公路建设前期档案管理感受思索

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四川省交通厅公路规划勘察设计研究院是集规划、勘察、设计、科研于一体的大型甲级设计研究院。从1984年开始四川省第一条高速公路——成渝高速公路的勘察、设计到现在，二十多年来先后完成了5000多公里高速公路，200余座大型桥梁、100余座公路隧道的勘察设计。这些重大建设项目的规划、勘察设计档案，是本院档案管理工作的重点和核心内容。近年来。我们围绕交通建设和本院发展的中心工作，切实加强本院档案基础业务建设。大力推进档案管理规范化、标准化、制度化和现代化，不断提升重大项目档案的管理水平，2009年本院档案工作规范化管理达省一级标准，档案管理工作迈上了一个新的台阶。现将我们在档案管理工作中的一些方法和体会归纳总结，供同行参考。

一、重视档案形成过程管理。

确保重大项目档案收集完整由于重大工程项目的勘察、设计。涉及多个专业，参与的处室多，是一种团队作业，加上总工办对设计文件的一校三审和向上的报批。其形成的档案资料分散在多个部门，而且拖延时间长，对于及时完整收集档案极为不利。针对这种情况我们采取以下措施：

(1)与院生产经营处密切联系，随时保持项目信息的畅通。院生产经营处在向生产处室下达任务时同步将任务书发送档案室。使档案管理部门及时知道项目承担处室。作好项目档案的追踪准备。

(2)项目负责人是档案收集的责任人。项目负责人对整个项目的进程以及进程中产生的各种资料都非常清楚，项目完成后，对收集的资料进行整理、归类．并由项目负责人进行鉴别，填写《资料归档清单》进行归档。

(3)档案工作纳入院质量管理体系进行管理。在对项目进行中间检查、外业验收时，由院质保部门(设在院总工办)代档案部门行使项目运行过程资料的检查，确保资料收集齐全。

(4)归档工作与经济效益挂钩。本院在《院生产经营管理办法》中明确规定：“技术文件归档前预留设计产值的20％”。生产处室要凭档案部门签字的《归档清单》到经营处才能结算全部产值。

二、切实作好档案基础工作，确保档案安全

1．完善管理办法和制度，规范、有序管理档案我们从2007年启动档案达级工作。根据《中华人民共和国档案法》和上级档案部门的有关规定。结合本院的实际情况修订和补充了本院《本院档案管理规定》、《本院科技档案分类编号办法》等12项管理办法和5项管理制度，对档案(特别是重大项目档案)的收集、分类、整理组卷、编目、上架保管、提供利用到鉴定销毁以及保密责任等各个过程均作了详细规定。并对档案工作全过程实施ISO9000的闭环管理。并按照《本院科技档案分类编号办法》对档案重新分类、贴标签、排架，使之管理规范有序。明确了各类人员在归档建档中的岗位职责，并贯穿在整个设计、生产、科研、经营管理全过程。纳入业绩考核，通过这些管理办法和制度的严格执行和考核．档案工作落到了实处，逐步实现了档案管理制度化、规范化，使其持续长足发展得到可靠保证。

2．硬件设施完善。档案得到安全保管按档案馆库房建设标准在温江二办区修建有专门档案库房，做到了库房、办公室、阅览室三分开；配备有充足、齐全的档案装具和库房保护设施以及齐全的办公用品，先后总投资达200多万元。这些设备的配置使档案得到安全保管，充分满足了档案工作的需要，为搞好档案工作打下了良好的基础和必备条件。

3．实现计算机管理，提高档案管理现代化水平2005年本院与软件公司联合开发档案管理系统。2007年投入使用并逐步完善。现在直接通过院局域网接收电子文件归档，并可适时查询和下载利用。目前已接收电子文件归档178个项目、1345l6个文件。我们还建立了纸质档案馆藏目录数据库，实现手工检索和机读检索两不误。现代管理手段的实现，从理念上、操作上改变了传统的档案管理模式，大大提高了我们的工作效率和工作质量、提高了我们的档案管理现代化水平。

4．加强档案人员的素质教育和技能培训。

(1)注重文化素质和业务技能的提高。我们坚持组织文化学习、专业知识学习、档案管理再教育培训学习，不断提高服务本领和技能。对兼职档案员进行了档案管理知识和档案管理系统应用的培训。提高他们从局域网上归电子文件、查阅档案的能力。

(2)做好政治责任感和职业道德的教育。作为档案人首先要自己瞧得起自己，充分认识到自己所从事的工作是本院生产、科研工作的一个组成部分，我们保管的是本院科技进步、经济建设和持续发展的重要信息资源。但这也是一项很平凡的基础工作，成天和档案打交道。既要对外开放又要保好密；既要提供利用又要保护好知识产权、维护好本院甚至国家的利益，这就要求有很强的政治责任感。所以我们组织大家积极参加院各项政治活动，树立爱岗敬业、无私奉献的职业道德。使档案人员坚守岗位，几年、几十年如一日在档案战线上自强不息，埋头苦干，无私奉献。大家在平凡的工作中体现出对事业、对组织的忠诚。1997年本院档案工作达到省级标准，2003年被省档案局评为执法检查先进单位。2006年被评为四川省“巾帼文明岗”．2008年顺利通过国家测绘局涉密测绘成果保密检查，2009年档案规范化管理达省一级标准。

(3)积极参加档案协作组活动和同行业的学术交流活动，拓展视野，多与同行交流，学习别人先进的管理知识和技术，掌握过硬的档案管理本领。

三、充分开发档案信息资源。为交通建设作贡献

(1)紧密与院的科研、生产和经营管理相结合，提供优质服务。我们通过来馆查阅、局域网查询、浏览、电话查询等多种形式提供服务，每年重大项目档案借阅量：成图4000多册、底图1．5—2万多张，借阅人达2000余人次，档案利用率较高。

(2)开发利用档案信息资源，取得明显效果。例如，2002年我们利用1999年完成的成南高速公路设计文件、桥涵标准图以及20o2年完成的西攀高速公路设计文件等档案资料为都汶路设计节约设计工作量，折合创造经济效益1lO万元，其相应成果获得四川省档案局2o02—2003年度开发科学技术档案信息资源成果一等奖。2004年本院开发了《工程经济查询系统》，利用已完成的十余条高速公路工程经济文件档案。经科之声I拈素为高速公路施工图预算和设计变更预算节省了大量的概算工作量，仅20o5年折合创造经济效益250o万元，其相应成果获四川省档案局2004—2005年度开发科学技术档案信息资源成果一等奖。2008年通过查询本院勘测设计的16条高速公路的经济技术指标，为省交通厅控制公路建设投资造价提供了有力的科学依据，具有较高的参考价值，产生数亿元的经济效益和社会效益。我们还利用重大项目档案开展深层次的编研工作，为广大利用者所利用，如编辑《当代四川公路桥梁》等。这些档案信息资源的开发利用．直接服务于四川交通建设．档案工作在交通建设中做出了应有的贡献。

总结本院重大项目档案管理工作，我们有几点深切体会：

(1)领导重视是档案工作快速发展。取得长足进步的根本；

(2)利用档案标准化管理达标升级这个重要契机，狠抓制度建设；

(3)档案人员的素质提高和努力工作是搞好档案工作的关键；

(4)大力推行现代化管理，是发展和提高档案管理水平的必备手段。虽然在档案管理工作中我们取得了一些成绩。但与许多兄弟单位相比，还存在许多不足，在档案业务建设上也还需要提高和完善。档案管理工作也要随着时代的发展而向前发展，我们任重而道远。在今后的档案管理工作中，我们将继续努力，不断创新。用更大的成绩来回报各级领导对我们的关心和厚爱。争取做一个无愧的档案人。