医学期刊约稿处理方式

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如何吸引国内优质稿件，提升刊物质量和影响力，学者们已经做了不少努力和研究，如改进投稿、审稿系统平台、缩短出版周期、加快稿件处理流程等，其中最有效、最快捷的方法是向行业专家约稿。近几年的研究显示，期刊编辑们就约稿的技巧、沟通方法、思路转变、约稿的选题、模式、策略等方面进行了多方面的探讨，总结出了一定的规律和心得[5-8]。然而对于约来的稿件如何进行后续处理，尤其是对不符合期刊发表要求的稿件，如何进行退修甚至是退稿，这方面的研究和讨论目前还不多见。本文通过对笔者所在期刊（《中华微生物学和免疫学杂志》，简称微免杂志）近4年的专家约稿进行回顾分析，根据稿件的不同处理结果，总结出医学期刊约稿过程中所要面对的各种问题，并提出解决方法，为医学期刊编辑同行提供参考。

1新时期约稿的意义

发表高质量的SCI论文是每个科研工作者的梦想。对于个人，论文被SCI收录的数量及被引用次数，可以反映出他的研究能力与学术水平；被SCI收录的论文总量，也反映了整个研究机构的科研，尤其是基础研究的水平；因此国内大部分医学院校和科研单位对即将毕业的学生或者是科研工作者晋升职称都有硬性的规定，如需要发表两篇SCI文章，或者发表一篇影响因子在3以上的文章，有的时候要求可能更高。SCI收录的中国大陆出版的医学期刊仅有6种，MEDLINE收录的中国大陆出版的医学期刊有30种。而且国内期刊的影响因子普遍不高，以中华医学会137种系列杂志为例，影响因子超过1.0的仅有23种，占系列杂志总数量的16.8%。最高的是中华显微外科杂志，影响因子为1.9（user.medline.org.cn/serialjournal/seriaJournalPage.do）。相比国外的医学期刊，如国内作者比较熟悉的《BritishMedicalJournal》（BMJ），2006年的影响因子为9.245，《NatureMedicine》影响因子约31，《TheNewEnglandJournalofMedicine》影响因子达到44多。显而易见，同样一篇文章发表在国内或国外期刊可以获得不同的价值。2013年我国作者作为第一作者的论文被美国SCI收录23.14万篇，我国每年产出数百万篇学术论文，90%以上的高水平论文投向了国外期刊[4]。在国家创新能力快速提升、新媒体如火如荼、科技创新日益全球化的今天，国内的科技期刊只有走规模化、数字化、网络化之路，才能跟上时代潮流，千方百计地利用国内的优秀稿件资源，通过刊发一些具有国际影响力的文章，带动杂志的国际化发展。坐等稿件的时代已经过去了，主动出击才能掌握主动权。传统出版物的年代，约稿可能意味着荣誉、销量；互联网时代，约稿成功与否意味着生存与发展。因此，加强组稿约稿工作，是科技期刊提高学术水平、维持杂志可持续发展的必然途径[9-10]。以微免杂志为例，表1显示了2012—2015年间所有发表的文章中约稿所占比例（以一个自然年为计数统计单位）。可见虽然专家约稿占全年收稿量的比例较低，但是其刊出录用率高于自由投稿的稿件。

2医学期刊约稿稿件的特殊性

普通科技期刊约稿存在3个潜在规则：约稿必佳、约稿必发、约稿待遇必有差。关于约稿待遇有差，反映在约稿处理时效快、优先出版、投送稿费及时等方面。科技期刊的约稿程序大体相同，如确定选题、选择撰稿人、发送约稿函、追踪进展等。医学期刊的约稿除了遵循科技期刊约稿程序的一般规律外，还有其特殊性。

2.1医学论文的特征和分类

医学论文的种类较多，体裁各异，主要可分为七大类：评论类；论著类；简，报类；病例报告类；综述、讲座类；会议纪要类；消息动态类。根据学科分类的不同，医学期刊上刊载的论文体裁各有侧重。以微免杂志为例，平均每期刊发的论文有15～17篇，其中研究论著占13～15篇（长篇论著和短篇论著），占到一期杂志的2/3版面，综述2～4篇，简报以补白为主，很少占用正式版面。医学论著是医学论文体裁中常见的一种表现形式，在写作的形式上有比较规范的要求，除了包括一般论文要求的文题、作者姓名、作者单位、属地、邮编，符合问题内容要求的中文摘要、英文摘要、关键词（3～8个）以外，还应有前言（研究目的）、资料（材料）与方法、结果（实验数据）、结论（创新点）和参考文献等各项内容，缺一不可，是作者从自己已占有的基本素材（第一手资料）出发，经过科学、严谨地整理、加工、分析、论证，得出论点并形成规范性的文字作品。综述则是总结前人的经验和分析目前的研究现状最新进展，然后根据作者自己的思考进行整理，写成文章。医学综述所用资料须准确、成熟、新近并具权威性前沿并具权威性。一般医学期刊登载的综述多为3000～5000字，参考文献达数十篇乃至百篇，尤其是外文参考文献不应少于1／3。

2.2普通医学论文的作者

医学期刊的作者除了包括各大医疗机构的一般医务工作者外，还包括全国各大医学院校的师生，中高级卫生防疫检验工作者，全国各级疾控中心工作人员，科研院所的医学研究人员等。有研究显示[11]，医学期刊作者的构成中，硕士研究生及以上学历者占全部作者的81.84%，工作单位性质以三级医疗机构为主（48.88%），职称以中级职称为主（34.08%），说明拥有高学历、高职称的作者为医学期刊的主要撰稿人。

2.3约稿文章的撰写者

医学期刊中，约稿的对象一般为某领域内的知名专家，但是向某一专家约稿并不意味着稿件一定为专家本人撰写。文章的撰写者可以分为4大类：①专家本人，一般以大综述为主。综述是对某一学科、专业或专题的大量文献进行整理筛选、分析研究和综合提炼而成的一种学术论文，是高度浓缩的文献产品。无论是在写作的高度还是深度上，专家亲自撰写的文章质量一般较好，是提高期刊阅读量和文献引用率的保障。②学生作者。知名专家一般年龄较大，行政和社会兼职较多，面对众多期刊的约稿，本人缺乏相应的写作时间和精力，于是将任务转交给自己的学生。一般为专家提出写作思路，学生独立撰写完成。③同一实验室的工作人员。共同做课题或项目，对于实验程序和结果都比较了解，由同一实验室中的工作人员进行撰写，专家负责审核。④合作单位人员。合作实验室或是合作项目，按照协议要求，独立操作完成不同的实验部分，实验数据和结果双方共享，论文成果由合作作者和合作单位共同享有。医学论文约稿文章的实际撰写者不一定是专家本人，因此专家约稿不能与文章质量画等号[12]，约稿稿件的审理结果可能出现几种情况：可发表，修改后发表，修改后再审，退稿。无论是否本人亲自撰写，约稿专家一般均会在正文中署名，或者作为通讯作者，以示对文章的重视。

2.4拆分文章现象

医学期刊中，约稿的对象一般是掌握有一定资源的资深学者，他们可以整合或调动一些复杂的医学数据，甚至是垄断性的（如各地方疾控中心掌握了大量的疾病监测数据信息；医学研究所或研究院拥有比较全面的医疗大数据或生物大样本数据库，国家重点研发计划精准医学研究等重点专项），利用自身优势撰写出来的文章避免了自由来稿内容重复、陈旧、时效性差等弊端，但同时，这样的文章对于期刊也是稀缺资源，常常导致各个期刊之间的争夺。有研究显示[10]，截至2005年2月，我国有4758种科技期刊，其中医学期刊有987种，占20.7%。各类期刊中，仅次于工程技术类期刊而居第二位。面对众多期刊的约稿请求，一些科研人员常常将发表内容拆分成最小可发表单元投送到不同杂志。除了存在以上情况，还有一种被动拆分文章现象：从事某种疾病或治疗手段的临床研究时，往往会获取大量的数据资料和统计结果[12]，如果作者把自己的所有新观点、新发现都一股脑儿地抛出来，迫不及待地告诉编辑和读者自己的这项研究的重要价值。一方面，这会导致文章内容冗长、结构散乱。另一方面，不容易交代清楚研究发现的核心意义，让编辑和审稿人看后感觉不知所云。另外，大部分医学院校也有这方面的要求：例如研究生答辩前必须，而且必须是学位论文研究内容的一部分。学生通过答辩后，将自己的学位论文拆分发表，既便于发表取得的研究成果，又有利于同行交流，还便于检索。

3医学期刊约稿的处理方式

经过外审和终审定稿会审阅可以直接录用的文章，应及时告知约稿专家审理的结果，并联系后续出版事宜。退修改甚至是不符合杂志出版要求，需要退稿的文章处理应慎重。

3.1约稿稿件的一般处理流程

不同的作者撰写的文章处理应一视同仁，遵循科技期刊三审一定的审稿机制，但对于约稿，尤其是对有较强的针对性、时效性的文章，在不影响正常出版程序的前提下，可在送审时间安排、审稿人的选择、优先排版、刊发等方面予以适当照顾[13]。

3.1.1特稿特办，优先审稿

一方面，期刊编辑部对约稿（特别是重要约稿）要敢于“开绿灯”，允许“特稿特办”、“优稿先审”。约稿一旦到手，要在第一时间安排编辑初审，对延期初审“零容忍”。另一方面，编辑要设法让同行专家按时审回稿件。遴选合适的审稿专家送审的同时提醒审稿专家及时收稿。微免杂志曾在2013年1月组织刊发了一期重大传染病专刊。但是因为各种原因收稿工作一直延续到2012年12月底，出版时间非常紧迫。编辑不敢懈怠，加班加点，首先认真对稿件进行初审，查漏补缺。诚然，约稿对象的专业水平和学术见解是普通编辑难以企及的，但编辑在论文格式规范、结构编排、图表美化以及语言文字处理上比较具有优势，通过编辑之手的约稿稿件质量进一步提高，这时再遴选外审专家，并短信告知审稿人的审稿时限，及时督促评审专家按时返回审稿意见。编辑将审稿意见逐条进行整理润色，从网上发给作者后再以短信通知作者，并尽可能指导作者按照杂志规范进行修改。2013年1月底杂志专刊顺利刊出，取得了良好的社会效果和反响。

3.1.2最短时间，优先发表

用最快的速度让新理论、新技术、新观点与读者见面，是吸引优秀文章，逐渐使期刊编辑部具有较强竞争优势的有效方法之一［14］。约稿一旦通过同行专家评议，就应将其纳入“快速通道”或“绿色通道”，在最近一期安排发表。如果事先与约稿人就发表的时间有所约定，应严格遵守承诺，如无特殊原因，不能提前或延期发表甚至随意调整版面内容。不能因发表费是否缴纳而影响到稿件的刊发，约稿文章是否收取版面费不同期刊编辑部有不同的规定，可因人或因事而异，但是只有让约稿对象切实感受到给予约稿相较自然投稿的特殊服务，约稿对象才可能乐意接受期刊编辑部的下次邀约。

3.1.3第一时间，寄送样刊

样刊是作者劳动心血和科研成果的见证，作者收到了样刊才是一次约稿过程和行为的终止。对约稿而言，赠送样刊一样重要：首先，提供样刊是期刊编辑部对作者应尽的义务；其次，优先寄送样刊，表明期刊编辑部对约稿作者的重视。①时效，寄送时尽量选择特快专递（为节省经费，一般期刊编辑部给作者寄送样刊均为邮寄挂号）；②数量，打破常规制度（微免杂志规定每篇发表文章寄送3本样刊），尽量给约稿文章中的每位署名作者都寄送一本当期样刊；③回访，样刊寄出后，立即发短信告知作者注意查收，数天后可再发短信或打电话询问作者是否收到，若其仍未收到，承诺再寄。通过一系列特殊的服务，约稿对象可充分感受到期刊编辑部的服务热诚和心意，也为下次的合作打下良好的基础。

3.2约稿文章的退修

不能完全达到发表要求、但经过补充调整可以录用的文章，需要请第一作者进行修改。如第一作者不是约稿专家，应短信或电话告知，并礼貌性地恳请专家予以协助。对于修改意见，编辑应仔细推敲审稿人的每一条审理意见，摒除一些强硬的、高高在上等句式的词语，在充分尊重作者劳动成果的基础上撰写退修函。退修意见应全面、详细、具体，力求一次退修成功，避免二次修改的发生。并可遵循以下原则：①优先待遇：一旦审理意见显示需要修改，编辑应优先予以处理，减少稿件在编辑部的停留时间。②修改适度：即在忠于原稿的基础上提出改写意见，勿强迫作者接受审稿人及编辑的所有观点，给予作者对不同意见申诉的权利。不破坏论文的整体性，在不影响阅读的前提下，尽量不对作者的写作文风、文章长度等作过多限制[15]。③条理清晰：将希望作者修改的地方逐条罗列，并准确应用“必须”、“最好”、“建议”等修饰性词汇告知作者对文章的修改程度。④不做承诺：一般期刊论文，只要期刊编辑部同意作者进行修改，也就意味着论文可以被录用。而医学科技论文不同，可能会有需要增补试验，增加观察病例等需要耗费一定时间的修改意见。遇到无法增补的情况，这篇文章的意义就会大打折扣。所以在撰写修改意见时，对于文章是否能够发表，或者以什么体裁发表（论著、短篇、简报），言语间应给自己留有余地。

3.3约稿文章的退稿

无论约稿是否为专家亲自撰写，退稿意见一定要知会专家本人。这就会涉及“面子”问题。如何尽可能地避免约稿专家面临尴尬的局面，是一门学问。编辑对于不同退稿情况应区别对待，做到退稿不退人。

3.3.1撰写正式的退稿函

医学科技期刊中，审稿意见一般由两位不同的外审专家出具，编辑需要对外审意见进行综合整理，去粗取精。就微免杂志而言，对一般的医学论文，退稿的结论可归纳为几类：①内容单薄，结论粗浅；②实验设计存在缺陷，实验数据不合理；③研究内容不具创新性；④撰写粗糙，不规范。编辑在撰写普通稿件退稿函时，可根据退稿模板简单整理退稿意见，以方便作者了解自己稿件存在的最大问题。而对于约稿文章，无论是何原因退稿，首先应肯定指出文章的优点或者是可取之处；然后，措辞恳切具体地指出本文的不足（如撰写不规范，内容缺少新意，实验设计不合理，数据缺失等），如有必要可按照重点顺序进行分条罗列，并允许作者就退稿意见提出不同的看法和观点，态度应诚恳，退稿理由应充分；最后对专家的来稿表示感谢，并注明编辑的联系方式，方便作者与编辑之间的必要交流。

3.3.2必要的电话沟通

正式的公函发出后，应及时电话与约稿专家进行沟通，以显示对这篇稿件处理的谨慎和重视，而普通稿件的退稿一般省略此步骤。在和医学专家进行电话交流时，需要选择一个恰当的时机，即不会妨碍医学专家的工作，也不会为其带来麻烦。如医科院校中的专家，应避开其授课、讲学的时间段；医院中的专家，应避开其出诊、门诊的时间段。总之，由于医学工作的不确定性和复杂性，医学专家的工作往往存在随机性[16]。编辑应尽可能的事先打探和了解医学专家的作息时间，在合适的时间段与专家进行谈话，往往取得事半功倍的效果，不但容易获得专家的理解，还可能争取到下一次合作的机会。笔者刚工作不久，曾因退稿一事与一位医学专家电话沟通，未曾想到当时专家正在参加一个学术讨论会，并在会中透露了杂志约稿事宜，导致这次事件后杂志和专家的关系十分紧张。

3.3.3推荐相关杂志

一篇约稿有可能因撰写者经验不足，实验设计出现大的漏洞而导致全篇文章需要大修改或大的调整，对于有时效性要求的杂志而言，文章即使经过修改达到录用标准也会错过最佳出版周期。出现这种情况的原因有多种，如编辑对约稿专家的近期工作了解不全面，或者专家本人因精力有限对文章的把关不严等。编辑可在退稿的同时，向作者推荐其他的相关杂志，并提供具体投稿信息，如投稿网址、联系方式等，这样不但帮助兄弟杂志得到一篇有价值的文章，还可以给专家留下一个负责任的印象。

3.3.4培养鼓励作者

对于年轻的学生型作者，写作水平和写作内容虽不能达到杂志发表的要求，编辑仍应给予鼓励。现在很多作者有很好的研究意向，但科研设计却不太合理，更多的作者不知如何撰写医学论文，例如不知如何撰写摘要，前言部分不能很好地阐述该研究的目的、背景，方法、结果和讨论各部分内容混淆，讨论部分书写凌乱等。因此造成所投稿件被退修、要求重新书写然后再审、甚至退稿。编辑应根据专家外审的意见提出切实而具体的修改建议，以扩宽作者思路，激发写作灵感。从科研选题、实验设计到写作规范、投稿事项等方面为作者指明方向，为其提供继续前进的动力，同时也为杂志的发展培养潜在的作者，通过一切渠道扩大杂志的作者队伍。

3.3.5争取后续的合作机会

有研究显示，高水平、高质量的优秀期刊退稿率为70%～90%，中等水平的期刊退稿率为40%～70%[17]。所以退稿工作不仅是对科研工作和学术的尊重，也是对读者和作者的尊重。但无论是什么原因的退稿，都会使作者产生一系列的心理变化，往往生出挫败、沮丧等负面情绪。尤其是知名的专家学者，还要顾及身份和面子问题。编辑应在委婉地阐述问题的同时，强调事件发生的独立性，积极鼓励专家继续为杂志撰写高质量的文章[18]。微免杂志2014年曾向一名在相关领域内很有权威的编委进行约稿，这位编委对杂志工作比较关心，愿意支持，无奈自身工作比较繁忙，因此就委托了一位自己的学生负责稿件撰写工作。稿件经过几次修改和审理仍不能达到预期的效果，编辑部决定退稿。编辑就稿件的处理与专家本人电话交流，得到了专家的理解，同时，专家本人承诺一定再亲自撰写一篇文章。4个月后，专家兑现了承诺，文章水准和质量较高，发表在“专家述评”栏目中，颇受同行和读者们的欢迎。

3.4拆分文章的处理

为了发表的论文数量而拆分论文与一稿多投一样，都是利益驱动，是对科学的不负责任。自由来稿的文章如果发现是拆分文章，一般做退稿处理。约稿文章如果审稿过程中发现研究不完整，内容比较单薄，有拆分文章之嫌，可在退修函中予以明确指出，并建议增补内容，提高文章的质量后才能予以发表。对于一个完整的系列研究，在实验的不同阶段总结成文，编辑应建议作者在同一杂志陆续发表，才能达到好的传播效果。微免杂志曾在2016年的第2期刊发4篇有关“中东呼吸综合症”的专栏研究论文，这4篇文章均为同一研究团队的约稿。当时编辑得知这个团队还有后续研究，不久就将总结成文，立即主动邀约，希望能够得到全部的研究资料。得到作者的肯定答复后，编辑在专栏文章前增加一篇100字左右的编者按，除了对这4篇约稿文章进行评论外，还将有后续刊登的事情做了预告声明。当期出版后，杂志的阅读量不但有所增加，还有读者表示愿意预定后面的相关刊期。

通过对微免杂志近4年专家约稿处理情况的回顾追踪调查，发现专家约稿稿件的刊出率大大高于普通自由投稿的刊出率，即约稿稿件超过2/3均达到发表水平。说明向知名专家约稿是争取优质稿源的主要途径。在退稿的处理上，没有出现一例因退稿意见分歧导致的纠纷，可见大多数专家和学者学风严谨、求真务实、通情达理，只要编辑们在处理约稿稿件的过程中实事求是、态度诚恳、表达得体，就能够妥善处理约稿中的各种问题，和专家学者建立起相互信任的合作关系，不断为杂志争取更优秀的稿源。医学期刊中，专家约稿属于稀缺资源，普遍认为，专家约稿的质量自然高于普通来稿。但实践证明，决定稿件是否录用的唯一标准为稿件的质量，而不能以撰写者的身份作为选择稿件的标准。编辑在面对一篇专家约稿时，不要有畏惧心理，敢于动笔，再好的作品都需要经过编辑的整理加工，使稿件内容得到最大化增值。