内部控制在医疗设备管理中的应用

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摘要：文章以《行政事业单位内部控制规范》为依据，分析设备管理各环节中存在的风险并采取相应的措施，降低设备生命周期的各个关键点的风险，借助信息化的整合手段形成高效的内部控制体系，提高医院的设备精细化管理水平。

关键词：内部控制;医疗设备管理;医院

内部控制是相对于外部监管而言，强调单位为实现控制目标，通过制订制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和自我管控，主要由内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督等要素构成①。医疗设备在医院总资产中占有较高比重，加强设备管理，提高资金的使用效率是医院运营管理中最重要的工作之一，更是增强医院为患者的服务能力和医院核心竞争力的重要途径。但由于历史原因和设备管理制度的不完善，导致医院设备管理账实不符现象时有发生，“家底”不清楚，存在国有资产流失的风险。为了更好地管理医院的设备资产，笔者所在的湖北医药学院附属十堰太和医院，利用内部控制的基本理论分析设备管理的内部环境和各业务流程节点的主要风险，并对关键控制环节采取内部控制措施。

一、医院资产内部控制存在的主要风险及分析

1.医院组织机构设计缺乏内部控制意识。设备管理的组织机构及内部岗位设置未实现不相容岗位分离，不能实现岗位间的相互牵制监督。各环节内部授权审批层次和流程模糊，导致权责不一致，容易发生腐败风险。

2.医疗设备管理各环节上存在的内部控制风险。（1）预算管理形同虚设，存在设备采购无预算或超预算执行的现象，无法起到管控作用②。（2）采购设备缺乏可行性分析，在缺乏市场调查和可行性研究的基础上，盲目购置盲目追求先进性导致功能闲置，资金不能发挥高效率。（3）设备在财务管理中明细账和财务总账相脱节，财务信息相对滞后，存在账物不符现象。（4）设备使用环节缺乏监督，未定期进行实物盘点，维护保养不足导致设备使用效益不高。（5）对设备报废处置管理认识不足，资产处置过程简单随意，缺乏对医疗设备报废从申请、鉴定、报批、审批、处置及再利用等各环节过程的精细化管理，导致国有资产流失风险。（6）信息与沟通手段不匹配导致的内部控制效果低下。设备购置预算、采购申请、合同审批及报废申请等业务都在医院财务系统外进行，主要以纸质单据进行审批，审批周期长、流转效率低，对于历史数据的查找和分析比较困难，在技术手段上难以为实现内部控制的提供高效的技术支撑。

二、在医院层面建立良好的内部控制环境

根据《事业单位国有资产资产管理办法》的要求，以《行政事业单位内部控制规范》为依据，结合医疗设备自身的特点，将设备配置、设备使用、设备盘点、设备处置4个环节进行内部控制设计，要求在该环节的岗位设置上要实现分享和制约机制，如下图所示：1.在医院层面上定期评估相关部门和岗位的分工，坚持不相容职责分离原则，建立制约和监督机制；医院设立装备管理委员会，统一领导和协调医院资产的管理工作。装备管理委员会中不仅包括医院领导，还包括医院设备管理部门、招标部门、内审部门、财务部门及临床专家库。不仅突出了专业分工的差异性，也提高了决策的科学性和透明度。在委员会的指导下各管理部门明确管理职能，履行自己的职责。（1）装备管理委员会负责拟定资产管理制度，审定资产采购预算，组织领导清产核资，审核大宗资产报废等。（2）财务部门负责资产的价值管理，筹集采购资金、监督控制资金使用情况，审核资产采购、处置手续和程序，负责大型设备的资产效益评估，参与资产清理工作。向上级管理部门呈送的报批手续等。（3）招标部门负责设备招标谈判，确保每一台医疗设备的购置规范、合理、公正。（4）设备管理部门负责设备的购置验收、调剂、日常维护保养、设备报废鉴定、大型设备购置的可行性分析工作。（5）内部审计部门对设备管理的各环节进行监督。（6）建立健全设备管理岗位奖惩制度。对各科室的设备管理，使用和保养人员进行考核和监督，按责任制奖罚。

2.在业务层面上强化医疗设备内部控制管理工作的措施。（1）设备的申请和审批环节。使用科室在前一年末根据业务发展需要提供设备需求计划，详细阐述该医疗设备的经济效益和社会效益、技术水平、人员配套等基本情况，经采购部门审核决定是否立项，按单价是否超过5万元来确认不同权限的审批流程，最终并形成设备采购预算，经医院装备管理委员会审批后成为次年的购置计划。尤其是专家库对大额设备的选型本着先进性与适用性相结合进行全过程论证，达到规模适度，科学决策的目的；在职能上将采购职能和招标职能归属为不同的部门，由招标部门进行设备招投标和供应商谈判，将采购成本、经济效益、人员培训和保养维修等内容综合考虑，并体现在招标文件中；由采购部门签定合同和设备采购验收。部门之间互相牵制监督杜绝了采购环节的商业贿赂的风险；同时在设备办理入库出库环节时同时对科室的采购预算进行扣减，保证预算的严肃性。（2）设备验收环节。验收小组人员的组成必须达到相互牵制相互监督的机制。③验收人员主要由设备管理部门的医学工程技术人员、使用部门的操作人员、厂家工程师和商务人员共同组成。在医疗设备验收过程中，双方就以招标文件、设备的名称、型号、数量、合同配置要求、随货的各种单据为内容，对医疗设备进行验收工作。参与验收的人员在验收工作完成后在验收报告上签字，以落实验收责任；以验收报告作为下一步办理设备入库挂账付款的必要条件。确保设备验收的同时新增设备明细账，保证明细账和实物相符。（3）设备日常管理和维护保养环节。医院建立设备的维修保养制度，保证设备的正常运行，提高设备资产的使用效率。设备的日常管理要点在于落实责任，坚持“谁使用、谁保管、谁负责”的原则，规范使用行为，落实使用责任。设备管理部门建立设备的管理维修档案，记录PM维护，并据此制定日常维修和大修计划，并报主管领导审批。使用科室负责设备的日常维修保养定期检查，及时消除使用风险。（4）定期进行设备清查环节。医院必须定期对设备进行盘点，必须一年彻底清查一次，年末由单位领导、财务人员、设备管理部门和相关人员组成清查小组，对设备资产进行逐一清点。清查盘点的内容包括设备的实有数与账面结存数是否相等；设备的保管、使用、维修等情况是否正常；是否有设备闲置、毁坏资产现象；是否有外借设备。清查人员根据盘点结果填写盘点表，并与明细账进行核对，对账实不符的情况编制《盘盈盘亏表》并完成清查报告，报清查小组负责人签字确认。按照管理权限上报设备管理部门及院领导核准后，由财务部门进行财务处理，设备的清点结果上报同级财政部门。（5）规范设备处置环节。申请报废医疗设备的使用科室，填制“医疗设备报废申请单”。申请内容包括：申请科室、设备名称、规格型号、购置日期、数量、单价、总金额、仪器编码、设备条形码、申请报废理由等。处置审批采用逐级授权方式，经医学工程处鉴定确需报废的设备，单价或批次报废设备总金额未超过50万元，经院长办公会议研究通过，由财务处上报主管部门(卫生局)审批，并审批同意方可进行处置；对于报废设备单价或批次报废设备总金额超过50万元以上(含5O万元)，由医院资产管理委员会上会研究讨论通过后，由财务部门上报卫生局审核，审核通过后再上报财政局审核，经审批同意方可进行处置。审批同意报废的医疗设备，设备管理科由专人回收并建立台账，并在报废申请单上签字确认明确保管责任，由上级产权交易部门进行实物处置，处置收入得收入一律按“收支两条线”进行管理，不得擅自使用，由医院的财务部门上缴财政专户。

3.利用信息化手段上建立高效的内控体系。充分整合医院的OA办公系统和HRP管理系统，借助OA强大的工作流引擎和灵活的流程定制功能进行线上审批及单据流转。例如设备的预算，申请合同审批及报废申请都可以在OA系统中进行流转，提高办事效率，加强流程监管，便于追溯。通过HRP设备模块可以管理设备的入库验收、出库建卡、折旧及财务凭证的生成，并通过接口实现与总账应付模块的集成。基于打印的设备条形码标签，利用手动PDA设备实时监控盘点进度，提高盘点效率。在设备维修模块中进行维修相关工单和PM维护的管理，对维护节点的追踪与维护成本的分析。各系统通过接口无缝集成实现信息实时交互，自采购申请、合同审批、建卡、折旧、维修费用与相应设备匹配，发票结算付款都在系统中关联。信息化整合达到固化岗位职责、权限的目的，配置不同的审批节点和审批权限，有效减少业务处理过程人为因素的影响，提高内部控制的效果。

4.加强内部审计的监督作用。内部审计积极转变工作思路，把工作重点放在事前预防，事中监督和控制上。利用信息化技术可实现对设备管理全过程进行监督，当问题和风险出现苗头时就及时介入，实施审计调查，发现问题及时向领导报告并采取必要的措施。同时借助外部审计机构，提高内部审计的工作的独立性，不仅有利于平衡内部审计机构与其他部门的关系，也可以有效检验内部审计工作的质量，促使内审部门提高业务能力。

三、小结

医疗设备的内部控制只是医院内部控制的一个方面，但涉及资金量大，对医院的运营管理影响较大，应引起医院的足够重视。实践证明，在管理的过程中不断优化岗位分工和整体流程，将预算管理、授权审批控制实现有机结合，可以促进医院精细化管理水平，形成高效的内部网络保障体系，协同控制医院经营风险，提高医院的经营管理水平。

作者:王小平 单位:湖北医药学院附属十堰太和医院后勤部

注释：

周文.行政事务单位内部控制规范实施指南.北京：立信会计出版社，2013

②耿桂凤.完善医院合同管理，提高财务管理精细化水平.中国医院管理，36(6):70-71

③田乔.医疗设备验收的流程及存在的问题.医疗装备，2016，29(7)：110-111