品档案管理两方面,对其管控模式及具体举措进行探索与研究,以解决当前在水电工程项目设计档案管理过程中普遍存在的档案分类不清晰以及档号编制不统一等问题,以便更好服务项目建设。

2水电工程项目设计档案分类方案与档号编制研究

2.1归档文件的收集范围

水电工程建设档案产生于水电站工程建设全过程,反映了工程勘察设计、施工建设、竣工验收和生产运行全过程。故各项目归档文件收集范围应包括设计、采购、施工、以及试运行过程中的各类文件。通常情况下以《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)[6]为依据。其主要内容包括:(1)设计文件。工程项目各设计阶段中形成的设计报告、图纸及设计更改资料等。(2)采购设备文件。工程涉及的采购设备合同、制造图、产品合格证及产品使用说明书。(3)施工文件。施工阶段:土建施工文件,设计变更资料,设备及管线、电气、仪表安装施工文件;原材料和施工质量保证文件,设备调整方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、调试试运行质量验评表、调试工作总结;监理文件、质量监督文件等。(4)阶段验收文件。阶段和单项(专项)工程验收鉴定书、总结,待验工程已完和未完项目清单等。(5)试生产阶段。生产准备文件,企业技术标准(现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等);机组整套启动及试生产期间的文件材料(试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论和试生产工作总结);设备命名,主系统启动及倒送厂用电方案等。(6)竣工验收阶段。工程建设总结(各分包单位)、工程总体竣工验收文件和枢纽工程、库区移民、工程档案、消防、劳动安全卫生环保等7个单项的竣工验收文件、竣工决算报告、审计报告和竣工验收鉴定书等。(7)工程管理文件。建设项目审批文件、土地征用文件以及施工过程中各类管理文件等。

2.2现行行业规范

目前可为水电工程项目设计档案分类与档号编制工作提供依据的现行行业规范有3个,分别是《档号编制规则》(DA/T13-1994)[7]、《水电建设项目文件收集与档案整理规范》(DL/T1396-2014)[8]和《水电工程项目编号及产品文件管理规定》(NB/T35075-2015)[9]。各规范适用范围及侧重点略有不同,具体特点如下:(1)DA/T13-1994属于档案行业推荐性标准。标准条文对档号的三种结构、五项编制原则(唯一性原则、合理性原则、稳定性原则、扩充性原则、简单性原则)和编制方法做了宏观规定,侧重点是档号编制,未涉及档案分类,属于大纲级文件。因此,适用于所有行业生产活动所产生档案的档号编制。DA/T13-1994中档号结构示意图见图1。(2)DL/T1396-2014属于电力行业推荐性标准,标准条文对水电工程项目档案分类及档号编制均做了相应规定。档案分类是从项目建设单位的角度考虑的,依据文件为水电建设项目档案分类(6~9大类),其中6类为电力生产类,7类为科研开发类,8类为项目建设类,9类为设备仪器类。档号由项目代码或年度、分类号(一、二、三、四级类目参照6~9大类)和案卷流水号三组代码构成,均采用阿拉伯数字标识。DL/T1396-2014中档号结构示意图见图2。图2DL/T1396-2014中档(3)NB/T35075-2015属于能源行业推荐性标准。标准条文主要对水电工程项目编号及产品文件编号规则进行了规定,编号结构中涉及具体的项目阶段和专业分类,较DL/T1396-2014规定更为详细,但未明确档案分类方案。为便于管理,目前国内水电设计企业普遍保持设计产品编号与档号相一致的传统,因此该规范也可作为水电设计企业开展设计档案档号编制工作的基本依据。NB/T35075-2015中档号结构示意图见图3。综合上述各规范特点,水电工程项目的建设单位应依据DL/T1396-2014要求开展设计档案分类及档号编制工作,以满足项目竣工档案验收的基本要求。而设计单位主要是满足企业内部档案管理需要,可参照NB/T35075-2015要求开展设计档案分类与档号编制工作。

3水电工程项目设计产品档案管理研究及思考

水电设计企业档案部门一般兼具设计产品印制交付管理职责,具备对设计产品档案进行有效管控的先天优势。实际操作中,基于归档管控时序不同,水电工程设计产品归档主要有“出版→归档”和“归档→出版”两种方式。前者属于传统管理方式,适用于信息化建设相对滞后的水电设计企业。后者属于新兴管理方式,近年来,随着“白图替代蓝图”的不断推进,越来越多的水电设计企业采用了该模式[10]。从设计产品归档时间来看,有即时归档、定期归档、随工程进度归档以及多种方法结合归档等方式。尽管方式多样,但真实、齐全、完整、准确的归档要求和管理服务生产的原则宗旨相对统一。针对水电站工程建设工期长,工程结构复杂,承担的施工单位多,从勘测、设计、施工、安装到竣工验收,所形成的档案资料繁多,投产运行后档案利用频繁等实际情况,要开展好水电工程设计产品档案管理工作,以下四点值得思考及探讨:(1)进一步强化设计产品印制交付的管理职能,同时加大业务指导与监督检查力度,推进整编工作向设计人员回归,压实末端设计人员责任,有效释放专职档案人力资源,更好保障设计产品档案管理效果。(2)充分运用网络信息化、数字化、智能化手段,建设与完善档案管理信息系统功能,实现扫码归档,提升归档工作效率与归档及时性、准确度。(3)加强水电工程设计产品全程管理,建设设计产品签署签证系统(CA数字认证),实现电子文件自动签署归档,从技术上保障设计产品电子档案的真实、完整、可用与安全。(4)水电站工程建设所形成的档案专业门类多,档案内容丰富、专业性强,并且一个工程项目通常由多个分包单位来承建。工程竣工后,建议集中地点、集中相关人员现场统一组卷,建立检索目录,在案卷编制过程中各司其职,知识互补,有利于提高竣工档案案卷的编制质量。达到案卷标准统一、分类合理、立卷科学和无相互交叉重号现象,保持了竣工档案的唯一性,利于借阅、查找及便于移交后输入计算机管理。避免了竣工档案因分散办公沟通不及时所造成的重复劳动,大幅度提高了工作效率。在保证竣工档案达到国家标准的同时,移交后也可直接进入建设单位档案库房,上档案排架,且无需重新整理、分类,减少了大量的重复性工作。

4结语

水电工程项目档案管理工作已伴随国家水力发电行业发展多年,积累了较为丰富的经验,也形成了一套较为成熟的管理体系。但面对水电建设模式的不断变化、设计方式的持续革新以及档案管理模式的更加完善,原有经验会有不适应新发展形势的地方。结合目前行业规范要求,聚焦水电工程设计档案管理中的档案分类与档号编制和设计产品档案管理两方面,从建设单位和设计单位两个维度对规范的适宜性进行了对比分析并提出见解。同时对水电设计企业如何做好设计产品档案管控,保障设计产品档案的真实性、完整性、可用性与安全性进行了探讨与研究,并提出了相应举措,可为同行开展水电工程项目设计档案管理工作提供一定参考。

作者：吕卫 单位：中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司