公证信息化建设思考

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一、公证信息化系统提升了公证服务的质量

公证人员的使用包括办证流程的电子化操作、公证管理人员及相关人员管理档案的电子化操作。信息化系统可以提高公证员的制证周期。同时系统中的硬件部分如二代身份证阅读器，有效的减少了手工输入的错误。不同角色功能的设定也为证书的审核机制达到较高的规范化，引入移动办公功能，可以让审核人员及时审核，有效的缩短出证时间。快速的检索功能可以有效的为业务需求提供档案管理支持。公证信息系统面向当事人的功能主要围绕着网上咨询、网上申请来展开，特别是随着微博，微信公从号、订阅号等的出现，可以让当事人随时随地的咨询办证相关的问题，利用微信、支付宝等新型的支付技术进行支付，进一步提高当事人的用户体验。

二、公证信息化应用现状分析

信息化系统提升公证服务质量的同时，还存在一些亟待解决的问题。(一)信息孤岛。面对各公证处自行建立适合自己业务的公证信息系统的现实，我们应清晰的看到，这些公证信息系统的功能本质上是大同小异的，属于重复性建设的问题。不但造成一定的浪费，而且各系统采用的架构不同，采用的文档格式不统一，也造成各处之间数据是独立的，形成了一个个信息孤岛，为后期公证数据整合带来了很大的困难。(二)相关机构的壁垒。公证执行过程中，会用到其他官方机构出具的证明，例如在无犯罪记录公证中，无犯罪证明是由派出所出具的，必须由当事人将此证明带到公证处，而无法做到直接由公证人员从派出所获得，机构之间的信息壁垒让当事人不得不多跑一次腿，从而会导致延长拿证时间的问题。(三)信息化系统固化了公证的被动角色。长期以来，公证角色的完成是接受当事人提出申请，办证再到出证。信息化技术的支持下，这样的角色将更加明显，当事人不用到办证大厅也可以拿到证，长此发展下去，会让公证人员变得越来越呆板，只会操作鼠标就可以了，不愿再走出去。就像现在出现的第三方证据保全，让公证机构倍感压力。

三、对于公证信息化建设发展的思考

(一)公证业内的信息整合。各公证机构的办公自动化系统如果由同一个软件公司实现系统，公司的发展风险将会对后期维护带来新的风险，推倒重建的代价过大。同一地市的公证处之间，各地市内部公证处之间、各省级公证处之间的数据交互问题，可以制定统一的数据交互格式，为后续全国公证数据整合做好准备。(二)相关机构的信息互通。在相关证明的公证中，例如学历证明等最终体现的是可信问题，即证明是真实、有效的。当事人不同的业务需求中会重复使用某些证明，比如学历证明，出国业务中会用到，而在求职应聘中也会用到。学信网是可信的验证学历证明的网站，它就是与公证机构业务相关的机构。但是一个很现实的问题就是学信网上的学历数据要远远大于公证处需要的数据，所以如果只是以开放接口的形式进行数据交换，会导致在确认一条数据时会导致一个较长的查询时间。同时，在公网上的数据传输安全也是一个不容忽视的安全问题。当前，区块链技术以其去中心化，开放性、自治性、信息不可篡改等优势越来越受到关注，本质上它是一个分布式的数据库帐本。公证业务相关的机构之间可以实现一个联盟链(行业区块链)，用来把各机构想要的数据都放在链上，并且供其他机构使用。因为这些数据要求非常高的保密性，同时为了避免商业公司掌握这样的数据为其所用，联盟链必须对数据有足够的拥有权和掌握力。(三)信息化技术助力扩大服务范围。公证当事人的相关数据时时刻刻存放在公证处数据中心，公证信息系统对这些数据内在联系还没有深度挖掘。当多个当事人集中提出公证申请时，信息化技术的智能化水平的不足也会带来新的问题。例如当公证人员与银行协同工作办理楼盘签合同的时候，公证人员就是面对着几十个当事人提出申请，但是要等到银行核实完当事人的征信等相关信息后才能决定是否出证。这时如果出现无法正常放款，会导致当事人的公证申请无效，进而要到公证处退费的问题。如果在信息系统引入数据分析技术，同时与银行部门协商，让公证人员完成审核事项，可以直接排除不符合条件的当事人，则会减少后续的一些相关的返工问题，让公证机构由被动变为主动，充当其他业务单位的排头兵，更好地为业务单位服务。

四、总结

我们可以清晰的看到公证信息化的实现不仅可以提高公证人员的工作效率，还能提高当事人对公证服务的满意度。同时，我们应该明确公证系统要向智能化发展，要借助信息技术扩大服务范围，促进公证事业更快、更好的发展。

［参考文献］

［1］黄桂平．基于公证信息化的公证质量问题探析［J］．中国公证，2016(9):35－40．

［2］林世杰．信息技术在公证工作中的应用分析［J］．法制博览，2018(3):135－136．

［3］刘崴．公证信息化建设的现状分析和发展方向［J］．中国司法，2016(7):55－59．

作者:孙剑 单位:兰山公证处