计算机档案馆建立途径探析建议

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随着科学技术的飞速发展，数字技术作为整个计算机网络平台的核心和基础，已经渗透到社会生活的各个领域，改变了人们的生存方式、工作方式、思维方式，自然对传统的档案管理也带来巨大的冲击，因此，在传统档案馆的基础上，必将出现一些保存新载体、利用新技术、开展新服务的新型档案馆，而数字化档案馆的建设正是融入信息时代快速轨道的有效途径。

一、数字化档案馆建设的信息资源数字化

1、明确档案信息资源数字化是数字化档案馆建设的首要环节

档案资源的数字化是当前数字化档案建设工作的基础、关键，而档案数字化数据来源以馆藏档案、电子文件为主。馆藏档案数字化就是利用各种科技手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理，具有序结构的数字档案信息资源库的工作。如果无数字化档案信息资源库，数字化档案馆建设就没有坚实的物质基础，没有档案的信息资源数字化，后期档案信息的网上传递就无从谈起，而实现信息资源共享更难以达到预期效果，至于档案的智能化服务则形同虚设，纸上谈兵。

档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。扬子石化公司档案馆在档案信息数字化方面，目前所做到的仅是导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而非全面意义上的数字化，在记录方式、载体形式上没有实质上的改进。

2、档案信息资源的数字化必须具有“三性”

第一、科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。如选前者，对于继承和保护人类宝贵的文化财富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于档案鉴定工作长期滞后，使馆藏中存在大量未经鉴定或鉴定后并未销毁的档案。再者，各档案馆往往具有共性意义的档案资源，如各级政府及部门的普发性文件等。如果将它们全部数字化，不仅会加重馆藏负荷，也会增加管理和维护的负担，更是资金的浪费。因此档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。优先对具有本馆特色、专业特色、地方特色的档案，用户急需或利用率高的档案进行数字化。对此，扬子石化公司档案馆的管理类文件就做到了档案与资料的区分；石化系统文件与非石化系统文件的区分；本企业文件与普发性文件的区分等等。

第二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。

第三、特色性。当每个档案馆数字化建设完成，进入网络后，它只是网络中的一个数据库，一个节点。为了避免信息的重复，各档案馆的信息资源数字化必须各具特色。特色也是档案馆信息资源数字化的生命。选择本馆独有的、具有资源优势的课题或项目加以攻关，进行开发、研究，最终建设具有本馆特色的数字化档案信息数据库。如同一个有差别的市场，有利于竞争，同样有利于产生优势，避免重复建设，为实现网上档案信息资源优势互补和资源共享开辟道路。

二、数字化档案馆建设要高科技化

数字化档案馆建设在工作条件上必须有高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的。它的显著特点是对技术的依赖性。如果没有相关技术设备的支持，数字化档案馆建设将成为海市蜃楼。由此可见它是完全依赖现代通讯网络基础进行管理与工作，从而实现档案馆信息资源的数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、信息资源共享化，服务快捷智能化。

1、档案信息资源数字化技术支持

主要依靠模数转化技术，即使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化，这有赖于计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术将档案原件进行数字化处理，运用多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示。档案信息资源数字化之所以能够解决档案存储的问题，那是有赖于海量存储系统，因而海量存储技术在档案信息资源数字化进程中具有重要作用。现阶段主要是光盘与缩微手段。数据库技术在档案信息资源数字化过程中也有重要意义，它是计算机管理系统的核心，是数字档案信息保存和利用的重要技术。它能进行资源的有效组织使之有序化便于人们的利用。

2、档案信息传输的网络化和信息资源的共享化

数字化档案馆建设还必须依赖一系列的信息基础设施来实现信息的传递。这一环节要靠网络技术与通讯技术的有效支持，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。因此，档案信息传输的网络化不仅是数字化档案馆建设的必须条件，也是档案信息实现信息社会化服务的基础。扬子石化公司的内部局域网平台为我馆信息传输的网络化创造了可行性的前提。鉴于各类档案馆馆藏档案信息具有自身的特色，因此所建设的数字化档案馆在高速发达的网络上只不过是一个节点，单独的数据库，未必能满足所有用户的信息需求，所以要借助网络的升级，使来自各地的档案信息资源实现共享。

3、数字档案的安全

为了保障档案信息的原始性、保密性及网络的安全，同样要采取相应的技术措施。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。

三、数字化档案馆管理的知识化

传统的档案管理模式难以适应高科技支持下的数字化档案馆，需要一种新型的管理模式来取代。知识管理则向我们展示了一种崭新的管理模式和思维方式，在数字档案馆建设中引入知识管理理念，将给数字档案馆建设以重要的启迪作用。

1、从管理的发展趋势看，知识管理是档案信息管理的新发展

人们对档案的管理从档案的实体管理到档案的信息管理，即侧重档案内容的开发利用，解决档案信息的传播，再到档案信息资源的管理，侧重对档案信息内容及其支持工具的管理。前两种管理方法早已不能满足管理要求，就目前现状，我们要完成的就是从档案信息资源管理向知识管理的转变。档案信息资源管理的核心是收集整理、检索分类、存贮、传播和使用，但它忽略了人力资源及其主观知识的管理，而知识管理不仅涵盖档案信息资源管理内容，更注重对人力资源的管理，深化了对信息技术的要求，对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组。知识管理的目的就是通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新。

2、知识管理为用户提供更完善的知识服务

知识管理的基本过程是知识的创造、存贮、分配、应用。知识组织、知识应用是知识管理的基础，知识管理最终体现知识价值和服务价值。数字化档案馆实现了档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化,档案信息利用的共享化。因而此时用户不再担忧信息传递的方便、快捷程度，而是如何从繁杂的档案信息资源中迅速提取自身所需的知识。知识管理要求的知识组织与应用，正是在档案信息基础上，通过对知识的进一步挖掘、精简、提取并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合并形象的予以表达，完成知识挖掘。这正好解决用户面临的新问题，所以数字档案馆不仅要注重知识的组织与开发，同样要重视知识需求与应用，以便提供更完善的知识服务。

扬子档案馆从创建开始历经几代管理层的交替变更，在管理模式上也有不断地探讨和实践，从最早的实体管理到信息管理再到档案信息资源的管理，管理方式不断简化，档案的服务利用功能也达到进一步的完善。

四、人员素质的复合化

建设数字化档案馆的同时，必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质，包括专业知识、技术知识、管理能力等。因此就要进行跨学科，跨领域的人才培训。目的使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能符合信息时代的要求。其基本途径，一是进行现代人才继续教育的培训，从现代化知识培训、管理科学培训、电脑技能培训和外语培训入手，对各类专业人才和管理层人员进行查漏补缺式培训。同时，也要提高职工自主学习的意识，是“我要学”不是“要我学”。二是运用动态的方式，组织各学术界与档案界之间的学术研讨和交流。一方面，促进学术界彼此的沟通，互相学习、借鉴，达到互动的效果。另一方面，达到勇于“走出去”的目的，努力跟上时展的步伐。