高职院校内部控制建设探讨

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摘要：大数据时代，高职院校内部控制将会发生一系列变化，对高职院校内部的思维方式和工作方式等产生了重要影响，高职院校内部控制部门要充分利用信息化技术优化财务控制，加强对内部控制制度的建设。基于此，本文主要分析大数据时代的高职院校内部控制大数据制度建设。

关键词：大数据时代；高职院校；内部控制

2012年11月29日，财政部以财会〔2012〕21号印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》（以下简称《内部控制规范》）。随着内部控制规范在高职院校推行，多数高职院校取得了丰富管理经验。同时，我国进入了大数据时代，电子化信息等资源成为高职院校教学科研等各项事业工作的主要载体。在这种情况之下，大数据相关技术的出现也对高职院校内部控制工作也产生了重要影响。

一、大数据时代高职院校内部控制面临的问题

1.高职院校还没有完全适应《内部控制规范》的各项要求。高职院校实施《内部控制规范》前，大部分院校财务管理实行统一领导，分级管理。实施《内部控制规范》后，高职院校内部控制管理的主体应该是学校行政管理部门，院校财务部门只是对内部控制中财务部分进行日常管理。但实际上有的院校部门没有行使日常管理权，导致许多业务管理部门忽视内部控制要求。客体不全面的问题主要表现为对资产管理不重视。实施《内部控制规范》前，各部门主要侧重的是对这部分资产的实物形态管理，忽视资产形成过程及绩效管理。实施《内部控制规范》后，资产的形成和使用都将纳入内部控制的范围，资产严密管理才能达到内部控制规范的要求。许多高职院校还没有完全适应《内部控制规范》的各项要求，却立刻面临大数据时代到来对内部控制的冲击。2.大数据时代改变了高职院校信息处理方式。传统的数据沟通是建立在双方沟通的基础上，信息沟通会受到时间、地点、信息传递双方、中介者等因素的影响。而今，随着大数据跨系统、跨平台技术的发展，校内部各层级部门之间、学校与上级主管部门之间等都能依据大数据建立起有效的沟通渠道，现业务与管理层面的数据共享。高职院校许多教学科研活动都通过接入数据专网及时获取多方动态数据，从而降低了信息沟通的成本，避免在信息沟通过程中出现人为的误差，实现高职院校各项教学科研业务工作的提质增效。这就意味着大数据时代下高职院校内部控制面临的信息管理逐渐由多层级管理向扁平管理转变。传统的内部控制所基于的数据信息比较有限，高职院校面临着信息不对称的窘境，所做出的决策往往依赖于经验上形成各个层级汇总的数据。高职院校可通过大数据获取教学科研等各项业务最详细的过程动态信息，并根据过程动态数据分析的结果制定精准化的内部控制风险点。可以说，大数据使高职院校内部控制信息处理方式发生了巨大变化。3.大数据时代高职院校内部监督途径发生变化。大数据时代以后，高职院校内部监督可分为管理监督、业务监督等。对于各个业务层面工作人员而言，一方面高职院校内部控制信息没有不及时完整地向外界披露，另一方面业务层面各个内部控制信息反馈渠道受阻，导致无法形成一个良好的监督体系。因此，大数据时代改变了高职院校以往管理层面对业务层面的单向监督路径，大数据时代要求高职院校内部监督将是业务与管理双向互为监控的路径。内部控制作为高职院校内部管理必不可少的手段，需要顺应大数据时代的发展趋势，不断调整以适应大数据时代管理手段进步的要求。大数据时代所呈现给高职院校管理层面的海量数据，这就需要高职院校内部控制管理部门开展内部控制工作提供多方面数据服务，分析大数据时代高职院校内部控制面临问题的深层次原因，有利于高职院校寻找合适的《内部控制规范》实施路径。

二、大数据时代影响高职院校内部控制的成因

1.内部控制意识淡薄。高职院校领导层往往会将重点放在教学、科研等业务上，尚未意识到滞后的内部控制导致的风险极易影响各项业务的开展，只是简单地将内部控制与审计混为一谈，亦或认为内部控制是财务审计等部门的工作，未认识到内部控制的作用是根源性的。由于领导层重视不够，在高职院校尚未建立起全员内部控制意识，最终导致内部控制效果不佳。2.内部控制程序不能体现高职院校工作特点。首先，从国家法规要求来看，实施《内部控制规范》后，内部控制主体发生变化，由财务部门为主的内部控制主体转变为以学校法人为代表的管理工作构成的全面内部控制主体。学校所有教科研管理部门，所有教职工人员都是内部控制中途。其次、许多高职院校没有考虑实施《内部控制规范》后内部控制工作重点放在内部控制环境、内部控制制度制定及执行监控等基础性工作上，忽略了内控制度运行有效是管理层的重要责任的情况。最后，实施《内部控制规范》后，高职院校各个管理部门没有从自身业务执行的角度考虑错误与舞弊，导致监督了其他人员，而忽略了自身部门的责任。最后，内部控制执行情况应该是学校绩效考核重要内容，需要考虑相关制度拟定的效果，也需要考虑相关内部控制执行的情况。3.业务分块管理导致缺乏统一的内部控制程序。高职院校内部控制涉及的内容较多，包括教学、科研、社会服务等，且院校普遍采取教学、科研、社会服务等业务分块管理的方式。这种管理方式导致有利于行政决策层工作简化，但是不利于学校财务资源配置效率。从长远来看，这就限制了内部控制最根本的目标是提高高职院校各项资源使用效率。分块的高职院校各管理部门职能部门各独自运转，缺乏良好的横向、纵向沟通机制，从业务执行单位来看，同一事项各分块职能部门的决策重复，甚至矛盾或是任务空白，在一定程度上影响了高职院校各业务单位执行效率，同时也给贪污舞弊滋生了土壤。4.内部控制团队信息处理能力不足。高职院校拥有海量的数据资源可供相关人员进行分析、决策，而完整、准确的数据资源能够大大提高决策效率与管理质量。但是这些资源要么是停留在传统的记录方式上，要么仅仅形成单一的数据库，导致信息资源利用率较低。

三、大数据时代高职院校加强内部控制建设的措施

1.建立完善的业务流程控制制度首先，需要建立健全的业务差错控制机制。高职院校业务执行过程中内部控制发挥作用的关键点在于控制不可避免地会遇到业务执行过程中内部或外部的错误与偏差。其中业务执行过程中的错。误直接导致内部控制管理目标难以实现，业务执行过程中的偏差将会导致内部控制体系理解存在问题。因此内部控制需要对业务执行流程控制，要进行错误与偏差的识别、分析与防范。内部控制业务流程控制执行过程中必须要求重要业务相关人员签署责任状，将责任落实到个人。其次，要建立健全的经济责任制度。所有涉及经济事项的业务活动必须有事前、事中和事后三阶段控制。事前控制的重点是事先资金预算，必须考核资金预算的准确性，落实相关业务人员编制预算科学性和有效性的责任，要求所有业务单位必须参与预算编制，实现资源最优化配置。事中控制的重点在业务执行进度，对于资金执行较为缓慢的项目必须进行定期通报，对严重滞后的项目责任人追究相关责任。事后控制的重点在于资产管理，必须做到所有资产都有专人管理，定期进行盘点，并提交资产绩效报告，对相关资产管理所涉及到的程序性工作和资产使用绩效需要进行定期评价，以便提高资产使用效率。2.建立良好的内部控制环境。内部控制环境是学校领导、各内设机构中层干部和广大教职工共同构成的。高职院校内部控制环境的首要因素是学校文化建设，形成良好的内部控制文化氛围，实现人人按内部控制规则办事，对出现的新业务形态按内部控制原则形成新的内部控制制度。高职院校内部控制环境的第二个因素学校教科研经济活动环境。当高职院校面临严重经济压力，则内部控制建设环境面临较大困难。相反，如果高职院校面临宽松经济环境，则比较容易形成良好的内部控制环境。3.提高相关业务和财务人员大数据处理能力。基于大数据的内部控制建设，需要相关业务和财务人具有现代化的信息处理能力。第一，高职院校的内部控制相关各层次的业务人员和财务人员需要充分使用大数据中的各项信息，那么就需要有强大的数据处理处理能力，以应对海量数据形成数据处理压力。第二，相关工作人员大数据处理能力培养的重点是大数据运用能力，促使相关工作能够快捷地从海量数据中抓取需要的信息。第三，相关工作人员数据处理能力培养的手段是先进设备的使用，比如自动抓取软件使用、决策程序设置等等。4.建立适应大数据时代的内部控制信息系统。信息系统是内部控制重要要素之一。在大数据时代，信息系统发生了重要变化。信息系统不仅能够全面记录业务和财务执行过程中的每个细节，而且能够借助智能化的软件系统对大数据之间的关系进行深入分析。因此，在大数据时代实现高职院校内部控制工作的高效化，必须建立强大的内部控制信息系统。通过建立内部控制信息系统强化业务与财务各个环节的监控，全面约束业务执行流程，对内部控制大数据应用的提供信息平台，使内部控制信息系统能对各种财务、管理方案做出合理合法的监控。

参考文献

1.祁兴慧.完善高职院校内部控制管理加强大数据制度建设.内蒙古科技与经济，2014（11）.

2.李才旺.加强内部控制制度建设提高高职院校财务管理水平对某高职院校财务状况调查与分析.山西广播电视大学学报，2014（5）.

3.廖玉.如何提高高职院校财务管理水平从财务岗位职责、内控和工作流程角度研究.管理观察，2013（29）.

4.曹姝，韩睿.大数据时代下企业内部控制探析.辽宁经济，2018(07).

5.陈浩，甘杲峰，周云.大数据时代视角下高校内部控制体系的探析.生产力研究，2018(04).

作者:刘丽丽 邹德军 单位:广东工贸职业技术学院