医院修缮审计问题及措施

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医院基本建设是卫生事业发展的基本保证,而搞好医院基建修缮工程的审计,保证工程造价真实准确,是医院内部审计的一项重要任务。近年来,随着我国医疗事业的不断发展,各大医院投资规模不断扩大,基建修缮工程项目也不断增多,修缮工程审计成为医院内部审计工作的一个重要内容。内部审计是现代医院管理不可缺少的重要环节,也是推动医院转变经营机制、规范医院管理、增加市场竞争力的重要手段。如何管好、用好来之不易的建设资金,使有限的资金发挥更好的经济效益,应成为各医疗部门以至全社会必须关注的问题。因此,加强对医院基本建设项目进行经济效益审计非常必要。现结合我院实际,针对医院基建修缮工程审计过程中存在的问题进行分析,并提出个人的一些建议。

一、医院基建修缮工程审计现状

1.医院基建修缮工程审计制度不健全主要表现在审计制度十分薄弱,一些医院对基建修缮工程审计不够重视,重医疗技术,轻财务管理及审计监督,即使有内部审计制度也不能够发挥应有的作用,加上医院对外部环境和业务的变化缺乏预见性,从而导致审计管理滞后,不能及时制定出相应的控制审计制度,导致无章可循,使医院基建修缮工程审计制度不健全。

2.施工合同签订欠严谨,执行力不强其原因主要是由于设计的不完善或者是由于设计内容的临时更改,使工程造价也相应发生变化。设计变更和增加工程内容都可以直接影响到工程造价。施工过程中能达到同样效果的方案有多种多样,而造价却可能相差很大,有的可能超过预算的50%,远远的超出原工程预算范围。有的合同存在对工作内容约定含糊不清,风险分担范围规定不明确,甚至出现与招标文件相互矛盾的情况[1]。因此,基建修缮过程中就会出现不按合同执行,存在随意设计变更和增加工程内容的现象发生,这些还可能涉及到方案的合理性和经济性问题,有可能影响和打乱整个医院的经营计划,应引起医院领导的高度重视。

3.基建修缮工程用材品种繁多,价格难以把握在基建工程预决算造价中主要材料费占工程总造价的60%~80%。目前,市场上的建筑工程材料品种繁多,优劣混杂,对其价格存在“收集难、准确把握更难”等不利因素,影响主材价格的因素很多,如产地、规格、样式、质量、采购渠道、付款方式以及购买时间、信息来源等。因此,审计人员若无丰富的工程用料知识及最新市场材料价格信息,就有可能因对材料价格把握不准确、不恰当,从而造成工程价格不合理,致使医院遭受不必要的经济损失。

4.人员配备不够,业务素质不高由于我院审计人员主要是从财务科抽调,暂时还不具备较强的综合业务能力,医院审计工作缺乏相关专业性、权威性的技术咨询机构的业务指导,同系统审计部门之间缺乏工作交流、学习借鉴的机会,审计工作质量欠缺权威机构的检查评比,因而不利于提高工作质量,一些医院的基建修缮工程监督制度流于形式,缺乏完整性和全面性,不能发挥其应有的监督审计功能。

二、做好医院基建修缮工程审计的对策

1.健全医院修缮工程审计制度,提高审计的依法性政府有关职能部门应尽快制定出一套集针对性、适应性、及时性、综合性于一体的基建工程预决算编制定额,或在新定额没出台前以规定的形式指定用某一套工程定额,确立审计依据,这样可防止施工企业在编制预决算时的随意性,审计工作也能“有章可循”而不再“模棱两可”。目前对基建工程预决算实施审计的有关依据主要有:由广西壮族自治区建设厅2005年颁布,2006年7月1日开始执行的桂建管[2006]50号文件《广西壮族自治区装饰装修工程消耗量定额》、53号文件《广西壮族自治区建筑工程消耗量定额》。前一文件适用于广西行政区域内的单独承包建筑装饰装修工程计价使用,是编制装饰装修工程投资、概算、施工图预算、工程价款拨付、办理竣工结算的计算依据。后一文件是编制建筑工程概预算、拨付工程款和办理竣工结算的依据。然而由于市场经济的不断变化,建筑材料市场价格及人工费用也在不断发生变化,近几年来建筑材料市场价格及人工费用飞快上涨,上述两份文件有的内容已远远不能适应市场价格变化要求。鉴于上述原因,施工企业在编制工程预决算时有的采取定额取费进行预决算,有的则采取市场信息价进行预决算,以致出现“同工不同酬”的情况,从而导致工程造价的合理性、客观性、真实性受到质疑,审计人员也无法准确把握审计标准,这无疑会给医院审计工作带来相当大的难度。

2.加强施工合同管理,规范基建工程建设过程中的设计变更和增加工程内容对于设计的不完善需要变更时一定要按程序办理,由施工单位或建设单位提出并填写“设计变更单”,经设计院核准。而因施工现场的需要或情况的变化需要增加的工程内容,也要由施工单位提出方案,填写好“业务联系单”(即我们所称为的“工程签证”),经监理从质量角度加以审核,建设单位核准,交施工单位实施。由于设计变更和工程签证都可能涉及到方案的合理性和经济性问题,审计部门要牢牢抓住这两个关键问题,随施工现场的需要或情况的变化,要主动、及时介入,对方案进行论证,提出合理性和经济性的具体而又详细的咨询意见。方案经审核同意或调整,交施工单位付之实施后,由建设单位、施工监理组织对已实际发生的工程量进行核定。审计部门要加强对核定过程的监督,如计量器具、计量方式、计量结果(数据)等是否符合工程定额计价规则的要求,是否客观、真实、公正,是否做好必要的各项文字和数据记录。这些环节非常重要,要坚决杜绝方案不经审批、工程量不经核定而先斩后奏的违规做法,从而控制住造价不致失控。

3.加强材料价格管理,掌握准确的价格信息由于基建工程材料的价格难以把握,因此,需要物价职能部门及建设工程造价信息管理部门,尽快建立以建筑工程材料为主的网络信息中心,向业内人士提供准确、及时、详细的市场信息及各种材料的准确报价。同时,审计人员也要定期或不定期对建筑材料实行多种形式的市场调查,以掌握最新材料价格信息,做好材料价差调节[2],通过对主要材料价格进行认质认价,对工程合同中签订的暂定主要材料价格部分,采取审计人员会同施工单位、监理本单位有关工作人员进行市场调查的方式,对所用材料的质量、价格进行确认,严把材料质量和价格关,这样才能有效、合理、准确地计算材料价格,控制工程造价,为基建工程决算审计提供详细的依据。

4.规范基建修缮工程项目审计流程对基建修缮工程进行预算、跟踪、决算全过程审计,实现事前、事中、事后控制是提高建设项目管理水平,节约建设资金的重要方法,不仅能有效地防止基建修缮工程高估冒算、弄虚作假、质量低劣,而且能完善内部管理、防止商业贿赂发生,为医院提高效益,加强廉政建设发挥有效作用。我们根据医院实际情况,出台了相关基建修缮工程项目管理程序,明确规定:基建修缮工程应由负责维修的主管部门填写书面申请报告,明确维修内容、方式及预算报价等报审计部门(如涉及家具、装饰装修工程要附效果图),经审计部门对预算报价进行预审后报领导审批,维修费用在5000元以内的报主管领导审批,维修费用在5000元(含5000元)以上的报院长审批,待领导审批后方能进行施工。5万元以上的基建零星维修工程项目需按有关规定选择三个以上的施工单位进行竞争性谈判或招标,成立有相关部门参加的评标小组,对招标谈判或招标过程进行合法性、合理性的监督。定标后签订合同并严格根据合同内容进行施工。

5.做好预算审计、跟踪审计和决算审计预算审计是结算审计的前提,无论工程造价大小,必须先报审计部门进行预算审核后,才能签订施工合同和实施施工。对于工期紧张的特殊情况,相关职能部门要提供有关领导签批文件,经审计特事特办审核后,方可签订施工合同和实施施工,同时相关部门必须在规定时间内补齐进行预算的相关手续。修缮工程预算审核中,材料的品牌、规格、施工工艺等依据充分。财务部门未见审计确认,不得办理工程预付款的支付手续,有效控制工程款的支付。跟踪审计是决算审计的基础,在修缮工程中,审计人员要进行全面监控,通过勘察现场搜集和审核隐蔽工程,设计变更,现场签证,材料及设备的价格等资料,实现过程控制,确保设计变更与隐蔽工程签证等事项真实,客观、全面、及时发现和解决项目管理中存在的问题,通过询问被审计单位参与基建项目管理的负责人、当事人、知情人或施工单位施工员,预算员、知情者,了解材料及设备的规格型号、特殊性等,确保工程所有材料、设备质量优良、价格合理,为决算审计打好基础。决算审计是基建修缮工程项目审计的重要环节,对提高工程竣工决算的质量,正确评估投资效益,总结建设经验,节约建设经费非常重要。做好决算审计,要合理核定工程量,特别是对隐蔽工程;要审查各种定额套用和取费是否正确;还要审查基建项目招投标资料及有关合同条款;同时也要与财务相结合,才能做好决算审计。

6.完善监督管理制度,加强自我保护意识审计前进行必要的事前调查,对可能存在的审计风险进行认真的分析预测,有针对性地制定控制措施。审计中依法收集和认定审计证据,如有关施工合同、协议,施工竣工图,完工验收工作记录,工程项目、设备项目等变更签证,隐蔽工程签证等与工程预决算报告有关的资料,最大限度保证审计证据的客观性、相关性、充分性和合法性[3]。审计人员要树立审计风险和自我保护意识,要知法守法,坚持实事求是、客观公正、廉洁奉公的职业道德,应以当时适用的和有效的法规、制度为审计工作准绳,对问题定性定量结论必须准确并谨慎,对于审计风险要敢于正视,认真贯彻谨慎原则,有效地防范审计风险。

7.加强人员培训,提高业务素质由于我院审计人员为非专业人员,综合业务能力有限,必须加强业务培训,采取送出去培训和请进来讲学的方式,不断提高审计人员的学识、工作经验、执业技能和职业道德,只有具备优良的政治素质和业务素质,熟悉和精通基建工程审计业务,才能在审计过程依法办事,保证在审计过程中不犯错误。总之,医院基建修缮工程的审计是医院内部审计的一项重要任务,只有对基建修缮工程进行预算、跟踪、决算全过程审计,实现事前、事中、事后控制是提高建设项目管理水平,节约建设资金的重要方法,才能有效地防止基建修缮工程高估冒算、弄虚作假、质量低劣,而且能完善内部管理、防止商业贿赂发生,为医院提高效益,加强廉政建设发挥有效作用。