餐饮企业采购业务内部控制探讨

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［提要］随着市场竞争的日趋激烈，餐饮企业的利润空间越来越小，在这种苛刻的环境条件下，想要继续稳定发展，其关键在于成本控制。为了达到成本控制目标，做好内部控制是必要手段。本文通过分析餐饮企业采购业务的基本内容及特点，对其做好有效的内部控制提出建议。

关键词：餐饮企业；采购；内部控制

一、餐饮企业采购业务内部控制目标

（一）保证采购业务和生产销售要求一致。采购环节的内部控制应使采购的一切活动，包括订货要求的提出和审批、供应商的报价、采购批量、货物验收等，须严格按照生产和销售的要求进行，因为采购原材料的品种、数量、质量和价格高低等决定了企业未来生产和销售的成败盈亏，所以防止不恰当的采购和某些人为了个人利益，以牺牲企业的利益购入与生产和销售要求不符的原材料的行为发生。

（二）保证采购业务会计资料真实完整。要求每一项货物采购业务都必须得到反映，换言之，在有关会计核算资料中，都可以追溯到每一项采购业务的踪迹，而且所记录的都是实际已经发生的采购业务。这些核算资料都能真实地反映采购业务的情况、来源、单价、金额以及费用等都是实际发生的，内部控制应防止漏记或虚记采购业务资料。

（三）合理反映企业应享有的折扣折让。商业折扣是供应商为了促销而给予企业的价格上的让渡，现金折扣是供应商为了使赊销款项提早收回而给予企业的价格让渡。两种折扣都会给企业带来相应的经济利益。如果发现采购货物存在质量问题，可向供应商要求退回或给予一定折让。内部控制应合理揭示企业已享有的各种折扣和折让，合理地冲销相应的应付账款并正确确认购进货物的成本，防止有人将企业享有的折扣和折让隐匿起来，避免企业获得的利益为私人占有。

（四）尽量降低采购风险。采购风险是在采购过程中由于存在不确定因素而造成的可能损失。当商品供不应求时，由于不确定因素增多，应增大保险储备量。保险储备是企业为了防备物资运送误期或来料品种不符需要等而建立的物资储备。再如，当购买新产品时，如果事先不了解市场反应，应减少购买量。

二、餐饮企业采购业务基本内容

采购原材料是餐饮企业组织生产和提供服务的前提。比较完整的采购过程一般由采购计划、组织订购、签订购货合同、到货验收入库、货款结算和付款入账等环节组成。

（一）制定采购计划。购买原材料的申请通常源于仓库存货的储备要求。仓库管理员应填制请购单，送交采购人员。请购单一般包括所需要的材料名称、规格、库存数量、请购数量等。大多数企业对正常营业所需材料的购买均作一般授权，比如仓库在现有库存达到再订购点时就可以直接提出采购申请。但对超过正常金额和非日常所需材料的购买，企业通常会要求作特别授权，只允许特定人员提出请购。为加强控制，每张请购单应经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。

（二）组织订购。采购人员对经过授权批准的请购单实施采购，选择合适的供应商发出购货单。若企业与某些供应商有合约，则直接发出购货单，否则，应针对每次订货情况确定最佳的供应渠道。采购人员可通过与供应商谈判和竞价的方式来保证订货质量上乘、成本低廉、时间迅速。

（三）签订购货合同。企业确定货源后，应与供货单位签订购货合同。合同是供需双方共同签订的具有法律效力的经济合同。采购人员与供应商签订的购货合同内容必须详细明确，文字表述准确完整。采购合同应主要规定所需商品的品名、规格、数量、质量、价格、供货日期结算方式、违约责任以及纠纷解决方式等。会计人员应当参与采购合同的签订工作，并监督执行。

（四）验收入库。验收人员应按照采购合同所约定的要求对供应商发运的商品进行验收。验收人员首先应比较所有商品的名称、数量、到货时间等与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后，验收人员应对已验收的每张订购单编制一式多联，预先编号的验收单，作为已验收和检验商品的依据，并将其中的一联送交会计人员记账。验收人员将货品送交仓库时，应取得经过仓库保管人员的签字的收据，已确定他们对所采购的资产应负的保管责任。

（五）货款结算。货物验收后，应核对购货单、验收单与供货发票的一致性，编制付款凭单，并交会计人员。付款凭单载明已收到商品的厂商、应付款金额和付款日期，是企业内部记录和清偿负债的授权证明文件。会计人员对付款凭单等原始凭证进行核审，确认无误后，编制记账凭证和登记有关账簿，并根据与供应单位的合同，选择适当的货款结算方式。

三、餐饮企业采购业务基本内部控制制度

（一）职务分离制度。在采购环节中，企业应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，不得由同一个人员办理采购业务的全过程。需要职务分离的有：（1）采购申请必须由生产销售部门人员提出，具体采购业务由采购人员完成；（2）采 购与验收岗位人员的职务相互分离；（3）采购、验收与会计记录岗位人员的职务相分离；（4）采购合同的订立与审计岗位人员的职务相分离；（5）付款审批与付款执行岗位人员的职务相分离；（6）记录付款与执行付款人员的岗位职务相分离。

（二）授权批准制度。授权批准控制指在处理各项经济业务时，必须经过授权批准以进行控制。有效的内部控制要求每一项经济业务活动都经过适当的授权批准，各级管理部门和人员按照各自的授权批准范围各司其职、分工负责，防止滥用职权，确保内部控制目标的有效实现。企业应当对采购业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对采购业务的授权批准方式，权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人员办理采购业务的职责范围和工作要求。

（三）订货控制制度。当购货部门收到请购单后，在最终发出购货订单之前，必须对以下三个方面做出决定：应订购多少、向谁发出购货订单、什么时候发出购货订单。购货部门内部控制应为合理地做出这些决定而加以制定。向谁发出购货订单，取决于供应方的信誉、价格、地理位置、供货能力等因素，一般采取由采购、使用部门共同参与比质比价的方式，并按规定的授权批准程序确定供应厂商；应订购多少、什么时候发出购货单则可以量化计算，在实际工作中可以采用定量订货控制法和定期订货控制法。

（四）收货控制制度。为了达到控制目的，收货的职能必须由独立于请购、采购和财务部门的人员来担任。对收货的控制具有双重的作用，既要控制购买环节的经营活动，也要控制存货的管理工作。收货部门的控制责任主要在收到货物的数量和质量方面，应根据订货单上的数量和质量要求独立地检验收到的货物。检验质量是物品入库前的重要控制环节，企业应制定严格的质量检验标准和程序，只有检验合格的物品才能办理入库手续，并进行相应的账务处理。每一项收到的货物必须在检验后填制一式多联、预先编号的收货报告单，并及时交购货人员和会计人员以防止少计应付账款、成本及存货。

（五）付款控制制度。付款控制制度主要有：（1）正确的付款和记录。对于现金支付的交易，付款人在付款前，首先必须检查供应商的发票是否盖有“款已收讫”的戳记，以防止已经支付的款项被第二次支付；其次复核数量、价格和合计数以及折扣条件等；最后付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准；（2）所有已确认的负债都应及时清偿，以加强同供应商的良好关系和维持企业的信誉；（3）对于存在因退货或让利而造成的应付款项，在良好的控制制度下也可以于没有收到供应商的贷项通知之前，从付款金额中予以扣除。

主要参考文献：

［1］徐利.浅谈酒店业餐饮成本控制.西部财经，2005.10.

［2］赵石.论内部控制与风险管理的关系.北方经贸，2008.8.

［3］郑燕茹.内部控制与管理舞弊.山东商业会计，2006.1.

［4］朱荣恩.内部控制的理论发展.上海会计管理，2002.10.

作者:乌仁 单位:内蒙古工业大学