科技期刊的档案管理和利用

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摘要：科技期刊档案是科技档案重要组成内容，是国家的知识资源与“国宝”，因此科技期刊的有效利用和管理非常重要。但就目前来看，社会在管理科技期刊方面缺乏先进的意识，科技期刊的整理、存档和应用效率没有充分发挥出来，也没有引起相关部门的重视。文章就科技期刊的档案管理和有效利用做了详细探讨，希望能为相关管理单位和人员提供一些借鉴经验，以此更好的提升科技期刊档案管理及利用水平，充分发挥出它的价值。

关键词：科技期刊；档案管理；有效利用

在编辑科技期刊过程中，会涉及到很多资料稿件，包括论文原稿、修改稿、抄正稿、介绍信、审稿单、作者与编辑往来信件等资料，在文章发表与推广后处理的遗留稿外资料非常多。那么，如何有效整理、保存这些资料文件，并挑出没有价值的资料，对期刊档案进行有效的管理和利用非常重要，也是保障期刊编排工作顺利开展的前提条件。同时，规范的科技期刊档案管理也为今后的查询、参考和利用工作带来了较大的便利性，做好科技期刊管理工作对促进科技事业发展，社会进步都具备十分重要的作用，应该引起我们的重视。

一、科技期刊档案内容及类别分析

1.技期刊档案应收集的内容。科技期刊档案内容非常多且复杂，在整理和收录过程中，主要包括以下几方面内容：①各种请示与批复文件，包括创刊、停刊和复刊等；②历届编辑委员会成员的名单资料；③制定的办刊方针与章程；④广告经营许可证和期刊登记证等各类有效证件；⑤出版情况统计报表等资料原件；⑥与其他刊社交换的期刊；⑦编辑委员会会议记录及定稿会记录；发行合同、印刷合同和发行计划文件资料；⑧日常工作中的编辑部大事纪；⑨出版后的发排稿件、出版样书、校对室校样资料、作者校样、每一期的稿外资料，包括原稿、介绍信、审稿单、退修信以及编者作者往来信件等。在复杂多类的科技期刊档案资料中，工作量最大，最繁琐的就是稿外资料的收集整理。但如果在每出版一期期刊就做好整理、归档管理工作，则能大大减少工作量，若一直积压累计，那么在整理时就要面临非常浩大的工程量。2.科技期刊档案常见类别。科技期刊档案不仅具备复杂、丰富的资料内容，且期刊档案的管理还需要涉及到期刊报社日常经营管理、全面质量管理的方方面面中。本文针对科技期刊档案主要内容，将其归类整理为以下几个常见的类别：①作者库、审稿人库以及编委会档案；②各项政策法规、法律制度以及相关文件类档案资料；③各主体之间的往来稿件资料档案；④学术活动类、学术研究以及人才资料档；⑤编辑业务档案；⑥财务档案；⑦本刊出版物档案，或者与他刊交换出版物档案；⑧获奖资料档案；⑨宣传物、评价数据类档案等等。

二、科技期刊档案管理的重要性

1.档案管理是科技期刊发展的重要保障。档案管理是一种常见的文化现象，是对历史资料、数据的原始记录与储存，其在文化层面上反映出经济物质成分中的精神价值凝聚力，又反映着上层建筑观念形态。而科技期刊档案在办刊过程中记录了一切历史数据，全面、真实的记录并反映出科技期刊在办刊、经营、发展、管理过程中的具体情况。科技期刊档案的记录蕴含非常丰富、深层次的信息资料，在总结日常工作、办刊经验教训的同时，还能成为其指导刊物，从而利用有效的资料数据，研究并开发出有利于自己的信息。同时，科技期刊档案也可以作为衡量、评价办刊质量，刊社管理水平的重要指标。此外，从信息资源层面分析，科技期刊档案还能为刊物可持续发展提供有效借鉴，在保障刊物稳定、长久发展的同时，其资料也具备一定的参考功能、评价功能、服务功能。2.科技期刊资料是促进科技发展的基础。科技期刊档案还可作为个人成长历史的见证资料。一个优秀著名的科学家，个人的成长发展资料以及科技档案资料必须完整无缺，他的档案就是自己的真实写照。珍贵的个人论文和资料还可以用于国内外学术界引用和研究中，例如我国知名传染病学家李赋京教授，他是国际上首先发现钉螺卵的专家，并在安徽省发现了新的钉螺物种，国内外科学家将其定名为“李氏钉螺”。他的论文资料为国内外学术研究提供了极大的借鉴和帮助作用，为我国消灭钉螺、消灭血吸虫病做出了非常大的贡献。此外，科技文献资料也是促进科技发展的基础。国家发展科学，构建科学大厦必须要依托坚实的根基，科技期刊资料作为历代著名科学家辛勤奋斗、累计的资料根基，任何科研工作都需要在根基的基础上进行深入研究和不断前进。若科学家和研究学者能有效利用科技文献资料，不仅能极大促进科技技术的飞速发展，也能为减少人力资源、研究资金和物力资源的浪费发挥出自身的价值。对于科研单位来讲，科技期刊资料是对干部任免、职工奖惩、聘任以及出国留学等重要的科学依据。

三、科技期刊档案管理的主要方式

档案管理工作需要从多方面、多层次开展，而在时代不断发展进步的背景下，科技期刊档案管理方式也必须朝着管理实效性、规范性和科学性方向前进与发展，将传统的经验管理转为科学、动态管理。在对科技期刊档案进行日常管理过程中，编辑部首先就要做好档案资料的整理、归类和保存工作，管理内容一般为日常的文件管理、往来稿件、审稿意见与修改内容等与期刊相关的资料。该阶段的科技期刊档案管理常应用分类管理、按年代管理方式开展，这也是日常稿件和文件的主要管理方式。分类管理则能有效归类期刊档案，并按照具体需求高效查找和利用文件资料。现如今，在科技水平和数字化技术飞速发展的背景下，刊社的编辑部门在整理、保存期刊档案时，也要重视起纸质版档案资料与电子版档案资料的协调、平行保存，这种管理方式正是当前数字化时代背景下档案管理方式的创新。2008年，国家档案局联合教育部门制定颁发了《高等学校档案管理办法》，并在其中明确提出“高等学校必须对纸质档案资料以及电子档案资料同时、平行归档，其出版物类型包括高等院校自行编辑出版的学报、本校出版社出版物的审稿单、原稿以及其他学术刊物、样书出版发行的各项记录等。在管理电子版档案资料时，要重点关注档案资料的安全、保密性，通过在储存数据资料的计算机上安装防护软件和杀毒软件，设置安全密码等，并定期对数据进行备份，从最大程度上保障档案资料的完整、安全性。高校部门的科技期刊档案管理除了要编辑部进行基础的整理保存外，还必须向学校档案室、图书馆提交纸质资料，并加以保存。科技期刊档案管理资料作为档案管理基础内容，其必须积极配合学校档案管理具体要求，制定科学的档案管理制度，对其提出详细、准确的管理要求，以此保障科技期刊档案管理整体质量。

四、科技期刊档案工作管理工作

1.对下发文件进行归档。科技期刊所采用的是审批制度，因此科技期刊是不能由个人随意办刊，科技期刊的办刊人员主要是学会、协会等学术机构所设立的期刊编辑部，科技期刊办刊过程中需要严格遵守出版要求，同时也要严格遵从所属单位的各项工作要求。科技期刊的负责人需要根据文件资料下发的年份、单位以及内容进行分类归档，对下发的重要文档需要进行备份存档，避免由于留存时间过长出现文件破损问题。对于下发的行政文件需要细细浏览，在对其进行全面阅读了解后，再对文件进行存储分类。2.对稿件相关资料进行归档。稿件相关资料为作者信息、手稿记录、稿件查收记录以及专家审稿意见等，对于科技期刊编辑人员而言需要将稿件相关资料进行有效分类归档。由于现阶段科技期刊主要采用网络采编系统来进行稿件收稿、外审以及退修等工作，因此能够有效提升科技期刊编辑工作的工作灵活性，同时也便于稿件相关材料的存稿。管理人员不仅可以借助采编系统对稿件资料进行档案管理，同时也可借助专业的档案管理软件进行材料管道。为了避免电子档案由于多种因素造成稿件材料丢失，可配备不联网的电脑对文件进行备份保存，同时也可选用线上数据库进行保存。3.对稿件财务工作资料进行归档。科技期刊中的稿件财务主要是指办公经费、稿件相关经费及其他费用。涉及到期刊经费的管理工作极为重要，为此需要做好稿件财务工作的归档工作。科技期刊负责财务工作的管理人员需要严格按照产业规定执行财务纪律，对不同类型的经费材料进行分类管理，对部分重要材料进行备份留档，在进行工作交接过程中，需要在第三方监督下完成交接工作。

五、科技期刊档案有效利用的具体建议

1.增强档案管理与利用意识。规范、有效的意识是保障科技期刊档案充分利用的基础与前提，意识层面的作用不可忽视。无论是编辑部人员还是部门领导者，都必须不断提升自身的档案意识和情报意识，积极主动、大力支持档案资料收集，并参与进去，发挥自身的作用。同时，提高档案资料利用效率，最大程度开发科技期刊档案资料信息价值。总之，在科技期刊档案管理与应用过程中，作为最基础的因素，各个人员必须不断增强服务意识、主动意识、发展意识和共享意识，为提高档案资料管理与利用工作成效做出不懈的努力。2.树立“以人为本”理念，科学开展档案管理与利用。工作刊社编辑部在管理科技期刊档案时，存在缺乏专门管理人员的问题。档案人员配置缺失的情况下，编辑人员的压力就变得非常大，并对他们自身的档案管理水平提出了严格的要求。编辑人员不仅要具备充分的档案管理意识，还需要在日常中学习各类先进的档案管理方法与有效利用技能。但由于编辑人员在从事档案管理工作时大多都是“半路出家”，因此重视专门档案人员的培养非常重要。将科技档案管理工作责任到人，要求编辑部门的所有人员都必须树立起“以人为本”的理念，深入掌握档案管理工作具体要求、特点和规律，科学开展档案管理与利用工作，不断提高档案管理工作效率。3.建立完善的机制，创新科学方法开展档案管理与利用工作。科技期刊档案的管理与利用应形成一个系统的机制，并在不断更新和完善中服务于日常工作。刊社编辑人员和高校档案管理人员必须积极创新新的管理方式，更新自己的知识内容，自觉积累、利用档案资料，探索信息资源获取新渠道，将档案的整理工作转为二次开发利用，变被动服务为主动服务。在创新档案管理方式时，要将信息资源的收集、整理和优化工序积极与先进技术相结合，使其朝着先进化、有序化前进。例如，应积极实现档案资料信息化处理与信息化储存、信息化采集、信息服务的网络化等。4.借助档案积累科技期刊的办刊经验。科技期刊档案能够为期刊编辑部提供各项工作管理需求的档案材料，同时也是科技期刊进行年终总结以及评刊的重要参考材料。科技期刊档案作为记录刊物发展历程重要载体，能够为刊物日常管理工作的开展提供有效保证，同时丰富科技刊物的管理人员的管理经验。对数据档案进行评价管理，能够帮助科技期刊找出自身与同类刊物的差距，有效提升科技期刊的办刊水平。借助数据库中的相关数据对其进行同类刊物评价比较，借助横向比较以及纵向比较，找出科技期刊与其他同类刊物的之间存在的变化，对影响科技期刊发展的有利因素以及不利因素进行探究，并提出相应的刊物整改措施。需要保证科技期刊档案管理资料的完整性，为科技期刊评比材料的提供打下坚实的基础。科技期刊的获奖与选择系统性材料有着极大的关联性，为此科技期刊编辑部需要重视档案的收集管理工作，通过对获奖资料以及宣传物图片档案进行大力宣传，继而有效提升科技期刊的知名度，为科技期刊办刊方式的创新提供参考。办刊协作单位以及广告业务档案是科技期刊经营模式创新的重要信息来源，为了实现对刊物客户资源的有效稳定，编辑部门需要利用相关档案与刊物内的业务单位及时进行沟通联络，利用科技传媒的应用优势为科技期刊发展提供保障。5.借助档案对科技期刊办刊资源维护。网络投稿系统的建立应用能够给稿子资源的电子化管理带来便利。对于科技期刊管理者而言，审稿专家、作者以及协作办刊单位等都是刊物的重要社会资源、学术资源，为此科技期刊管理人员需要不断更新专家库档案资料，对撰稿人的科研动态进行实时跟踪交流，同时也要对刊物内的审稿队伍进行优化，实现与行业内专家学生的实时跟踪交流，实现对科技期刊办刊资源的有效维护。

六、总结

综上所述，文章通过简单探讨科技期刊档案的具体内容与主要方式，在此基础上提出了几点优化档案管理与利用工作效率的建议。笔者认为：科技期刊档案资料的管理应重视起科技信息的开发和利用，并在此基础上为其提供更多的附加服务，以此充分发挥出科技期刊的社会功能，从而激发起科技期刊在促进科技发展过程中的内在动力和软实力。

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作者:李华云 单位:盐城工学院