机构考核谈计量技术档案管理

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【摘要】档案管理工作作为机构参与到工作考核中的重要凭证，还能够对计量技术机构跟计量活动的达成情况进行有效的反映。因此各计量技术机构还需要加强对档案管理工作的重视程度，在机构正常运行的基础上做好相关的档案管理工作，借此来对机构运行过程中存在的问题进行及时的调整跟处理，还能够给予日常检定工作的溯源跟改进提供一定的平整，对于计量技术机构的进一步发展也有着非常重要的意义。本文主要就机构考核方面对技术档案管理工作进行了探究分析。

【关键词】机构考核；计量技术；档案管理

在结合机构考核标准上来进行法定计量检定机构的考核工作，也是加强对机构管理能力，保障其为国民经济的发展以及计量监督提供准确可靠检测结果的一项重要手段。档案管理作为计量技术机构中的一项管理内容，档案管理效果还会直接影响到该计量技术机构的工作效果，这也就要求计量技术机构的管理人员能够加强对档案管理工作的重视力度，还需要对现有的档案管理模式进行不断的优化与完善，来为自身的持续发展奠定一个良好的基础。

一、计量技术机构档案特征简析

计量技术档案指的是计量技术机构在检测工作实践过程中所形成的一系列资料，也是计量检测工作全过程的真实反映。在《法定计量检定机构考核规范》中，要求计量技术机构的档案管理工作需要包含受控文件目录清单、档案资料的立卷跟保管以及文件资料的收集跟发放等等，在档案管理过程中还需要保障档案资料的有效性跟完整性，并严禁使用非受控文件，这样才能够获得良好的档案管理效果，来为计量技术机构的持续发展奠定一个良好的基础。在现有计量技术机构的档案管理过程中还存在有以下两点特征。

（一）档案管理工作的复杂性特征

对于计量技术机构而言，其档案管理工作还具备有信息量大跟涉及面广的特征，也就导致了档案管理工作具备有一定的复杂性。此外在档案管理管理过程中，因为各项技术标准并非是一成不变的，而是出于不断更新的状态中，也就要求档案管理人员除了对检测过程中所形成的各种原始记录、证书跟报告进行归档管理之外，还需要做好各项规章制度、技术标准、检验规程以及检测方法等相关文件的收集、整理跟更新工作，只有这样才能够使得保障各项档案管理体系文件的有效性，以及技术标准档案的先进性，并为计量技术机构的顺利进行奠定一个良好的基础。

（二）保密性特征

在《考核规范》中还就计量技术单位的档案管理工作提出了明确的要求，具体内容包含有质量体系运行过程中所产生各项资料跟计量记录的控制、收集整理以及保密工作顶灯。此外在对被检单位进行计量检测的过程中，需要严格按照相关的标准来进行其计量检测工作，然后在被检单位所提供的技术要求以及委托合同协议的基础上将检验结果形成检验报告，档案管理人员还需要对形成的检验报告进行保密。

二、提升计量技术机构档案管理效能的几点措施

计量技术机构的档案管理工作还会直接影响到该机构的运行质量跟水平，因此各计量技术机构的管理人员还需要进一步加强对档案管理工作的重视力度，还需要在结合了档案管理特点的基础上，对传统的档案管理体系以及管理模式进行不断的优化与完善，借此来获得良好的档案管理效果，并为该计量技术机构运行水平的提升提供足够多的帮助。

（一）明确人员职责，保障岗位的有效落实

在计量技术机构的运行过程中，因为人力以及资金等多项因素的影响，导致现有的专业工作人员数量不足，经常性会出现一人身兼数职的情况。部分重要的岗位还需要在结合计量机构考核规范的基础上进行质量管理体系的设定，并不得因为机构中人员不足而减去岗位的数量。这也就要求计量技术单位能够进行技术质量管理人员的指定，并要求这些质量挂历人员对于自身的岗位职责有充分的了解，对于不同文件的编制、审批还有批准工作需要在相关管理人员的签字授权后才能够进行纳入到档案库中进行管理，这样才能够保障该计量技术单位的档案管理体系得以正常运行。一般情况下是由业务部门的主管来进行计量技术机构的档案管理工作，因为计量技术机构多是在充足的档案信息基础上来进行质量体系文件的编制工作的，这也就要求档案管理部门能够做好各种技术档案的归档、登记以及年度审查工作，并需要对所有档案管理人员的职责进行明确，在档案管理问题中一旦出现了漏记或者误记的情况，则需要及时查明出现问题的原因并对档案进行纠正，只有这样才能够保障各种档案管理工作的准确性跟合理性。

（二）构建合理完善的文件控制程序

计量技术单位的管理文件主要是用来表明该单位在实行指令管理体系中所有工作的文件内容，除了含有质量手册跟程序文件等内容之外，还包括记录表式、作业指导书跟其他管理性质的文件。在计量技术机构举办的各种质量活动中，均需要在文件管理的基础上来进行，并要求机构内部的职员们能够严格遵循相应的工作法规来进行工作，借此来保障其质量活动的有序进行。只有在保障机构质量管理体系的有效性跟适应性基础上，来能够让各计量工作得以顺利进行，因此各管理人员还需要通过判断体系是否达到机构质量管理的质量方针和目标以及是否对进行质量更新来评价其有效和适宜情况，在此基础上进行技术计量工作的管理工作。计量技术机构需要将计量标准考核规范作为条件，在结合了每项计量标准的基础上进行文件集的设置工作，在文件集中需要包含有规程规范、技术报告以及证书记录等多种文件，对于计量工作的顺利开展也有着一定的指导意义。计量技术机构是通过机构设置的各个计量标准来进行工作开展的，技术文件也是各项工作得以顺利进行的重要技术凭据，因此在进行档案管理过程中，还需要做好对各类技术文件的管理工作，借此来就技术计量标准跟检定工作的进展情况进行有效的反映。为了构建一个健全的文件控制程度，来对文件的批准、以及作废等步骤进行有效的显著，还需要在结合法定计量机构考核机制的基础上来进行构建，并要保障其完善性、准确性以及有效性。因为在计量技术机构文件管理过程中还存在有诸多的问题，也就需要就管理方面来增强文件发放跟作废环节的管理工作，并需要保障每个管理文件都是有用的版本，只有在这一基础上，才能够有效规避因为新版本发放后，作废文件依旧投入使用的情况发生，来促进该计量技术机构的档案管理水平得到进一步的提升。

（三）随日常工作做好各项记录工作

因为计量技术机构日常工作中产生的痕迹是通过多种模式来进行展示的，也就需要档案管理人员能够做好有效的采集、控制、保存以及整顿工作，质量跟技术记录作为计量技术机构记录的重要组成部分，其能够就机构曾经进入的质量活动以及计量活动的所有步骤进行有效的记录。跟质量记录不同，通过管理性记录的恶魔是还能够就原始记录、环境监管记录以及运行监测记录等内容进行整理，然后形成技术记录，来对整个计量工作的全部流程进行真实的反映。此外在技术记录过程中只有将包含有充裕的信息跟监测过程同时进行，才能够对整个计量工作环节进行及时的追溯跟处理。因此说计量技术单位的档案管理人员在技术记录的编制跟管理过程中，还要求各项记录工作能够随着日常工作来进行，借此来保障各项档案信息的实效性以及真实性，并能够有效避免工作后补记录等情况的发生。

（四）对照考核规范细则来对档案分类管理工作进行规范

计量技术机构的档案管理工作难过还能够给予考核工作进行质量跟技术的全面提供，因此在计量技术机构的档案管理工作中，除了构建质量体系之外，还需要建立专门的网络数据库进行档案管理，这样才能够促使档案管理工作质量得以提升，来为计量活动工作的顺利推行提供足够多的档案依据。在进行文件的记录跟支配过程中，实验室们还需要在结合相关管理条例的基础上来对档案管理工作进行考核规范的合理制定，在结合了实验室认可考核细则跟管理体系的基础上进行档案目录的制定，以此为准绳来对档案进行编号分类处理，再通过不同的文件跟档案资料进行分门别类的填充出来，这样在进行档案搜集的过程中，只需要通过考核细则目录就能够进行档案的快速寻找，促使档案使用的便利性以及应用质量得以有效提升。此外计量技术机构还需要加强对档案管理人员职责素质的培养力度，促使所有员工们的档案管理意识以及管理能力得以提升，来获得良好的档案管理效果。

结束语

计量技术机构作为质检部门的基础岗位，担负着检测企业计量工具以及计量管理等多项职能。档案管理工作作为计量技术机构正常运行的重要基础，就要求计量机构能够加强对档案管理工作的重视程度，再通过相关优化措施来提升档案管理工作的水平，只有这样才能够给予计量技术机构的日常工作提供一个良好的运行体制，让质监部门自身的职能也得以最大限度的发挥。

参考文献：

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作者:张春梅 单位:松原市产品质量计量检验检测所