Ecel在日常工作中的运用探索

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摘要：以实际操作为基础,介绍了如何应用Excel中的强大的数据处理和分析功能解决日常工作中遇到的难题,通过由浅入深的讲解,从而掌握一些Excel的特点和使用技巧。

关键词：Excel简单应用复杂应用

Excel是Office办公软件的核心组见之一,是由Microsoft为Windows和AppleMacintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件,是一款功能强大的电子表格软件,与其他表格软件

不同的是其具有的以下特点和功能:

(1)强大的表格处理功能。Excel具有简便和灵活的制表功能,表格中数据一旦建好勾稽关系,就会自动刷新。

(2)强大的绘图和图形处理功能。Excel的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合,有利于管理人员进行决策。

(3)丰富的函数。Excel提供了大量的函数,包括财务函数和统计函数,可进行复杂的数学计算、财务分析、统计等,数据处理能力非常强大。

(4)支持数学模型,提供多样的分析工具和决策功能。

(5)使用外部数据功能。Excel可以读取和输出多种格式的数据文件,可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据,节省获取基础数据的时间,提高效率和减少错误。

由于其强大的功能和友好的界面使得它越来越广泛的应用于众多行业和领域中。就以几个实例讲解如何用Excel处理问题和一些使用技巧。

(1)简单应用

虽然Excel得到了广泛的应用,但大多数人都仅用它来制作一些简单的表格或者用于数据的简易运算,并且觉的它没有Word好用,但是有许多功能都是Excel独有的,Word无法实现。例如要制做一张工资发放表,Word要先选择表样,几行几列调整行高列高,再输入数据,完成后一但要插入或删除数据,又要重新调整表格。而用Excel操作起来就非常容易,我们将不同的数据输入相应的单元格中,至于表格的样式就交给Excel中“设置单元格格式”选项,只需要按照自己的需要去选择相应的样式就可以了,而插入和删除数据,表格样式也不会发生变化。当我们输入数据时,也有一些技巧,比如表中的银行账号,因为其位数较长,每次输入完毕后总会发现后几位变为零,这时只需要选中单元格或列单击鼠标右键,选择“设置单元格格式”中“数字”选项卡,再在“分类”中选择“文本”选项,所输的数据就会变成文本格式,银行账号的后几位就会显示出来。在输入数据时要根据数据的类型选择相应的分类,这样保证了输入数据的准确性。还有两个功能非常实用—排序和筛选。排序,选中所有数据,点击菜单中的“数据”选项选择排序,在排序对话框中,选择“升序”或者“降序”,再选择“有标题行”或“无标题行”,最后选择要排序的“主要关键字”,“次要关键字”…,点击“确定”完成,数据会按照你的需要排序。筛选,选中标题行,点击菜单中的“数据”选项选择筛选中的“自动筛选”,每一列标头后会出现下拉箭头,选择数据,会筛选出含该数据的所有数据。排序和筛选组合使用,使查询数据和分析数据变的简单有效。

(2)复杂应用

Excel提供了大量的函数,使得许多复杂问题变的简单。例如经常遇到的四舍五入问题,大多数人都会使用“格式栏”里的“增加小数位数”和“减少小数位数”来处理,虽然处理的数据看起来已经四舍五入了,但实际数据未发生变化,当进行数据运算时就会发生数据不一致性。但是如果使用函数处理四舍五入问题,就不会发生此类情况,方法如下:例如需要四舍五入的数据在A列,选择A1数据右边的空白单元格B1,选择“插入函数”中的“ROUND”函数,在“函数参数”界面中number中输入“A1”,num_digits中输入四舍五入的位数,点击确定,B1中会出现A1四舍五入后的数据。也可以直接在B1单元格中输入“=ROUND(A1,1)”,B1中会出现A1保留一位小数后的数据。将鼠标移到B1单元格的右下角的小黑方块上,这时鼠标就会变成一个黑色十字形,按住鼠标左键向下拖动,拖到A列数据结束,B列数据就为A列四舍五入后的数据,剪切B列数据,选中A列数据,点击右键选择“选择性粘贴”中的“数值”,点击“确定”,A列中的数据就会变成实实在在四舍五入后的数据,经的起数据运算的检验。再举一个Excel在人事资料管理中的应用实例,人事资料的收集录入是人事管理的前提,也是最为重要的一环,Excel以其强大的管理数据功能可以轻松完成这一任务。在Excel中新建一工作表,重命名为“人事资料明细表”,表中的字段根据单位不同要求也不同,但员工编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间是必不可少,多为手工录入,其余各项比如性别、出生日期、年龄、工龄均可用Excel提供的函数计算所得。我们使用的身份证号隐含了我们的性别和出生日期,可以利用函数从中提取出来。首先了解身份证号码所代表的含义,当今的身份证号码有15、18位之分:15位的身份证号码7～8位为出生年份(2位),9～10位为出生月份,11～12位为出生日期,第13～15位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女;18位的身份证号码7～10位为出生年份(4位),11～12位为出生月份,13～14位为出生日期,第15～17位为顺序号,并能够判断性别,奇数为男,偶数为女。

(a)假设字段“身份证号”在C列,“性别”在D列,选中“性别”字段下的第一行,在编辑栏中输入“=IF(LEN(C4)=18,IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男"),IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男"))”,

公式含义:

(1)LEN(C4)=18用于判断身份证号的长度.

(2)MID(C4,15,3)用于求出身份证号码中代表性别数字的字符串;VALUE(MID(C4,15,3)用于将上一步所得的代表数字的字符串转换为数字;

(3)VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2用于判断这个身份证号码是奇数还是偶数;

(4)=IF((VALUE(MID(C4,15,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,15,3))/2),"女","男")如果上述公式判断出这个数值相等时,显示"女",否则,返回"男"。

(5)如果LEN(C4)!=18,则执行15位身份证号的性别公式IF((VALUE(MID(C4,13,3))/2)=INT(VALUE(MID(C4,13,3))/2),"女","男")。出生日期的提取方法与性别的类似,不做详细叙述。

(b)假设字段“参加工作时间”在F列,“工龄”在G列,选中“工龄”字段下的第一行,在编辑栏中输入“=INT((TODAY()-F4)/365)”,公式含义:

(1)TODAY()求出系统当前的时间;

(2)(TODAY()–F4)计算参加工作的天数。

(3)INT()为取整函数。把相应的公式设置好后就可以用复制公式的方法,很快地完成制做整个表格的工作。

至此,我们对Excel在日常工作中的应用有了大致的了解,掌握了一定的使用技巧,但这只是Excel强大的功能的冰山一角,我们只有不断的研究和实践,才能使它在不同的工作中被广泛的应用。

参考文献

[1]王伟.用Excel函数实现人事资料管理[J].实验室科学.2008.(2).