企业合同管理内部控制探讨

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摘要：合同管理是企业经济管理与内部控制的重要内容与手段，通过合同管理的提升与内部控制，对于加强企业经济管理具有重要意义，本文从合同签订环节、合同执行追踪、合同保管环节、合同纠纷处理四个方面对企业合同管理现状进行分析评价指出存在的问题，进而提出可行性建议。

关键词：合同管理；经济管理；合同签订；合同执行追踪

一、引言

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同的管理贯穿于企业经济活动的始末，提高合同管理水平不仅可以提升企业经济管理水平，还可以为企业经济活动的开展提供法律与制度保障，避免产生合同法律风险。

二、企业合同管理现状及存在的问题

作为企业经济业务开展的首要环节，企业合同管理的重要性不言而喻，本文拟从合同管理的四个环节：签订准备环节、执行追踪环节、合同保管环节、合同纠纷处理环节对现行企业合同管理现状进行剖析并发现问题。

1.合同签订环节

合同签订的前期审核环节应重点予以把关，合同签订前评审制度可以优化合同签订的程序，明确相关部门的职责，提高合同履约及履行的质量，规范合同的管理。但是现行企业中，特别是中小企业，缺乏对合同签订前的评审，极容易导致责任划分不清，合同履约不明确，弱化后期合同的执行追踪管理，导致经济纠纷的出现。第二，企业合同管理过程中，应有规范、严格的论证程序，但是实际工作中缺乏论证导致合同的签订初期环节缺乏有效的经济分析预测，为后期的执行与追踪带来一定的困难，容易产生经济损失，给企业带来经济风险。第三，合同签订要素不完整。大多企业在合同签订环节，忽视合同要素完整性的重要性，合同签订较为随意，如不填写签订时间、甲方乙方名称不规范、仅有法人章无法人代表签字等。第四，签订无期限合同。经济发展迅速的现代，市场行情、企业情况变动较大，为保护企业的经济利益，应尽量避免签订无期限合同。但在实际工作中，由于合同管理意识薄弱，合同风险管理理念的匮乏，很多企业在签订合同时对合作期限约定较为模糊，极容易给后期合同的执行带来困难，若出现违约情况会给企业带来纠纷风险。

2.合同执行跟踪

合同的执行追踪是合同管理的核心环节，企业应有专门的合同管理部门对合同的执行追踪情况进行管理，但是实际工作中，企业无专门的合同管理部门，并且无统一、规范的台账对合同进行日常管理，导致日常的合同执行与追踪管理难以实现，给后期合同的监督与审计带来困扰。第二，企业缺乏对合同执行追踪管理的监督。合同执行追踪的监督能够对合同的执行情况、履约情况进行详细明确记录与上报，便于决策者提出建议，同时也防止合同的超期履行与合同的空档履行，能够及时给管理层预留出时间续约或者签订新的合同。

3.合同保管环节

合同的保管内容应包括：合同签订前期的论证、审核、合同原件、与合同执行相关的一切手续、信息等，但是现阶段企业合同管理过程中存在合同保管内容残缺，部分合同原件丢失仅有复印件，缺少合同前期申请、论证等一系列相关资料。第二，企业合同无统一存放，无合同主管部门负责合同的保管，导致在日常工作及审计检查等过程中，合同的调取、查阅、统计需与多个企业部门沟通协调。特别是对于大型企业而言，合同统计工作较大难度，难以实现合同的统一规范化管理，对后期的追踪更无从落实。

4.合同纠纷处理

在合同纠纷处理方面，大多企业暂无专门的制度、工作方法予以规范。在产生合同纠纷的情况下，在有争议的情况下，一般也是内部自行沟通协商解决，合同纠纷处理未纳入合同管理视线，但作为合同管理的重要组成部分，合同纠纷处理应作为一项重点工作，而非根据工作惯例忽视其重要性。

三、加强企业合同管理内部控制建议

针对以上企业合同管理过程中存在的问题，为加强企业合同管理内部控制可从以下几个方面着手：

1.合同签订环节

第一，合同签订前，应进行经济效益论证，并与合同统一进行档案管理；第二，建立合同签订前的评审制度；第三，完善合同签订要素，明确合同履行期间；第四，完善合同签订审批表手续，确定合同的审批主体及各主体相对应的审批责任，在签订审批表中应基于本部门审核内容和职责范围，进行签署意见。

2.合同执行追踪

合同的执行需在相关科室进行流转，任何一个环节的遗漏会造成合同执行的误差。首先，归口部门建立合同管理台账，定期书写合同执行书面情况，防止合同的疏漏管理，书面情况报告在合同执行完毕时，随同合同原件留档备存；其次，合同主管部门建立合同执行流转追踪台账，并根据合同执行进度与合同要求及时进行追踪管理，监督归口部门对合同的执行追踪，防止合同执行管理的疏漏。

3.合同保管环节

企业合同管理过程中，首先应设立合同管理部门；其次，规范合同的档案管理，合同从签订准备阶段到合同执行完毕之后一切相关资料均需随合同正本存档。在法律规定的期限内，结合企业实际发展需要对合同进行规范的档案管理；最后，实施对合同的信息化管理。

4.合同纠纷处理

建立合同纠纷处理方案或管理办法，有专门的科室、专业的团队进行跟踪处理，有规范的处理方案、审批制度；在有经济责任的情况下，应根据实际情况进行规责处理；对于纠纷处理情况，应及时更新至合同管理台账中，方便日后信息的获取；最后，严格按照档案管理办法，进行归档留存至相应的合同档案中，并进行标识予以轻松辨识。

作者:杜建行 单位:郑州大学

参考文献：

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[2]潘怀敏.浅议企业的合同管理[J].福州党校学报,2014,02:50-53.

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