档案在高速公路经营管理的应用

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在高速公路企业中是指公路项目建设、养护、收费、路政、行政、党群、会计、科研和其他各项活动中直接形成的对企业和社会具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料。档案是历史的真实记录，在社会实践中具有重要的参考和凭证作用，随着高速公路事业的快速发展，档案的这种作用更是日益突显，实践证明，高速公路的发展离不开档案，档案的开发利用已成为企业发展中不可缺少的重要组成部分，档案工作为企业的发展提供了有效的服务。档案的利用，是实现档案为社会服务的手段，是档案工作赖以存在和发展的基础，建立档案、管好档案的最终目的就是要利用档案。

一、档案在高速公路经营管理中的应用范围

（一）应用于高速公路项目竣工验收和决算。高速公路项目竣工验收资料的编写，需以项目建设期交工验收、档案验收、环保验收和水保验收等文件为基础和依据进行编写，且项目竣工验收其中一项重要内容就是对项目档案资料的检查，准确、齐全、完善的档案能促进项目竣工验收工作的顺利开展。高速公路项目决算工作，利用到包括路基、桥涵、路面、房建、交通安全设施、通信管道工程等各个施工阶段的合同、结算协议、工程变更报告、结算清单、支付报表等相关材料，为决算工作的开展提供充分、翔实、准确的事实依据，不依靠档案提供的这些信息，决算工作将难以开展。（二）应用于高速公路的养护。档案在高速公路养护中的应用最为明显，主要体现在通过利用原施工建设的设计、施工、竣工等文字图表材料，为公路的日常及专项养护工作提供桩号位置、涵洞数量、排水沟设计、路面结构、绿化带设置、桥梁结构、通信管道设置、交安设施布设、施工工艺等基础数据，通过与原始信息的对比核查，有效推动各项养护工程的项目申报、方案设计、预算编制、技术指标参考及养护系统维护完善等工作。档案在养护工程筹划、设计、施工、监理、验收等各个环节都能体现出其利用价值。（三）应用于大修、续建、改扩建工程的建设。档案在高速公路大修、续建、改扩建工程建设中起“主导”作用，所有的大修、续建、改扩建工程的建设都不可避免地需要利用到主线工程可行性研究、初步设计、工程管理、施工文件、监理文件、竣工图、科研文件等各类工程档案，帮助完成征地拆迁、施工招标、施工图设计、施工指导、工程变更、支付结算、交工验收等工程建设期间所涉及的各个环节的工作。有了档案资料的有力支撑，不但可以节约人力物力，同时还能从档案材料中吸取成功的经验和做法，规避一些因经验主义或主观思想而在工作中可能发生的错误。（四）应用于科研项目的开发。基于高速公路企业管理水平的不断提高及创新管理的需求，许多关于高速公路管理的科研项目也应运而生。近几年，仅笔者本人为其提供利用过档案资料的科研项目就有多项，包括有《高速公路路基、路面、防排水系统综合研究》《高速公路护栏标准研究》《示范工程施工图设计分析》《基于全社会成本高速设计方案评价课题研究》《高速公路事故黑点的研究分析》《高速公路专项管理系统开发》等等，这些科研课题的研究都离不开档案资料提供的信息保障。工程初步设计、施工图设计及预算、竣工图等档案信息为其提供了事实基础和理论依据。成功开发一项科研成果，不仅能给社会带来一定影响力，创造经济效益，更能为解决经济和社会发展中的难点、热点、重点问题作出贡献。档案经有效利用可以促进科研项目的开发，而科研成果经转化之后可以为社会服务。（五）应用于企业日常经营管理。从根本意义上讲，档案的应用涉及高速公路日常经营管理的方方面面，包括财务审计、资产重组、法律事务、企业文化建设、工作检查考核、材料编写、数据统计和报送、设备维护、房屋维修及改造等等，一方面表明企业管理对档案的需求日益剧增，另一方面则反映档案仍有较大的可开发利用空间。（六）应用于高速公路经营管理者的个人发展。每位管理者初到一个新企业，要想迅速地了解企业的发展历程，可通过查阅企业的组织沿革、大事记、荣誉汇编等材料，较全面地了解企业的发展进程，尽快地融入企业的管理工作中。管理者评定工作职称，也需要找档案“帮忙”，职称评定需要的资历证明，包括任命文件、奖励文件、工程合同、工程验收证书、参与编写的书籍、制度等都可以在档案和编研材料中找到。

二、档案在高速公路经营管理应用中存在的问题与对策

（一）现阶段实现档案全文数据库管理存在一定困难。随着信息时代的高速发展，高速公路企业的档案管理工作也应实现现代化、信息化管理，目的在于以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，进一步提升企业档案管理水平。但现阶段大多数高速公路企业的档案信息化管理只能实现对档案目录数据库的管理，只有少部分的档案能实现数字化管理，这使得档案利用的效率和效果难以有新的突破，要想实现档案全文数据库管理还存在一定的困难。原因主要有两点，一是高速公路档案涉及包括文书、收费、养护、机电、路桥、基建、会计、路政、特殊载体等以不同途径形成、不同载体形式存在、不同归档方式归档的各类档案，其中存在着是否所有档案都有进行数字化的必要（针对保管期限相对较短的档案），或不宜进行数字化的档案（如会计凭证）的问题。二是除了文书类的收发文件、工程设计图纸及归档照片本身以数字化文件形式存在以外，其余各类别的档案要想形成数字化档案，都必须利用扫描仪进行一一扫描存档，工作量较大，要想实现档案全文数据库管理，需要投入较大的人力物力，这对于一般的高速公路企业来说，短时间内较难实现。针对实现档案全文数据库管理存在的困难，有以下几项措施：1.对于是否所有档案都有进行数字化的必要这一问题，可根据档案信息化的相关规章、制度要求，结合企业自身的实际需求，由档案管理部门联合相关领导及业务部门商讨确定。2.对不宜进行数字化的档案，要做好目录及纸质文件的管理，并努力寻求各种能够进行数字化的方式方法。3.确定需要数字化的档案后，由企业根据工作量的大小及人员安排，拟定有效可行的档案数字化工作方案，并作为常态化工作坚持执行，保持档案数字化工作的连续有效开展。4.要将信息化作为档案管理发展、创新的突破口，针对企业自身形成电子文件的特点和经营管理流程的需要，以信息化带动档案管理创新，确保档案管理适应企业信息化和企业发展的需要。要坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步发展，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。（二）开发利用科技档案所创经济效益难以计算。计算开发利用科技档案所创经济效益，目的在于定量分析、科学评价科技档案在经济建设中的地位和作用。开发利用科技档案所创经济效益，是指针对本单位及社会有关方面的需求，通过信息加工、报道交流、技术转让、技术咨询以及日常提供利用等方式，将科技档案中蕴藏的科技信息发掘出来，应用于经济建设之中所创造出来的经济效益。开发利用科技档案所创经济效益的类型是多种多样的。针对高速公路企业则主要有以下几种：1.利用科技档案起凭证作用，避免、减少损失或增加收入所获得的经济效益。2.设计工作中复用科技档案或开发利用科技档案节省设计工作量所创的经济效益。3.开发利用科技档案使设备维修提前使用或工程提前竣工所创的经济效益。4.科研成果开发中，开发利用科技档案所创的经济效益。开发利用科技档案所创经济效益难以计算的原因在于：1.利用者填写档案利用效果登记表一般是在借阅或归还档案时，而此时借阅档案对应所开展的工作往往未全部结束，档案利用者只能填写利用目的，对利用效果无从下手。2.档案利用往往涉及较多工作环节和部门，这就表明可能需要向不同的人、不同的部门、甚至不同的单位去收集经济效益数据，且存在有无法用具体数字进行量化的效益，这是开发利用科技档案所创经济效益难以计算的主要原因。要解决开发利用科技档案所创经济效益难以计算的问题，首先可从企业入手，了解计算开发利用科技档案所创经济效益的意义，并加以重视，在企业内实行利用科技档案必须计算所创经济效益的要求，并要求档案利用者严格执行。其次是档案利用者，在档案利用过程中注重把有助于计算经济效益的数据记录下来，在利用档案完成相关工作后，根据记录的数据计算或量化为可见的经济效益。再将相关经济效益数据反馈到档案提供者，由其汇总整理。再次，计算经济效益虽无固定格式或公式，但档案管理者也可提供一些计算要求、可供参考的方式方法等，并注重日常的档案利用案例的收集，遇到一些短时间内无法计算或量化为具体经济效益的利用案例，要保持跟踪联系。

三、结语

档案是社会的宝贵财富，档案的开发和利用，是企业发展的需要，是改革创新的需要。高速公路企业应注重档案的开发利用工作，加强档案管理，努力提升档案管理水平，使档案能更好地为高速公路事业、为社会、为改革创新服务。

作者:何燕飞 单位:广东开阳高速公路有限公司

【参考文献】

[1]杨丽华.浅谈档案信息化建设的现状及其意义[J].广东科技,2013(2).

[2]《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》.档发字(1994)13号(1994年8月17日国家档案局).