计算机办公系统常见问题探讨

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一、加强办公信息化建设的必要性

信息化建设是将具体办公业务与计算机信息平台相结合，充分发挥信息技术高效、稳定、安全的特性，提升办公效率的重要手段。办公信息化能够有效节约人力成本、优化办公流程，同时，国家管理层能够根据实时数据，进行数据分析，为政府制定相应政策提供更为科学和有效的数据。因此，无论是从办公信息化的具体应用单位和机构分析，还是国家管理角度来看，办公信息化建设都有着重要的意义。总之，办公环境的信息化、自动化、“无纸化”建设是未来办公环境发展的大趋势。

二、计算机办公系统常见问题分析

(一)办公系统操作人员计算机应用水平欠缺。信息技术在办公“无纸化”和自动化方面发挥着越来越重要的作用，从通用性质的Office类办公软件到独具业务特色办公软件的应用，无论是在办公效率，还是办公资源的利用率方面都有了很大的提升。在信息技术应用过程中，往往容易出现一些常见的应用问题，操作人员应用水平欠缺是办公系统应用过程中较为突出的问题，主要表现在对于办公系统操作的生疏性以及不合理性。生疏性是缺乏基本的计算机操作能力，对于计算机工作流程不了解造成的，这种情况在一些年长的工作人员中表现比较突出;不合理性主要是不能按照规范的操作步骤进行相关工作的展开，造成软硬件的损坏和不完整性。

(二)办公系统维护的缺失。办公系统维护的缺失也是信息技术应用时容易出现的问题，办公系统稳定持久运行需要提供一定的软硬件环境，而一些办公人员往往缺乏必要的系统维护知识，造成了办公数据丢失、办公系统运行环境的不稳定，严重的甚至造成计算机硬件的损害，进而导致后续工作不可持续性。办公系统维护主要体现在两个方面，即系统运行环境的维护以及软件维护。系统运行环境的维护包括定期清理不必要的系统垃圾，对于系统漏洞进行及时的更新打补丁、系统的定期备份修复等内容，而软件维护则更侧重于保障办公软件各类组件的完整性、办公数据的定期备份还原，软件的升级等方面的内容。办公系统维护工作的缺失，使得硬件的使用寿命和软件运行的稳定性方面都出现了诸多的问题。

(三)具体的办公业务引起的一些问题。办公系统常见问题除了必要的计算机基础知识以外，具体的办公业务也容易引起一些问题。各个单位都有自身的具体业务，不同单位业务的差异性非常明显，而专业的计算机维护人员往往仅仅局限于对于计算机运行环境保障，一旦出现了具体业务办公的逻辑错误，系统维护人员便不能发挥应有的作用，需要具有一定业务基础的工作人员进行相应问题的解决。这种现象尤其在一些特殊行业表现非常明显，如，医疗卫生、金融、审计系统等。可见，办公系统常见问题不仅仅局限于技术性的问题，还包括具体业务问题。

(四)计算机信息安全问题。信息安全问题也是办公系统容易出现的问题。信息安全包括数据完整性和数据安全性两方面的内容。信息安全问题往往给行业带来巨大的损失，尤其是一些涉密的机构，如银行办公系统，通常都对计算机安全操作有着较高的要求。一些办公人员往往意识不到信息安全的重要性，不能有效运用防火墙技术、杀毒软件等安全措施进行系统保护，一旦造成数据丢失或者数据破坏，容易给工作造成严重影响。可见，计算机信息安全问题也是计算机办公常见的问题。

三、计算机办公系统常见问题的解决策略

(一)提升办公人员计算机应用水平。计算机办公系统常见问题的解决，首先应加强办公人员的计算机应用水平。一方面，应努力提升办公人员的计算机理论水平，使其能够形成一定的计算机系统规范运用意识，并能够熟知基础的计算机办公流程;另一方面，应提升办公人员的软件操作能力，通过培训、实际操作等形式，加强办公软件运用的熟练度，努力克服办公人员对于信息平台运用的陌生感，树立计算机应用的自信心，实现办公人员对于计算机办公系统熟练、科学、有效的运用，进一步提升办公自动化水平。总之，提升办公人员计算机应用水平是解决计算机办公问题最为重要的内容之一。

(二)提升计算机办公系统的维护水平。掌握必要的计算机维护技能也是应对办公信息化问题的重要方面。随着办公自动化水平的不断提升，一些业务性较强的办公软件的运行往往需要一定的运行环境，如对数据库的要求、对于系统组件(如windows操作系统的．netframework组件)的要求、网络环境的要求等。因此，办公人员应具备一定的系统维护能力，能够进行操作系统和软件数据定期的备份、冗余数据的清理、系统补丁的安装以及办公软件的升级维护等工作，一旦出现了系统瘫痪等问题能够有效进行解决。需要提及的是，一些系统补丁、系统漏洞的修复和系统垃圾清理工作，应作为办公软件系统的日常维护工作及时展开，从而有效保障系统运行的稳定性和持续性。

(三)提升计算机信息安全意识和安全操作水平。为了应对信息安全带来的办公系统问题，提升办公人员的安全意识以及安全操作水平非常重要。通过定期的安全培训，使得办公人员能够意识到信息安全的重要性，能够了解基本的路由器、防火墙技术、交换机以及安全软件的理论知识;同时还应在办公人员安全操作方面进行加强，确保办公系统数据在传输、操作以及备份时的可靠性，隔离不安全的软件数据，不必要的系统端口进行关闭等。当然，一些有条件的机构和单位还可以加强与信息安全机构的合作，通过定期的系统安全监测、维护保障办公软硬件系统的安全稳定性。

(四)加强办公人员业务理论的学习。一些办公软件的应用问题还可能是由于具体业务知识的欠缺导致的。因此，除了必要的计算机理论和软件操作能力的加强，还应不断提升办公人员具体的业务理论水平，使得办公人员能够将具体的理论业务工作步骤，同计算机数字化处理环节相对应，对于一些由于业务产生的逻辑错误，能够准确判断、分析，并进行有效的改正。可见，利用计算机解决具体业务问题方面，应努力提升办公人员业务理论水平，对于业务处理过程的电子化、信息化能够有一定的认识，切实保障计算机办公效率的提升。

(五)根据工作需求制定相应的计算机管理操作规范。除了上述的解决策略以外，办公人员应根据实际工作经验制定相应的计算机管理操作规范。一方面，后续的工作人员能够根据操作管理规范较快的熟知办公软件的应用操作，减少由于“熟悉”软件的过程造成的时间和精力的浪费;另一方面，计算机管理操作规范是根据办公人员长期的工作经验和工作需求制定的，是较为科学和合理的操作行为的总结，能够将不必要的办公应用问题尽可能减少，对于避免办公系统的常见错误也是非常有效的。因此，加强相应管理规范内容的制定，也是应对办公系统问题的有效措施。

四、结语

由于办公人员计算机操作水平等因素的限制，使得办公人员在进行计算机办公系统应用时，出现了一些问题。本文就常见的一些办公系统应用时的问题进行分析，并给出相应的解决思路，为提升办公人员计算机办公应用水平，充分发挥信息技术高效、安全等特性给出一定参考。

作者:孙小梅 单位:平泉县黄土梁子中心卫生

参考文献:

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［4］李大鹏．办公中计算机常见问题及解决办法［J］．青年文学家，2012，24:278