科技期刊稿件处理流程

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随着我国科学技术的快速发展，科研成果不断增多，科技期刊的来稿量也随之日益增多。面对众多来稿，在大部分只有几个人［1］，且要参与稿件处理流程中几乎所有环节的学术期刊编辑部，需要采取措施来科学、高效地处理稿件，优化处理流程，保障期刊的学术质量和出版质量。有的注重初审环节［2－3］，有的改革同行评议审稿流程［4］，有的优化编校排版流程［5］，并均取得了一些成效，但从收稿到印刷对稿件全部处理流程进行优化的案例研究不多。《应用生态学报》(以下简称《学报》)为传统的学术期刊，在2006年使用北京玛格泰克科技发展有限公司开发的远程稿件处理系统之初，稿件处理效率低、周期长，流程各环节衔接不畅。本文归纳总结了2007—2016年《学报》编辑部从线上(远程稿件处理系统的收稿至编辑加工阶段)到线下(排版至印刷阶段)为优化稿件处理流程采取的多项措施，供期刊同仁借鉴和交流。

1流程优化前存在的问题

《学报》编辑部于2006年开始使用远程稿件处理系统。系统使用之初，由于对软件不熟悉，平台上稿件处理流程的设置比较僵化，大体按照传统的收稿－责任编辑(学科编辑)初审－专家(学科编委)外审－作者修改－主编终审－编辑加工的流程设置，然后转入线下进行排版－执行编辑校对－印刷的流程。在使用一段时间后发现了一些问题。(1)稿件处理周期长。一方面，优化前初审和外审阶段时间设置分别为20、60天，主审需要15天，审理周期近3个月，刊发周期需1年，在审理时效性方面优势不足;另一方面，在编辑加工阶段，由于作者中硕博士研究生为主要群体，来稿文章进行一次加工而达到齐、清、定的稿件很少，需进行多次编辑加工，这也导致此阶段的处理时间较长(1个月)，影响了稿件整体的处理周期。(2)稿件学术质量和出版质量的把关环节有待改进。例如，优化前同行评议没有严格送两位专家评审，有的只送了一位，且没有采取双向盲审制，影响了稿件审理的公平性［6－7］。后期主审后管理层对期刊格式和规范化方面的审查比较薄弱，影响了期刊的出版质量。(3)各阶段衔接不畅，影响运转效率。例如，主编终审同意录用稿件后，在编辑加工和校对阶段会发现一些问题，这些问题除了与作者沟通修改外，有的还需要与主编(主任)商榷，多个单篇次或者单个问题的沟通会占用编辑和主编(主任)很多时间，且效率较低;校对阶段，优化前在排版后给作者发送1次校样稿，但经过几个校次改动的内容没有与作者及时沟通，存在与作者沟通不畅的问题;排版阶段，优化前采用将《学报》整期需排版的文件传递至印刷厂，而印刷厂往往要同时进行多个期刊的排版工作，需协调时间，编辑部对这部分工作时间的控制比较被动。

2优化措施

针对上述3大问题，本着缩短稿件处理周期、提高同行评议效果、改变流程设置、提高工作效率的原则，经过反复的摸索和实践，从2007年起编辑部从每个环节入手，逐个改善，进行了多次的优化和调整(图1)。

2．1缩短、控制流程时间节点，稿件进程可追踪

首先，于2007年在系统后台将初审和外审阶段时间分别设置为7、40天，运行稳定并达到预期效果后，于2009年继续设置为3、20天，使三审中前两审的时间严格控制在30天内。采取的措施是:结合系统功能设置过期自动颜色标注和邮件自动催审功能。责任编辑进入系统后对稿件的进展情况一目了然，并根据情况采取相应措施追踪控制稿件进程。其次，调整作者单次修改、主审和单次编辑加工的时间，将其分别设置为30、7和15天。这样，线上的总体时间约4个月，全程由同一责任编辑(学科编辑)负责，线下也进行了时间的调整和控制，由当期执行编辑负责，总体控制在4个月左右。采取的措施是:送主审、终审和付印的时间为每月固定的时间点，只能提前，不能延迟，并配以适当的奖惩措施。这样编辑、主任和主编就能在各自的职责范围内对稿件处理时限进行把控，达到预期效果。

2．2调整稿件处理流程设置，提高稿件质量控制和工作效率

2．2．1线上流程调整

(1)流程源头控制，增加收稿初筛环节。在收稿时对不符合期刊办刊宗旨、写作不规范、经学术不端检测文字重复率过高的稿件不经入库直接退稿，减轻后面责任编辑的初审压力，提高其工作效率。(2)调整外审设置，提高审理公平性。外审实施双盲审制度，并规定责任编辑处理稿件时至少有2个外审专家意见，才能对稿件做出外审结论，提高了同行评议的公平性，保障了录用稿件的学术质量。(3)增加返作者修改次数，并提出不同的修改侧重要求，提高稿件修改质量。一般编辑部都与作者联系修改一次，但由于作者要同时兼顾内容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我们进行了2～3次甚至多次的再次修改设置，但每次侧重点不同。一般首次修改在外审之后，侧重对学术质量的审查。主审同意录用的稿件，要求作者再进行一次修改，这次是结合主审意见完善格式。这样经过几次修改返回的稿件更规范，看似环节繁琐，但提高了后面编辑加工环节的效率。(4)增加编辑加工次数，提高稿件规范性。《学报》为综合性学术刊物，日常稿件中图表、公式、符号等内容较多，也是出现问题较多的地方，一次加工不能全部兼顾到，在后面校对时就会出现较多问题，改动也较多。据此，我们将1次编辑加工改为2次，但在不同阶段侧重点不同，如第1次侧重文字和参考文献，第2次侧重图表、公式及符号，这样不容易遗漏项目，这种方式虽然使编辑加工次数增加了，但编辑的实际工作量并没有额外增加，而且由于针对性更强，编辑加工的稿件质量得到了改善。

2．2．2线下流程调整

责任编辑完成编辑加工环节后转给当期的执行编辑进行线下工作，流程的调整包括:(1)终审后增加主审环节，提高稿件审查质量。针对终审后稿件发现的问题，为了提高效率，在1校后增加终审环节。流程修改后，主审侧重学术把关，终审在辅助审查学术问题的同时，侧重编辑加工和校对问题的解决。这种方式既对稿件在内容和格式上进行了再次把关，又提高了主编(主任)的工作效率和稿件处理流程的流畅性。(2)返作者校对次数由1次改为2次，降低差错率。目前一般编辑部的做法都是以pdf格式返作者校对1次，但经过后面多个校次及最后的终审后，有些稿件还要做一些改动需及时传达给作者。基于此，我们采取了在定版付印前再将pdf文件返给作者校对一次的做法，这样作者对后期修改内容可进行确认，同时再次校对稿件时还能发现一些新的问题，降低了稿件的差错率，提高了稿件质量。(3)改革排版方式，提高排版工作效率。《学报》编辑部2006年之前的排版工作都由印刷厂完成，受制于印刷厂时间安排和人员变动的影响，排版、校对、改版效率不高。为此我们专门聘请了一位专业排版人员专门负责《学报》的排版、改版工作，这样工作衔接紧密、时间安排灵活，可以实现分批或者单篇排版，对于一些棘手问题也能即时指导解决，提高了编辑的工作效率和流程的周转速度。综上，本着缩短流程处理时间、提高稿件质量控制和工作效率的目标，改进流程的各个环节，使流程中稿件进程可追踪，时间可掌控，审理更公平，内容更规范，各环节连接更流畅，工作效率更高。

3流程优化对期刊质量的影响

稿件处理流程的优化目的是通过各项措施，缩短处理时间，提高工作效率，最终达到保障期刊学术质量和出版质量的目的。分析2007—2016年《学报》各年度稿件初审、外审、刊发周期、影响因子、被引频次，其中稿件处理周期、评审周期和刊发周期数据统计自《学报》远程稿件处理系统，影响因子和被引频次数据来源于中国科学技术信息研究所的2007—2016年《中国科技期刊引证报告(核心版)》。

3．1稿件处理和刊发周期缩短

由图2可知，《学报》自2007年开始进行流程优化后，初审时间和外审时间明显缩短，2006年优化前两个阶段处理时间分别为22、58天，2007年进行了初审和外审环节优化后分别下降到4、40天，成效明显，至2009年进行第二次优化后分别下降到2、22天，2009年以后，基本稳定在2～3天和18～22天，加快了稿件的审理进程。审理阶段缩短了近2个月的时间，再加上其他环节的优化组合，使整个稿件的刊发周期明显缩短。由图3可知，2006年《学报》刊发周期364天，接近1年，经过优化后，至2009年下降为227天，除了2015年由于出版专刊，影响了正常来稿的刊发周期外，其余年份基本稳定在220～260天，缩短了近4个月。高效的稿件处理流程缩短了稿件的刊发周期，而短的刊发周期吸引了更多的稿源，2006年《学报》来稿量为1200篇左右，经过改革，逐步增加，近两年来稿量稳定在2000篇左右，增长了66%，这是流程优化带来的连锁反应。在人员基本固定的情况下，编辑部人员处理的稿件量也增长了近66%，而出版周期的缩短，说明整个编辑部处理稿件的效率有了大幅度的提升。

3．2期刊学术质量和出版质量稳定提高

流程优化不仅缩短了稿件的审理时间，也通过建立双盲审制度、增加终(主)审次数及增加作者修改次数等措施保障了稿件的学术质量。由表1可知，《学报》影响因子在学科中的排名自2006年后呈逐渐上升趋势，尤其近4年，居生态类期刊首位，被引频次也呈逐渐升高趋势，稳定位于学科第二，且连续5年获得“中国最具国际影响力学术期刊”称号。说明优化后的稿件流程设置为提升《学报》学术质量及其在生态类期刊中的影响力提供了保障。通过增加编辑加工次数、增加作者校对次数及革新排版方式，《学报》的出版质量得到了提高，差错率得到了降低，并连续多年在期刊审读中得到优良评价。关于期刊学术质量和出版质量，虽然还存在稿源等各方面因素的影响［8］，但科学、流畅、高效率的稿件处理流程是其重要保障因素。

4结束语

稿件日常处理流程关系到作者、审者、编辑三方的工作方式和效率，也对期刊的质量产生重要影响。对于建立高效、流畅、科学的稿件处理流程，每个期刊的做法不同，但万变不离其宗，目标是缩短出版周期，提高期刊学术质量和出版质量，最终提高期刊的影响力［9－10］。对稿件处理流程的优化不能一蹴而就，是一个连续的过程，在出版实践中哪个环节不合理，就随时注意分析总结，找出适合的优化方式，并进行改革。在《学报》稿件处理流程优化过程中，也出现过因增加编校次数而导致相应环节时间延长的现象，我们发现这种趋势就立即进行了微调整，使其控制在合理范围内。每个科技期刊都有其自身的特点和资源，如何根据自身特点，利用现有资源优化稿件处理流程，是一个需要长期探索的过程。